Şehirler ve İlçeler Arası Terminal Alanı ile Eklentilerinin Kiraya Verilme İhalesi Kapsamında Düzenlenen Şartname ve Sözleşmelerde Eksiklikler Bulunması (Sayıştay)

BULGU: Şehirler ve İlçeler Arası Terminal Alanı ile Eklentilerinin Kiraya Verilme İhalesi Kapsamında Düzenlenen Şartname ve Sözleşmelerde Eksiklikler Bulunması

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – İl Belediyesi

Mülkiyeti Bolu Belediyesine ait olan Kılıçarslan Mahallesi 1184 Ada 1 No.lu Parsel Üzerinde bulunan Şehirler ve İlçeler Arası Terminal Alanı ile eklentileri olan, sıkıştırılmış doğalgaz dolum tesisi, akaryakıt istasyonu ve elektrikli araç dolum alanının kiralanması işine ait idari ve teknik şartnameler ile sözleşmenin gerekli unsurları içermediği görülmüştür.

2886 sayılı Devlet İhale Kanunu’nun 2’nci maddesinin birinci fıkrasına göre ihtiyaçların en iyi şekilde, uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve ihalede açıklık ve rekabetin sağlanması esastır.

Kanun’un 4’üncü maddesine göre şartname; yapılacak işlerin genel, özel, teknik ve idari esas ve usullerini gösteren belge veya belgeleri ifade eder. Yine aynı Kanun’un “Şartnameler” başlıklı 7’nci maddesinin ilk fıkrasında ihale konusu işlerin her türlü özelliğini belirten şartname ve varsa eklerinin idarelerce hazırlanacağı belirtilmiştir. Söz konusu maddenin ikinci fıkrası altında yer alan bentlerde ise şartnamelerde işin mahiyetine göre konulacak özel ve teknik şartlardan başka genel olarak gösterilmesi zorunlu olan hususlar sayılmıştır.

Söz konusu fıkranın a bendinde “işin niteliği, nevi ve miktarı”, e bendinde “işe başlama ve işi bitirme tarihi, gecikme halinde alınacak cezalar”, l bendinde ise “süre uzatımı verilebilecek haller ve şartları” gibi hususlar bir şartnamenin taşıması gereken zorunlu hususlar arasında sayılmıştır.

Yapılan incelemede Bolu Otobüs Terminali ve eklentilerinin kiraya verilme ihalesinin 2024 Ocak ayında yapıldığı görülmüştür. Söz konusu ihaleye ilişkin İdari Şartname’nin 9’uncu maddesinde kiracı tarafından kira sözleşmesinin başlangıç tarihinden altı ay içinde tuvaletler, güvenlik kulübesi, X-Ray Cihazı ve LED Ekranların yapılacağı, Teknik Şartname’de yer alacak diğer işlerin ise bir yıl içerisinde yapılacağı yönünde bir düzenleme yapılmıştır. Bunlara ek olarak, İdari şartnamenin 10’uncu maddesinde ise terminal içerisinde asma tavan yapılacağı öngörülmüştür.

İşe ait Teknik Şartname’de ise İdari Şartname’de sayılanlara ek olarak elektrikli araç şarj istasyonu, araç yıkama yeri ve kafe yapılması öngörülmüştür. Söz konusu Teknik Şartname’de tuvalet tadilat ve onarımı, güvenlik kulübesi yapılması, elektrikli araç şarj istasyonu yapılması, araç yıkama yeri yapılması, kafe yapılması ve terminal giriş-çıkışma dijital led ekranlar yapılması işleri için genel olarak; “…ilgili kanun, yönetmelik ve standartlarına uygun mimari, statik, elektrik, mekanik vb. uygulama projeleri müstecir tarafından hazırlattırılarak idarenin onayına sunulacaktır. İdarenin uygun görmesi sonrasında, müstecir tarafından gerekli resmi onay ve izinler alınacaktır. Yapılacak imalatlar müstecirin hazırlayıp, idarenin onaylayacağı iş programına göre idarenin kontrolünde yapılacaktır.” şeklinde bir düzenleme yer almaktadır. Aynı Şartname’de terminal binası girişine x-ray cihazı temin edilerek montajının yapılması ile ilgili olarak, cihazın sipariş öncesinde idarenin onayına sunulacağı ve idarenin uygun görmesi sonrasında müstecir tarafından cihazın temin edilerek idarenin kontrolünde montajının yapılacağı şeklinde düzenleme yapılmıştır. İdari Şartname’nin 10. Maddesinde yer alan asma tavan imalatı ile ilgili olarak Teknik Şartname’de herhangi bir düzenleme yapılmamıştır.

