Şirket Çalışanları ile Şirketin Çalışanı Olmayan Kişilerin Yurt İçi ve Yurt Dışına Yaptığı Seyahat Giderlerinin Şirket Bütçesinden Ödenmesi (Sayıştay)

BULGU: Şirket Çalışanları ile Şirketin Çalışanı Olmayan Kişilerin Yurt İçi ve Yurt Dışına Yaptığı Seyahat Giderlerinin Şirket Bütçesinden Ödenmesi

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Belediye Şirketi

Şirket çalışanı olan ve olmayan kişilerin yurt içi ve yurt dışında yaptığı ulaşım ve konaklama giderlerinin herhangi bir görevlendirme ya da yönetim kurulu kararı olmaksızın Şirket bütçesinden ödendiği görülmüştür.

Şirket, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu hükümlerine göre kurulmuştur. Şirketin kuruluş amacına uygun olarak ana sözleşmesinde belirtilen konularda faaliyette bulunması ve katlandığı giderlerin bu faaliyetlerin gerçekleştirilmesiyle ilgili olması gerekmektedir.

6102 sayılı Kanun’un 16’ncı maddesinde; ticari şekilde işletilmek üzere belediye tarafından kurulan kuruluşların tacir sayılacağı, 18’inci maddesinde; her tacirin, ticaretine ait bütün faaliyetlerinde basiretli bir iş adamı gibi hareket etmesi gerektiği hükümlerine yer verilmiştir. Aynı Kanun’un “Özen ve bağlılık yükümlülüğü” başlıklı 369’uncu maddesinin birinci fıkrasında; “Yönetim kurulu üyeleri ve yönetimle görevli üçüncü kişiler, görevlerini tedbirli bir yöneticinin özeniyle yerine getirmek ve şirketin menfaatlerini dürüstlük kurallarına uyarak gözetmek yükümlülüğü altındadırlar.” hükmü yer almaktadır.

26.12.1992 tarih ve 21447 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan (1) Sıra No.lu Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği’nde muhasebenin temel kavramlarından kişilik kavramı: ‘“işletmenin sahip veya sahiplerinden, yöneticilerinden, personelinden ve diğer ilgililerden ayrı bir kişiliğe sahip olduğunu ve o işletmenin muhasebe işlemlerinin sadece bu kişilik adına yürütülmesi gerektiğini öngörür.” şeklinde tanımlanmıştır. Anılan Tebliğ’de; 770-Genel Yönetim Giderleri Hesabına, işletmenin yönetim fonksiyonları, işletme politikasının tayini, organizasyon ve kadro kuruluşu, büro hizmetleri, kamu ilişkileri, güvenlik, hukuk işleri, personel işleri, kredi ve tahsilatı da kapsayan muhasebe ve mali işler servislerin giderlerinin kaydedileceği belirtilmiştir. Tebliğe göre, Şirket muhasebe kayıtlarının işletmeye ait iş ve işlemleri kapsayacak şekilde tutulması, maliyet hesaplarına kaydedilen tutarların Şirketin faaliyetlerine ait giderlerden oluşması gerekmektedir.

Yapılan incelemede, yönetim kurulu kararı olmadan Şirketin yönetim kurulu başkanı ile Şirket personelinin yurt içi ve yurt dışına yaptıkları ulaşım ve konaklama giderlerinin Şirketin bütçesinden ödendiği tespit edilmiştir. Diğer bir anlatımla, Şirketin yönetim kurulu başkanı ile Şirket personelinin yurt içi ve yurt dışına yaptıkları seyahatlere izin veren yönetim kurulu kararı bulunmadığı gibi, seyahat nedeninin Şirketin iş ve işlemleri ile ilgili olup olmadığına dair bir belge de denetim sürecinde sunulamamıştır.

2023 yılında yurt içi ve yurt dışı ulaşım ve konaklama giderleri nedeniyle Şirket bütçesinden toplam 1.581.388,08 TL ödenerek 770-Genel Yönetim Giderleri Hesabına kaydedilmiştir.

