Şirketin Mali Yönetime ve Gider Gerçekleştirme İşlemlerine İlişkin İç Kontrollerinin Yetersiz Olması (Sayıştay)

BULGU: Şirketin Mali Yönetime ve Gider Gerçekleştirme İşlemlerine İlişkin İç Kontrollerinin Yetersiz Olması

2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Belediye Şirketi

Şirketin 2021 yılı mali işlemleri ve bunların dayandığı muhasebe belgelerinin 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 18, 369 ve 516’ncı maddeleri ile 28.08.2012 tarih ve 28395 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan, “Şirketlerin Yıllık Faaliyet Raporunun Asgari İçeriğinin Belirlenmesi Hakkında Yönetmelik’in” 4’üncü ve 11’inci maddeleri kapsamında incelenmesi sonucunda, Şirketin mali yönetime ve gider gerçekleştirme işlemlerine ilişkin iç kontrollerinin yetersiz olduğu tespit edilmiştir.
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun ;
“Tacir olmanın hükümleri, Genel olarak” başlıklı 18’inci maddesinin
“(2) Her tacirin, ticaretine ait bütün faaliyetlerinde basiretli bir iş adamı gibi hareket etmesi gerekir.”,
“Özen ve bağlılık yükümlülüğü” başlıklı 369’uncu maddesinin
“(1) Yönetim kurulu üyeleri ve yönetimle görevli üçüncü kişiler, görevlerini tedbirli bir yöneticinin özeniyle yerine getirmek ve şirketin menfaatlerini dürüstlük kurallarına uyarak gözetmek yükümlülüğü altındadırlar.”,
Yönetim Kuruluna ilişkin “Devredilemez görev ve yetkiler” başlıklı 375’inci maddesinin
“(1) Yönetim kurulunun devredilemez ve vazgeçilemez görev ve yetkileri şunlardır:
c) Muhasebe, finans denetimi ve şirketin yönetiminin gerektirdiği ölçüde, finansal planlama için gerekli düzenin kurulması.
Yönetimle görevli kişilerin, özellikle kanunlara, esas sözleşmeye, iç yönergelere ve yönetim kurulunun yazılı talimatlarına uygun hareket edip etmediklerinin üst gözetimi.”,
“Yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporu” başlıklı 516’ncı maddesinin
“(1) Yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporu, şirketin, o yıla ait faaliyetlerinin akışı ile her yönüyle finansal durumunu, doğru, eksiksiz, dolambaçsız, gerçeğe uygun ve dürüst bir şekilde yansıtır. Bu raporda finansal durum, finansal tablolara göre değerlendirilir. Raporda ayrıca, şirketin gelişmesine ve karşılaşması muhtemel risklere de açıkça işaret olunur. Bu konulara ilişkin yönetim kurulunun değerlendirmesi de raporda yer alır.
(3) Hem anonim şirketler hem de şirketler topluluğu bakımından, yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporunun zorunlu asgari içeriği, ayrıntılı olarak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından bir yönetmelikle düzenlenir. ” şeklindeki hükümleri ile
28 Ağustos 2012 tarih ve 28395 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan, Şirketlerin Yıllık Faaliyet Raporunun Asgari İçeriğinin Belirlenmesi Hakkında Yönetmelik’in, “Genel İlkeler” başlıklı 4’üncü maddesinin
“(4) Yıllık faaliyet raporunda, şirket faaliyet ve hizmetlerinin etkin, güvenilir ve kesintisiz bir şekilde yürütülmesini, muhasebe ve mali raporlama sisteminden sağlanan bilgilerin bütünlüğünü, tutarlılığını, güvenilirliğini, zamanında elde edilebilirliğini ve güvenliğini sağlamak amacıyla yapılan iç kontrollerin etkinliği, yeterliliği ve uyumluluğu konularında açıklamalara yer verilir”,
“Şirket faaliyetleri ve faaliyetlere ilişkin önemli gelişmeler” başlıklı 11’inci maddesinin
“ (1) Yıllık faaliyet raporunun şirket faaliyetleri ve faaliyetlere ilişkin önemli gelişmeler bölümünde aşağıda belirtilen hususların yer alması zorunludur:
Şirketin iç kontrol sistemi ve iç denetim faaliyetleri hakkında bilgiler ile yönetim organının bu konudaki görüşü,” şeklindeki hükümleri kapsamında incelenmiştir.
Bu kapsamda, aşağıda tanımlanan hususlar tespit edilmiştir.
Yönetim kurulu faaliyet raporlarında şirketin iç kontrol sistemine ilişkin bir açıklama ve değerlendirme bulunmaması
Yukarıda gösterilen Yönetmelik hükümleri gereğince Yönetim Kurulu Faaliyet Raporunda bulunması gereken iç kontrol sistemi bilgileri ve sisteme ilişkin değerlendirmelerin Şirketin 2020 ve 2021 yıllarına ait Yönetim Kurulu Faaliyet Raporlarında yer almadığı görülmüştür.
