|
ÖZET: Şirketin mali işlemlerine ilişkin yapılan incelemelerde, kurumsal bir muhasebe sisteminin eksikliği ve arşivleme süreçlerinin yetersiz olduğu belirlenmiştir. Türk Ticaret Kanunu’nun ilgili maddeleri, her tacirin ticari faaliyetlerinde dikkatli ve özenli davranmasını zorunlu kılmakta, yönetim kurulunun ise muhasebe ve finansal denetim konularında gerekli düzenlemeleri yapma yükümlülüğünü vurgulamaktadır. Ancak, şirketin muhasebe belgeleri ve arşivleme işlemleri, yasal gerekliliklere uygun bir şekilde düzenlenmemiştir.
Yapılan denetimlerde, mal ve hizmet alımlarında gerekli belgelerin eksik olduğu, dosyalama sisteminin yetersiz kaldığı ve muhasebe işlemlerinin dışarıdan bir mali müşavir tarafından yürütülmesi nedeniyle koordinasyon eksiklikleri yaşandığı tespit edilmiştir. Ayrıca, harcama belgeleri ile muhasebe kayıtları arasında uyumsuzluklar gözlemlenmiş, bu durum şirketin mali verilerinin güvenilirliğini zedelemektedir. Sonuç olarak, şirketin muhasebe sisteminin yeniden yapılandırılması ve belge esaslı bir arşiv oluşturulması, mali işlemlerin kontrol altına alınması ve yasal yükümlülüklere uyum sağlanması açısından kritik öneme sahiptir. Bu bağlamda, şirketin muhasebe hizmetlerini kendi bünyesine alması ve belgelerin düzenli bir şekilde arşivlenmesi önerilmektedir. |
BULGU: Şirket Bünyesinde Kurulmuş Bir Muhasebe Sisteminin Bulunmaması ve Arşivlemenin Eksik Olması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Belediye Şirketi
Şirketin mali işlemleri ve bunların dayandığı muhasebe belgelerinin incelenmesinde, Şirketin mali işlemlere ait belgelemelerinin ve arşivinin eksik olduğu, Şirket bünyesinde kurulmuş bir muhasebe sisteminin bulunmadığı tespit edilmiştir.
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun; “Tacir olmanın hükümleri, Genel olarak” başlıklı 18’inci maddesinin ikinci fıkrasına göre her tacir, ticaretine ait bütün faaliyetlerinde basiretli bir iş adamı gibi hareket etmesi gerekmektedir. Aynı Kanun’un “Özen ve bağlılık yükümlülüğü” başlıklı 369’uncu maddesinin birinci fıkrasına göre yönetim kurulu üyeleri ve yönetimle görevli üçüncü kişiler, görevlerini tedbirli bir yöneticinin özeniyle yerine getirmek ve şirketin menfaatlerini dürüstlük kurallarına uyarak gözetmek yükümlülüğü altındadırlar.
Adı geçen Kanun’un yönetim kuruluna ilişkin “Devredilemez görev ve yetkiler” başlıklı 375’inci maddesine göre yönetim kurulunun devredilemez ve vazgeçilemez görev ve yetkileri; muhasebe, finans denetimi ve şirketin yönetiminin gerektirdiği ölçüde, finansal planlama için gerekli düzenin kurulması; yönetimle görevli kişilerin, özellikle kanunlara, esas sözleşmeye, iç yönergelere ve yönetim kurulunun yazılı talimatlarına uygun hareket edip etmediklerinin üst gözetimi şeklinde düzenlenmiştir.
1 Seri No’lu Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği’nin “I-Muhasebenin Temel Kavramları” başlıklı bölümünde muhasebenin temel kavramları açıklanmış, “Tarafsızlık ve Belgelendirme Kavramı” başlıklı 7’nci kısmında muhasebe kayıtlarının gerçek durumu yansıtan ve usulüne uygun olarak düzenlenmiş objektif belgelere dayandırılması gerektiği belirtilmiştir.
