Şirketin Mal ve Hizmet Alımlarında Mevzuata ve Sözleşmelere Uygun Olmayan İşlemler Yapılması (Sayıştay)

BULGU: Şirketin Mal ve Hizmet Alımlarında Mevzuata ve Sözleşmelere Uygun Olmayan İşlemler Yapılması

2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Belediye Şirketi

Şirketin 2021 yılı mali işlemleri ve bunların dayandığı muhasebe belgelerinin 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 18’inci ve 369’uncu maddeleri kapsamında incelenmesinde Şirketin mal ve hizmet alımlarında mevzuata ve sözleşmelere aykırı işlemler yapıldığı görülmüştür.
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun ;
“Tacir olmanın hükümleri, Genel olarak” başlıklı 18’inci maddesinin
“(2) Her tacirin, ticaretine ait bütün faaliyetlerinde basiretli bir iş adamı gibi hareket etmesi gerekir.”,
“Özen ve bağlılık yükümlülüğü” başlıklı 369’uncu maddesinin
“(1) Yönetim kurulu üyeleri ve yönetimle görevli üçüncü kişiler, görevlerini tedbirli bir yöneticinin özeniyle yerine getirmek ve şirketin menfaatlerini dürüstlük kurallarına uyarak gözetmek yükümlülüğü altındadırlar.”,
Yönetim Kuruluna ilişkin “Devredilemez görev ve yetkiler” başlıklı 375’inci maddesinin
“(1) Yönetim kurulunun devredilemez ve vazgeçilemez görev ve yetkileri şunlardır:
Muhasebe, finans denetimi ve şirketin yönetiminin gerektirdiği ölçüde, finansal planlama için gerekli düzenin kurulması.
d) Yönetimle görevli kişilerin, özellikle kanunlara, esas sözleşmeye, iç yönergelere ve yönetim kurulunun yazılı talimatlarına uygun hareket edip etmediklerinin üst gözetimi.”,
hükümleri kapsamında incelenmesinde, Şirketin mal ve hizmet alımlarında mevzuata ve sözleşmelere aykırı işlemler yapıldığı görülmüştür.
Bu kapsamda, aşağıda tanımlanan ve ilişkili tablolarında ayrıntıları gösterilen hususlar tespit edilmiştir.
Kamu İhale Kanunu kapsamında ihale yapılmak suretiyle temini gereken mal ve hizmetlerin parçalara bölünerek ihalesiz alınması
Şirketin ana faaliyeti ile doğrudan ilgili olup 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 3/g maddesi ile istisna kapsamına alınan ve Kamu İhale Kurumu tarafından bu kapsamda olduğu değerlendirilen mal ve hizmet alımları dışındaki alımları 4734 sayılı Kanun hükümleri gereğince ihale yapılarak temin edilmesi gereken alımlardır.
Ancak Şirketin belirtilen kapsamdaki alımları yıl içinde doğrudan temin suretiyle parça parça yaptığı, bunları toplulaştırarak ihale yapmadığı görülmüştür.
Geçerli bir sebebe dayanmaksızın sözleşmenin feshedilmesi, aynı iş için başka bir yüklenici ile sözleşme yapılarak yeni yükleniciden daha yüksek fiyattan alım yapılması
Şirket ile H… Ltd.Şti arasında 09.03.2021 tarih ve SAM-2021/11 nolu sözleşme ile 696.500 TL tutarında dijital baskı malzemeleri alınması bağıtlanmıştır. Bu ilk ihalede ikinci ihale üzerinde kalan yüklenici M.. Ltd.Şti tarafından verilen teklifin toplamı ise 842.500 TL olmuştur. Söz konusu ilk ihalede sadece Black-back branda malzemesinin miktarı ikinci sözleşmeye göre 2.000 m2 daha az olarak 15.000 m2 olarak belirlenmiştir. Bu malzemenin birim fiyatı ilk ihalede 13 TL olarak belirlenmiştir. İkinci ihalede aynı malzemenin alım miktarı 17.000 m2 olarak belirlenmiştir. Bu fark ilk ihale toplam tutarına ilk ihale fiyatı üzerinden 2.000 x 13 = 26.000 TL olarak eklendiğinde ilk ihale toplam tutarı 722.500 TL olmaktadır. Böylece aynı miktarlarda alım yapıldığında iki ihale arasında Şirket aleyhine 107.500 TL fark oluşmuş olmaktadır.
