| ÖZET: 2022 yılı Sayıştay Denetim Raporları’na göre, belediye şirketinin mali yönetim ve gider gerçekleştirme işlemlerine ilişkin iç kontrollerinin yetersiz olduğu tespit edilmiştir. Yönetim Kurulu Faaliyet Raporlarında iç kontrol sistemi bilgileri yer almamakta, gider gerçekleştirme işlemleri standart bir işleyiş çerçevesinde belgelendirilmemekte ve muayene kabul işlemleri düzgün bir şekilde kaydedilmemektedir. |
BULGU: Şirketin Mali Yönetime ve Gider Gerçekleştirme İşlemlerine İlişkin İç Kontrollerinin Yetersiz Olması
2022 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Belediye Şirketi
Şirketin 2022 yılı mali işlemleri ve bunların dayandığı muhasebe belgelerinin 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 18, 369 ve 516’ncı maddeleri ile 28.08.2012 tarih ve 28395 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan, “Şirketlerin Yıllık Faaliyet Raporunun Asgari İçeriğinin Belirlenmesi Hakkında Yönetmelik’in” 4’üncü ve 11’inci maddeleri kapsamında incelenmesi sonucunda, Şirketin mali yönetime ve gider gerçekleştirme işlemlerine ilişkin iç kontrollerinin yetersiz olduğu tespit edilmiştir.
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun ;
“Tacir olmanın hükümleri, Genel olarak” başlıklı 18’inci maddesinin
“(2) Her tacirin, ticaretine ait bütün faaliyetlerinde basiretli bir iş adamı gibi hareket etmesi gerekir.”,
“Özen ve bağlılık yükümlülüğü” başlıklı 369’uncu maddesinin
“(1) Yönetim kurulu üyeleri ve yönetimle görevli üçüncü kişiler, görevlerini tedbirli bir yöneticinin özeniyle yerine getirmek ve şirketin menfaatlerini dürüstlük kurallarına uyarak gözetmek yükümlülüğü altındadırlar.”,
Yönetim Kuruluna ilişkin “Devredilemez görev ve yetkiler” başlıklı 375’inci maddesinin
“(1) Yönetim kurulunun devredilemez ve vazgeçilemez görev ve yetkileri şunlardır:
Muhasebe, finans denetimi ve şirketin yönetiminin gerektirdiği ölçüde, finansal planlama için gerekli düzenin kurulması.
d) Yönetimle görevli kişilerin, özellikle kanunlara, esas sözleşmeye, iç yönergelere ve yönetim kurulunun yazılı talimatlarına uygun hareket edip etmediklerinin üst gözetimi.”,
“Yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporu” başlıklı 516’ncı maddesinin
“(1) Yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporu, şirketin, o yıla ait faaliyetlerinin akışı ile her yönüyle finansal durumunu, doğru, eksiksiz, dolambaçsız, gerçeğe uygun ve dürüst bir şekilde yansıtır. Bu raporda finansal durum, finansal tablolara göre değerlendirilir. Raporda ayrıca, şirketin gelişmesine ve karşılaşması muhtemel risklere de açıkça işaret olunur. Bu konulara ilişkin yönetim kurulunun değerlendirmesi de raporda yer alır.
(3) Hem anonim şirketler hem de şirketler topluluğu bakımından, yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporunun zorunlu asgari içeriği, ayrıntılı olarak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından bir yönetmelikle düzenlenir. ” şeklindeki hükümleri ile
28 Ağustos 2012 tarih ve 28395 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan, Şirketlerin Yıllık Faaliyet Raporunun Asgari İçeriğinin Belirlenmesi Hakkında Yönetmelik’in, “Genel İlkeler” başlıklı 4’üncü maddesinin
“(4) Yıllık faaliyet raporunda, şirket faaliyet ve hizmetlerinin etkin, güvenilir ve kesintisiz bir şekilde yürütülmesini, muhasebe ve mali raporlama sisteminden sağlanan bilgilerin bütünlüğünü, tutarlılığını, güvenilirliğini, zamanında elde edilebilirliğini ve güvenliğini sağlamak amacıyla yapılan iç kontrollerin etkinliği, yeterliliği ve uyumluluğu konularında açıklamalara yer verilir”,
“Şirket faaliyetleri ve faaliyetlere ilişkin önemli gelişmeler” başlıklı 11’inci maddesinin
“ (1) Yıllık faaliyet raporunun şirket faaliyetleri ve faaliyetlere ilişkin önemli gelişmeler bölümünde aşağıda belirtilen hususların yer alması zorunludur:
b) Şirketin iç kontrol sistemi ve iç denetim faaliyetleri hakkında bilgiler ile yönetim organının bu konudaki görüşü,” şeklindeki hükümleri kapsamında incelenmiştir.
Bu kapsamda, aşağıda tanımlanan ve diğer bulgularda somut olarak açıklanan hususlar tespit edilmiştir.
a) Yönetim Kurulu Faaliyet Raporlarında Şirketin İç Kontrol Sistemine İlişkin Bir Açıklama ve Değerlendirme Bulunmaması
Belirtilen Yönetmelik hükümleri gereğince Yönetim Kurulu Faaliyet Raporunda bulunması gereken iç kontrol sistemi bilgileri ve sisteme ilişkin değerlendirmelerin Şirketin 2021 ve 2022 yıllarına ait Yönetim Kurulu Faaliyet Raporlarında yer almadığı görülmüştür.
Anılan TTK ve Yönetmelik hükümleri gereğince Şirketin iç kontrol sistemine ilişkin değerlendirmelerin Şirketin yıllık Yönetim Kurulu Faaliyet Raporunda yer alması gerekmektedir.
b) Gider Gerçekleştirme İşlemlerinin Kurala Bağlanmış Standart Bir İşleyiş Çerçevesinde Belgelendirilerek Uygulanmaması
Şirketin gider gerçekleştirme işlemlerinde, genel olarak ve harcama birimi bazında bütçeleme yapılmadığı, gider kontrol faaliyetlerinin ve sorumlularının her bir kontrol işlemi için yazılı olarak belirlenmediği ve görevli personele bildirilmediği; harcama-gider talep ve onay işlemlerinin harcama birimi müdürlerince yapılmadığı, muayene kabul işlemlerinin düzensiz olduğu, standart ve yeterli belgelendirmeye dayanmadığı görülmüştür.
c) Muayene Kabul İşlemlerinin Bilişim Sisteminde Kaydedilmemesi, İzlenmemesi ve Harcama Birimi Yöneticisi Tarafından Onaylanmaması
Şirket tarafından yapılan alımlara ilişkin olarak düzenlenen Muayene Kabul Tutanakları içinde talep no ve sipariş no bölümleri olduğu ancak düzenlenen bütün MKT’lerde bu talep ve sipariş nolarının yazılmadığı görülmüştür. MKT’ler elle düzenlenmekte ve imzalanmaktadır. Gider gerçekleştirme işleminin son aşaması olan bu belgelerin kuruluşa ait bir sistem üzerinde düzenlenmediği ve izlenmediği tespit edilmiştir. Düzenlenen MKT’ler ilgili harcama birimi personeline imzalatılmakta ancak giderler tahakkuk ettirilmeden önce harcama birimi müdürlerince imzalanarak onaylanmamaktadır.