Yukarıda yer alan mevzuat düzenlemelerine göre, Şirketin mali işlemlere ait muhasebe işlemleri ve eki olan kanıtlayıcı belgelerin incelenmesinde:
-Mal, hizmet ve yapım işi alımlarında dosyalara muhasebe işlem fişlerinin konulmadığı, -Dosyalama ve arşivleme işlemlerinin yevmiye numarası bazında yapılmadığı,
-Mal, hizmet ve yapım işi alımlarında dosyalarında fatura, muayene kabul tutanağı, piyasa araştırması vb. kanıtlayıcı belgelerin eksik olduğu,
-Doğrudan temin yöntemiyle alımlarda bir üst yönetim onay belgesi düzenlenmekteyse de bu belgelerde belirtilen anlamda bir gerekçe bulunmadığı,
-Dosyalarda yer alan sözleşmelerin belirsiz nitelikte olduğu,
-Doğrudan temin yöntemiyle alınan bazı mal ve hizmetlerin yeterli piyasa araştırması yapılmadan alındığı,
-Şirket muhasebesinin, şirket dışında ücret karşılığı mali müşavirce yerine getirildiği bu nedenle muhasebe işlemlerinin koordinasyonunun yapılamadığı,
-Harcama belgelerinin şirkette, muhasebe işlemlerinin mali müşavir ofisinde olduğu bu nedenle dosyalama ve arşiv hizmetlerinin eksik olduğu,
-Yapım işinde hakkediş raporunda gerekli kesintilerin gösterilmesine rağmen muhasebe kayıtlarında kesintinin yapılmadığı, şirket ile muhasebe servisi arasında bilgi ve evrak akışının eksik olduğu,
-Diğer bulgularda yer alan 100, 102, 103 ve 170 hesaplarında riskli hataların yapıldığı ancak şirket ve muhasebe servisinin farklı yerlerde olmasından kaynaklı hataların kaynağının araştırılmadığı,
-Tahsil edilen sözleşmeden kaynaklı damga vergileri için fatura kesildiği, söz konusu verginin şirket geliri ve gideri olarak kaydedildiği,
-Satıcılar Hesabında yer alan tedarikçilere ait alt kodların ters bakiye verdiği,
-Mal, hizmet ve yapım işi alımlarında dosyalara yasaklılık sorgulaması ve vergi borcu yoktur sorgulaması belgelerinin konulmadığı,
-Mal alımı kapsamında yapılan alımların varlık hesapları yerine direk gider hesaplarına kaydedildiği, şirket ve muhasebe servisinin farklı yerlerde olmasından kaynaklı hataların kaynağının araştırılmadığı,
tespit edilmiştir.
Şirket bünyesinde kurulmuş bir muhasebe sisteminin olmaması ve mali işlemlere ait belgelemelerinin ve arşivinin eksik olması nedeni ile, mal ve hizmet alımlarında harcama kontrolün sağlanamadığı ve yönetimsel önemli eksiklikler ve belirsizlikler olduğu görülmüştür.
Muhasebe verilerinin güvenilirliği, ticari işlemlerin belgelere dayandırılarak defterlere kaydedilmesiyle anlam kazanır. Yevmiye defterine herhangi bir işlem kaydedilirken mutlaka bir belgeye dayanması gerekir. Aksi takdirde defterlere kaydedilen işlemlerin dayanağı olup olmadığının, gerçeği yansıtıp yansıtmadığının anlaşılması mümkün değildir. Bu ise temel amacı gerçek durumun yansıtılması olan mali tabloların güvenilirliğini engellemektedir. Bu nedenle muhasebede yer alan kayıtlardan belgesi eksik olanların vakit kaybetmeksizin tamamlanması, yeni yapılacak kayıtlarda belge esaslı işlemlere dikkat edilmesi, muhasebenin doğruluğu ve mali tabloların güvenilirliği açısından büyük önem arz etmektedir.
Şirket cevabında gerekli işlemlerin yapılmasına başlanacağı belirtilerek bulgudaki tespite iştirak edilmiştir.
Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri ve açıklamalar çerçevesinde; Şirket kaynaklarının verimli kullanılmasını sağlamak, ilgili mevzuat düzenlemelerine uyulmaması nedeniyle sorumlulukla karşılaşmamak için; yevmiye bazlı belge esaslı düzenli bir arşiv oluşturulmasının ve muhasebe hizmetlerinin şirket bünyesine alınmasının uygun olacağı değerlendirilmektedir.