Anılan TTK ve Yönetmelik hükümleri gereğince Şirketin iç kontrol sistemine ilişkin değerlendirmelerin Şirketin yıllık Yönetim Kurulu Faaliyet Raporunda yer alması gerekmektedir.
Gider gerçekleştirme işlemlerinin kurala bağlanmış standart bir işleyiş çerçevesinde belgelendirilerek uygulanmaması
Şirketin gider gerçekleştirme işlemlerinde, genel olarak ve harcama birimi bazında bütçeleme yapılmadığı, gider kontrol faaliyetlerinin ve sorumlularının her bir kontrol işlemi için yazılı olarak belirlenmediği ve görevli personele bildirilmediği; harcama-gider talep ve onay işlemlerinin harcama birimi müdürlerince yapılmadığı, muayene kabul işlemlerinin düzensiz olduğu, standart ve yeterli belgelendirmeye dayanmadığı görülmüştür.
Şirket tarafından verilen cevapta, bahsedilen düzensiz giderleştirme işlemlerine ilişkin olarak yapılan tespitler doğrultusunda gerekli düzeltmelerin ve düzenlemelerin yapılacağı belirtilmiştir.
Muayene kabul işlemlerinin bilişim sisteminde kaydedilmemesi, izlenmemesi ve harcama birimi yöneticisi tarafından onaylanmaması
1074 yevmiye nolu MİF eki Muayene Kabul Tutanakları içinde talep no ve sipariş no bölümleri olduğu ancak düzenlenen bütün MKT’lerde bu talep ve sipariş nolarının yazılmadığı görülmüştür. MKT’ler elle düzenlenmekte ve imzalanmaktadır. Gider gerçekleştirme işleminin son aşaması olan bu belgelerin kuruluşa ait bir sistem üzerinde düzenlenmediği ve izlenmediği tespit edilmiştir. Düzenlenen MKT’ler ilgili harcama birimi personeline imzalatılmakta ancak giderler tahakkuk ettirilmeden önce harcama birimi müdürlerince imzalanarak onaylanmamaktadır.
Şirket tarafından verilen cevapta, muayene kabul ve harcama talimatına ilişkin düzenlemelerin yapıldığı ve 2022 yılı itibariyle uygulanacağı belirtilmiştir.
Sözleşmeye bağlanan alımların sözleşme bedelini aşmaması için sistemli bir
kontrol faaliyeti olmaması
Kuruluşta sözleşmeye bağlanarak satın alınan mal ve hizmetlerin sözleşme tutarlarına ilişkin harcama sınırlarının kontrolünün sistematik olarak yapılmadığı görülmüştür. Kontrol şefliğinde çalışan bir personel tarafından, birimlerden gelen standart olmayan belgeler yardımıyla sözleşme bedelleri ile gerçekleşen harcama tutarlarının satıcı ve sözleşme bazında manuel olarak kontrol edilmeye çalışıldığı görülmüştür.
Şirket tarafından verilen cevapta, mal ve hizmet alımlarına ilişkin harcamaların sözleşme tutarlarını aşmaması için kurulacak bütçe sistemi aracılığı ile kontrol sağlanacağı belirtilmiştir
Tahsilat işlemlerinin standart ve kurala bağlanmış bir şekilde uygulanmaması
1058 yevmiye nolu MİF’de çek tahsilatı çek tahsil dekontu sistemden kesilmiştir ancak dekontta düzenleyen ve onaylayana ait imza- kaşe bulunmamaktadır.
1060 yevmiye nolu MİF’de alıcılardan tahsilat yapılmış ancak tahsilatın alıcının toplam borcu olup olmadığı, tahsilat içinde vade farkı veya gecikme faizi bulunup bulunmadığı, kalan borç varsa miktarının ne kadar olduğu ayrıca gösterilmemiştir.
Yno-1066-1067 MİF’lerde aynı şekilde rapor gelirleri kaydı yapılmıştır ancak rapor alanın ismi dışında ekte açıklayıcı bir belge bulunmamaktadır.
MİF’de … AŞ’ye (İzmirim kart) İEF kapı giriş tahsilatları için %1,67 + % 2 komisyon ödenmiştir ancak hem kapı giriş hasılatlarını hem de ödenecek komisyonları gösteren hesap tabloları imzasızdır. Bunların kim tarafından düzenlendiği ve onaylandığı belirsizdir. Bu türden sözleşmelerde bu işlemlerin kimler tarafından ve ne şekilde yapılacağı açıkça belirtilmelidir.
yevmiye nolu MİF ile önceki maddedeki komisyon ödemesi tutarı kadar firma adına 320-Satıcılar Hesabına borç 120-Alıcılar Hesabına alacak kaydı yapılmıştır . Söz konusu mahsup (borç ödeme alacak tahsil) kaydına ilişkin olarak muavin defterlerde yapılan kayıtlar incelendiğinde 120.08.51.0106 nolu hesabın 29.09.2021 tarihine kadar ters kalan (alacak) verdiği bu tarihte yapılan 10741 yevmiye nolu MİF ile borç kalanı verdiği görülmüştür. Bahsedilen hesaplamalarda bu MİF ile gelir kaydedilen 1.946.734,50 TL tutarındaki hasılatın doğrulanmasının ne şekilde yapıldığı açıklanmamıştır.