Şirket yönetim kurulu başkanı ile çalışanlarının yurt içi ve yurt dışı seyahatleri nedeniyle yaptıkları giderlerin, Şirketin yürüttüğü faaliyetler kapsamında olması gerekmektedir. 6102 sayılı Kanun kapsamında kurulan Şirketin İzmir Büyükşehir Belediyesinden farklı bir tüzel kişiliği bulunmakta olup, İzmir Büyükşehir Belediyesi çalışanlarının yurt içi ve yurt dışı ulaşım ve konaklama giderlerinin ödenmesi ile Şirketle bağı bulunmayan üçüncü kişilerin seyahat giderlerinin de ödenmesi mevzuata uygun düşmemektedir.

Şirketin yürütmesi gereken faaliyetler dışındaki konular için yurt içi ve yurt dışı harcamaların yapılması, ilgili yurt dışı seyahatler için herhangi bir yönetim kurulu kararının bulunmaması, Şirket bünyesinde yer almayan kişilerin harcamalarının Şirket bütçesinden karşılanması neticesinde Şirketin 6102 sayılı Kanun’un 18’inci maddesi uyarınca basiretli bir iş adamı gibi hareket etmediği, Şirket yöneticilerinin ise aynı Kanun’un 369’uncu maddesi uyarınca görevlerini tedbirli bir yöneticinin özeniyle yerine getirmedikleri ve şirketin menfaatlerini dürüstlük kurallarına uyarak gözetmedikleri kanaatine varılmıştır.

Şirket yetkilileri ile yapılan görüşmede, esas sözleşmesinde bulunan faaliyet alanları kapsamında, şirket, kamu kurum veya kuruluşları ile özel tüzel kişilerle birlikte veya iş birliği içerisinde yürütmüş olduğu projelere kaynak sağlamak amacıyla yurt içi ve yurt dışında hibe ve proje başvurularını gerçekleştirdiği, bahsi geçen hibe programlarına başvurulardan biri olan the CARDIMED (Akdeniz Bölgesi İklim Adaptasyonu ve Direnç Kazandırma) programı kapsamında yurt dışına gönderilen personellerin Şirket adına Avrupa Birliğinin bahsi geçen hibe programından 388.412,50 AVRO destek almaya hak kazandığı, hak kazanılan hibe tutarından Şirkete toplamda 77,549,13 AVRO’nun 08.12.2023 tarihi itibarıyla ulaşmış olduğu, Şirket hesaplarında muhafaza edildiği, bulguda tespit edilen 1.581.388,08 TL tutarındaki seyahat ve konaklama gideri olarak belirtilen harcamaların Şirket faaliyet alanı çerçevesinde gerçekleştirilecek proje hibe destek programları için sarf edilmiş olduğu, yine de bahsi geçen tutarın 1.000.000 TL’lik kısmının 29.03.2024 tarihinde ilgililerden tahsil edilerek banka hesaplarına yatırıldığı, Şirketin yaptığı bu harcamalardan gelir elde edildiğinden 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 18 ve 369’uncu maddelerine uygun hareket edildiği , ancak bulguda yer verilen tespit üzerine görevlendirme veya yönetim kurulu kararı bulunmaksızın şirket çalışanı olan ve olmayan kişilerin yurt içi ve yurt dışında yaptığı ulaşım ve konaklama giderlerine ilişkin yapılacak harcamaların karşılanmamasına, gider kayıtlarının Tebliğ’e uygun olarak tutulmasına özen gösterileceği, ifade edilmiştir.