İlk ihale sözleşmesi Şirket tarafından pandemi koşulları ve tedbirleri gerekçesi ile 06.04.2021 tarih ve 2021-SAM-269/272 referans nolu bildirim ile feshedilmiş ve fesih ihbarnamesi yüklenici temsilcisine 08.04.2021 tarihinde elden tebliğ edilmiştir. Ayrıca ikinci ihalede ilk ihale yüklenicisinin teklif vermediği görülmüştür.
Her iki firmanın da 2020 yılında Şirkete dijital baskı malzemesi satışı yaptığı ve bu kapsamda çeşitli miktarlarda alacakları olduğu 2021 yılı 1 nolu açılış fişinde görülmüştür.
Aynı MİF ekinde yükleniciye verilen malzeme siparişleri için düzenlenen Tasarım Baskılı Evrak Talep Formlarındaki adet sayıları ile yüklenici tarafından basılarak teslim edilen adet sayılarını karşılaştıran bir tabloya Muayene Kabul Tutanağı ekinde rastlanmamıştır. Talep edilen miktarların malzeme bazında toplamlarını göstermek üzere bahsedilen Tasarım Baskılı Evrak Talep Formlarının icmal tablosu da hazırlanmamıştır. Ayrıca 157.08.02.003 nolu muavin defter kayıtlarının incelenmesinde ambar giriş ve çıkış kayıtlarının yüklenici tarafından düzenlenen faturalara göre yapıldığı anlaşılmaktadır. Bu malzemelerin yükleniciler tarafından fiili ve fiziki olarak ambara teslimi yapılmalı, buna göre fatura düzenlenmeli ve daha sonra ilgili birimlere tüketim amaçlı çıkışları yapılmalıdır.
Hizmet alımı sözleşmelerinin ceza hükümlerinin eksik uygulanması, sözleşme hükümlerinde Şirket aleyhine değişiklik yapılması
Şirket tarafından yükleniciler ile yapılan sözleşmeler gereğince tahsil edilmesi gereken cezaların tahsilinin yapılmadığı, eksik teslimatın kabul edilerek yeniden fatura düzenletilmesi suretiyle malzemelerin teslim alındığı; farklı bir yüklenici ile yapılan diğer bir sözleşmede sonradan Şirket aleyhinde değişiklik yapılarak hizmet alım tutarının yükseltildiği görülmüştür.
Daha önceden sözleşmesi yapılarak alınan bir malzemenin sonradan asıl yüklenici dışında bir satıcıdan yüksek fiyata alınması
15747 (1410) yevmiye nolu MİF ile yüklenici … Ltd.Şti. ile daha önceden sözleşmesi yapılarak alımı yapılan dijital baskı malzemelerinden şeffaf folyo baskı işinin sonradan tek kalem malzeme olarak . A.Ş.’den m2 birim fiyatı 215 TL‘den 1023 m2 alındığı ve 220.060 TL gider gerçekleştirildiği görülmüştür. . Ltd.Şti. ile bağıtlanan SAM-2021/44, EKAP: 457715 nolu sözleşme ile alınan dijital baskı malzemeleri içinde folyo kullanılarak yapılan baskı işi iki kalem olup, parlak mat baskı m2 fiyatı 20 TL, one-vision yapışkanlı folyo baskı m2 baskı fiyatı 24 TL olarak belirlenmiştir. Söz konusu malzeme asıl yüklenicisinden alınmayarak fuar standlarının kurulması ve sökülmesi hizmeti alım işinin yüklenicisinden alınarak fazla tutarda gider gerçekleştirilmiştir.
Sözleşme ve şartmane kapsamında olmayan iş yaptırılarak ödeme yapılması
1438 yevmiye nolu MİF ile . A.Ş.’ye yaptırılarak ödemesi yapılan iş yüklenici ile yapılan sözleşme ve şartname kapsamında olmadığı görülmüştür. Bu alımda m2 başına ödenen parke sökme ücreti 60 TL olarak tespit edilmiş ve sonra bu fiyattan % 50 indirim yapılarak m2 fiyatı 30 TL’den 3.951 m2 parke söküm işi yaptırılmıştır. Bunun karşılığında 118.530 TL gider gerçekleştirilmiştir. Söz konusu fiyatın ve giderin sözleşme ve şartname dışında belirlendiği ve gerçekleştirildiği görülmüştür.
Şirketin mal ve hizmet alımlarının 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu hükümleri ile bu kapsamda düzenlenen sözleşmelere uygun olarak yürütülmesi ve bu sözleşmelerin Şirket menfaatini koruyacak şekilde düzenlenmesi gerekmektedir.
Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00
e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr
https://www.sayistay.gov.tr