BULGU: Şirket Tarafından Nakit Avans Verilen Personelin Yaptıkları Harcamalarda Kişisel Kredi Kartlarını Kullanarak Avans Mahsubu Gerçekleştirmesi
2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Belediye Şirketi
Şirket tarafından yetkileri çerçevesinde nakit avans kullanan kişilerin Şirket adına yapılan alımlarda nakit avans tutarları yerine kişisel kredi kartlarını kullanarak işlem yaptıkları ve bu harcama evrakları ile avans mahsubunu gerçekleştirdikleri görülmüştür.
1 Sıra No’lu Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği’nde yer alan kişilik kavramı; işletmenin sahip veya sahiplerinden, yöneticilerinden, personelinden ve diğer ilgililerden ayrı bir kişiliğe sahip olduğunu ve o işletmenin muhasebe işlemlerinin sadece bu kişilik adına yürütülmesi gerektiğini öngörmektedir.
Bu kavram uyarınca işletme personelinin işletme ile ilgili yapılan alımlarda ödemeleri bireysel kredi kartı ile yapmaları ve bu alımlara ilişkin harcama belgelerini avansların mahsubunda kullanmaları yukarıda yer alan muhasebenin temel kavramlarından kişilik kavramına aykırılık teşkil ettiği açıktır.
Örnekleme yoluyla yapılan incelemede;
– 01001816 no’lu mahsup fişi ekinde yer alan 1.140 TL’lik cam şişe su alımı,
– 01005477 no’lu mahsup fişi ekinde yer alan oto yıkama hizmet alımı,
– 00998295 no’lu mahsup fişi ekinde yer alan 168 TL, 330 TL, 94 TL, 114 TL tutarındaki alımlar,
alımı gerçekleştiren personelin şahsi kredi kartları kullanılarak yapılmıştır.
Şirket, harcama yapan kişinin yapmış olduğu harcamaya karşılık ödemeyi ne şekilde gerçekleştirdiğinin şirketin kayıtlarına bir etkisinin bulunmadığını ifade etmiş olsa da, öncelikle yukarıda yer alan açıklamalar uyarınca bu alımlar kişilik kavramına aykırıdır. Diğer taraftan kişilerin şahsi harcamalarının Şirket harcamalarına karışması gibi bir riski de bünyesinde barındırmaktadır.
Ayrıca nakit alınan avanslar için yapılan harcamalarda neden nakit tutarların kullanılmadığı, bunun yerine kişinin kendi kredi kartını kullanmayı tercih ettiği de açıklanmaya ihtiyaç duymaktadır.
Bu itibarla; nakit verilen avanslarda gerekli kontrollerin titizlikle yapılmasını sağlayıcı kontrollerin ivedilikle hayata geçirilmesi ayrıca nakit olarak verilen iş avanslarında kişilerin kendilerine ait kredi kartlarını kullanmamalarını sağlayacak tedbirlerin alınması gerekmektedir.
| ÖZET: 2023 yılı Sayıştay Denetim Raporları’na göre, belediye şirketi tarafından nakit avans alan personelin, bu avansları mahsubunda kişisel kredi kartlarını kullandığı tespit edilmiştir. Bu durum, 1 Sıra No’lu Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği’ndeki kişilik kavramına aykırıdır ve şirketin muhasebe işlemlerinin yalnızca işletme adına yürütülmesi gerektiğini ihlal etmektedir. Ayrıca, kişisel harcamaların şirket harcamalarıyla karışma riski bulunmaktadır. Nakit avansların kullanımıyla ilgili kontrollerin artırılması ve personelin kendi kredi kartlarını kullanmalarının engellenmesi gerekmektedir. |