Şirketin yönetim kurulu başkanı ile Şirket personelinin yurt içi ve yurt dışına yaptıkları seyahatlere izin veren yönetim kurulu kararı bulunmaması ve seyahat nedeninin Şirketin iş ve işlemleri ile ilgili olup olmadığına dair bir belge de sunulmamıştır. Ayrıca şirket yetkilileri ilgili seyahatlerin hibe ve proje başvuruları kapsamında gerçekleştirilmiş olduğunu ifade etmiş olsalar da CARDIMED (Akdeniz Bölgesi İklim Adaptasyonu ve Direnç Kazandırma) programına ilişkin herhangi bir açıklayıcı belge de ibraz edilmemiştir. Kaldı ki CARDIMED programından hak edilen bedellerin Şirket tarafından muhasebe kayıtlarına alındığına veya bu tutarların hibe veya proje sağlayıcı kuruluş tarafından onaylandığına dair kanıtlayıcı herhangi bir belge de bulunamamıştır. Bu nedenlerden dolayı CARDIMED programı ile ilgili cevapta yer verilen hususlar ilerleyen denetim dönemlerinde inceleneceği 2023 yılı Sayıştay Denetim Raporunda belirtilmiştir.

2024 yılında, İzmir Büyükşehir Belediyesi çalışanlarının yurt içi ve yurt dışı ulaşım ve konaklama giderlerinin ödenmesine ilişkin 29.03.2024 tarihinde 1.000.000,00 TL tutarında “2023 yılı ulaşım ve konaklama iadesi” açıklamalı dekont ile “nakit” olarak Şirketin banka hesabına yatırılmıştır. Dekontun incelenmesinde açıklama kısmında para yatıran kişi kısmında Şirketin muhasebe biriminde çalışan bir personelin isminin belirtildiği, kişiye sorulduğunda; paranın kendisine elden poşetler halinde verildiğini, parayı veren kişiyi tanımadığını ifade etmiştir. Sonuç olarak söz konusu 1.000.000,00 TL Şirket çalışanının adıyla yatırılarak muhasebe kayıtlarına alınmıştır.

Vergi Usul Kanununun Mükerrer 257’inci maddesinin Maliye Bakanlığına verdiği yetkiye istinaden hazırlanan ve 24 Aralık 2015 tarih ve 29572 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 459 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nde; vergi kanunlarının vergiyi bağladıkları olayı, belli kurumların kayıt ve belgeleri yardımıyla tespit etmek ve böylece kayıt dışılığı önlemek amacı doğrultusunda tahsilat ve ödemelerde tevsik zorunluluğu getirilmesi ile ilgili bir takım açıklama ve düzenlemelerde bulunulmuş, tahsilat ve ödemelerde tevsik zorunluluğuna ilişkin limit 01/01/2016 tarihinden itibaren 7.000,00 TL( 18.10.2024 tarihinden itibaren 30.000,00 TL) olarak belirlenmiştir. Tebliğe göre işletmelerin kendi ortakları ve/veya diğer gerçek ve tüzel kişilerle yaptığı her türlü tahsilat ve ödemelerin, 7.000,00 TL’yi aşması durumunda, aracı finansal kurumlar kanalıyla yapılması ve bu işlemlerin söz konusu kurumlarca düzenlenen belgeler ile tevsik edilmesi zorunludur. Tebliğ hükümleri uyarınca tahsilat ve ödemelerin aracı finansal kurumlar kanalıyla yapılması zorunluluğuna uyulmaması durumunda ilgililere Vergi Usul Kanununda yer alan cezalar uygulanacaktır.

Büyükşehir Belediyesi tarafından geldiği iddia edilen ve nakit olarak Şirket yetkilileri ile birlikte Şirketin banka hesabına yatırılan Tutarın Vergi Usul Kanununun Mükerrer 257’inci ve Genel Tebliğ hükümleriyle bağdaşmadığı açıktır. Nakit olarak elden Şirket çalışanı tarafından yatırılan 1.000.000,00 TL kaynağı belli olmayan para olarak değerlendirildiğinden dolayı tahsilat olarak kabul edilemez.

Şirket Yönetiminin söz konusu iş ve işlemlerde ihmali olan personeller ile ilgili hukuki

ve idari işlem başlatması, 1.000.000,00 TL’nin kaynağı belli olmadığı için tahsilat olarak kabul edilmemesi nedeniyle 1.581.388,08 TL (1.000.000,00+581.388,08) tutarın tahsiliyle ilgili gerekli sürecin işletilmesi sağlanmalıdır.