Bahse konu şartnameler incelendiğinde bu şartnamelerin yapılacak işlere ait hiçbir teknik detay içermedikleri gibi bu işlerin zamanında yapılmaması halinde kiracıya nasıl bir yaptırım uygulanacağına dair de bir hüküm içermedikleri görülmektedir. İlgili şartnamelerde, yapılacak işlerle ilgili olarak kiracı tarafından proje hazırlanarak İdarenin onayına sunulması ve İdare onayından sonra işlerin yapılması öngörülmüştür. Ancak bu şekilde bir düzenlemenin önemli sakıncaları bulunmaktadır.

Öncelikle söz konusu ihale kapsamında kiracı tarafından yaptırılacak işlere ait teknik detaylara şartnamelerde yer verilmemesi, ihaleye katılmayı düşünecek isteklilerin sağlıklı bir analiz yapıp buna göre teklif verme imkanını ortadan kaldıracağı için ihalede rekabet ortamının bozulmasına yol açacaktır.

Bir diğer sakınca, bahse konu ihaleyi kazanan kiracının önerdiği projelerin idare tarafından neye göre uygun görüleceğinin ve uygun görmeme durumunda neye göre karar verileceğinin de belirsiz olmasıdır. Bu durum, yapılacak işlerle ilgili olarak İdare ile kiracı arasında anlaşmazlık yaşanması durumunda gereksiz yere mahkeme süreçlerinin ortaya çıkmasına işlerin yapımının gecikmesine yol açma riski taşımaktadır.

Ek olarak, ihaleye ait şartnamelerde yapılacak işlerle ilgili olarak bir gecikme durumunda, kiracıya ne gibi yaptırım uygulanacağına dair bir cezai hüküm de bulunmamaktadır. İdari Şartname’de tuvaletlerde tadilat yapılması, güvenlik kulübesi yapılması, X-Ray Cihazı ve LED Ekranların montajı gibi işlerin sözleşme tarihi olan 19.02.2024 tarihinden itibaren altı ay içinde tamamlanacağı öngörülmüştür. Terminal binasında yapılan fiziki incelemede tuvaletlerin birkaç ay gecikmeyle tamamlandığı ve/fakat güvenlik kulübesi yapılması, X-Ray Cihazı ve LED Ekranların montajı gibi işlerin 2024 yılı sonu itibarıyla henüz yapılmadığı görülmüştür. Ancak bu gecikme karşılığında kiracıya uygulanacak bir yaptırım da kiralama ihalesine ilişkin idari ve teknik şartnamelerde ve sözleşmede bulunmamaktadır.

Sonuç olarak, İdare tarafından kiraya verme işi kapsamında kiracıdan bazı yapım ve montaj işleri yapılması istenecekse bunlara ilişkin her türlü idari teknik detayın ve söz konusu işlerin yapımında kiracıdan kaynaklanan nedenlerle gecikmeye sebep olunduğunda ne gibi yaptırımlar uygulanacağının Otobüs Terminali ve Eklentilerinin kiraya verilme ihalesine ilişkin sözleşme ve şartnamelerde düzenlenmesi gerekirdi.