Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesap Gruplarına İlişkin Giderleri, Doğrudan Giderler Hesabında Muhasebeleştirmesi ve Kanıtlayıcı Belgeler Eklenmeden Ödemede Bulunulması (Sayıştay)

BULGU: Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesap Gruplarına İlişkin Giderleri, Doğrudan Giderler Hesabında Muhasebeleştirmesi ve Kanıtlayıcı Belgeler Eklenmeden Ödemede Bulunulması

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Olmayan İl Kapsamında Yer Alan İlçe Belediyesi

Yapılan incelemede;

a) İdarenin, üretimde veya diğer faaliyetlerde kullanmak veya tüketmek üzere edindiği kırtasiye, tahsilat makbuzu, temizlik malzemesi vb. bir yıl veya faaliyet dönemi içinde tüketilecek varlıklar için yaptığı harcamaları 150-İlk madde ve malzeme hesabında izlemeyip, doğrudan 630-Giderler hesabına kaydettiği ve ödeme emri belgesine Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği ile Taşınır Mal Yönetmeliği hükümleri uyarınca eklenmesi gereken kanıtlayıcı belgeleri eklemeden ödemede bulunduğu görülmüştür.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 115’inci maddesinde, kurumlarca satılmak, üretimde veya diğer faaliyetlerde kullanılmak ya da tüketilmek üzere edinilen ilk madde ve malzeme, yarı mamul, mamul, ticari mal, artık ve hurda gibi bir yıl veya faaliyet dönemi içinde tüketilecek veya paraya çevrilecek varlıkların izlenmesi için 150-İlk madde ve malzeme hesabının kullanılacağı; 116’ıncı maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde satın alınan veya üretilen ilk madde ve malzemelerin bir taraftan maliyet bedelleri ile 150-İlk madde ve malzeme hesabına borç, 103-Verilen çekler ve gönderme emirleri hesabı veya ilgili diğer hesaplara alacak; diğer taraftan 830-Bütçe giderleri hesabına borç, 835-Gider yansıtma hesabına alacak kaydedileceği; (b) bendinde ise tüketilmek amacıyla kamu idaresinin ilgili birimlerine verilen veya kullanılan ilk madde ve malzemelerin 150-İlk madde ve malzeme hesabına alacak, 630- Giderler hesabına borç kaydedileceği belirtilmiştir.

Öte yandan, Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği (RG: 15.08.2007/26614)’nin 38’inci maddesinin birinci fıkrasında, her türlü tüketim mal ve malzemeleri ile demirbaş, makine, teçhizat ve taşıt alımlarına ilişkin giderlerin ödenmesinde, (a) taahhüt dosyası, (b) fatura, (c) muayene ve kabul komisyonu tutanağı ve (ç) taşınır işlem fişinin; 49’uncu maddesinde ise 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 22’nci maddesinin birinci fıkrasının (d) bendine göre doğrudan temin usulüyle yaptırılacak mal ve hizmet alımları ile yapım işi bedellerinin ödenmesinde; (a) onay belgesi, (b) piyasa fiyat araştırması tutanağı veya ihale komisyonu kararı, (c) düzenlenmesi gerekli görülmüş ise sözleşme, (ç) fatura, (d) muayene ve kabul komisyonu tutanağı, kabul işleminin idarece yapılması halinde ise idarece düzenlenmiş belge, (e) mal ve malzeme alımlarında, taşınır işlem fişinin; ödeme belgesine ekleneceği hüküm altına alınmıştır.

Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmeliğin (RG: 19.12.2002/24968) 5’inci maddesinde, satın alınan mal yüklenici tarafından idareye teslim edilmedikçe muayene ve kabul işlemlerinin yapılmayacağı; 6’ncı maddesinde, yetkili makam tarafından biri başkan, biri işin uzmanı olmak üzere en az üç veya daha fazla tek sayıda kişi ile yedek üyelerden oluşan muayene ve kabul komisyonları kurulacağı; 7’nci maddesinde, komisyonun yüklenici tarafından idareye teslim edilen malın veya yapılan işin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığını inceleyeceği ve komisyon üyelerinin her muayene de hazır bulunup, kısa sürede bozulabilen maddelerin muayenesine öncelik verecekleri; 13’üncü maddesinde muayenede ihale dokümanında yazılı şartların aranacağı ve malın önce bütünü incelenerek gerek görülür ise yeter sayıda mühürlü durumda numunesinin alınacağı; 15’inci maddesinde, muayenede önce fiziksel niteliklerin kontrol edileceği, sonuç olumlu ise laboratuvar muayenelerine geçileceği; 20’nci maddesinde, muayene raporlarına, ihale dokümanında yazılı nitelikler ile muayenede bulunan niteliklerin ayrı ayrı yazılıp karşılaştırılacağı ve sonucun “niteliklerine uygundur” veya “niteliklerine uygun değildir” şeklinde kesin olarak belirtilerek komisyon üyeleri tarafından imzalanacağı; 21’inci maddesinde ise komisyonun eksiksiz toplanıp, kararlarını çoğunlukla alacağı, kararda çekimser kalınamayacağı ve karara karşı olanların karşı olma gerekçelerini kararın altına yazıp imzalayacakları kurallarına yer verilmiştir.

Diğer yandan, 2006/11545 sayılı BKK ile yürürlüğe giren Taşınır Mal Yönetmeliği (RG: 18.01.2006/26407)’nin 11’inci maddesinin birinci fıkrasında, taşınırların edinme şekline bakılmaksızın kamu idaresince kullanılmak üzere teslim alındığında giriş; tüketime verildiğinde, satıldığında, başka harcama birimlerine devredildiğinde, bağış yapıldığı veya hibe edildiğinde, hurdaya ayırma, yıpranma, kırılma, bozulma nedeniyle kullanılamaz hale geldiğinde veya kaybolma, çalınma ya da canlı demirbaşın ölümü hallerinde çıkış kaydedileceği; ikinci fıkrasında, giriş ve çıkış kayıtlarının Taşınır İşlem Fişine dayanılarak yapılacağı; 12’nci maddesinin birinci fıkrasında, satın alma suretiyle edinilen taşınırların maliyet bedeliyle kayıtlara alınacağı; ikinci fıkrasında, satın alınan taşınırların mevzuatı gereğince muayene ve kabul işlemi yapılarak teslim alındıktan sonra Taşınır Kod Listesindeki hesap kodları itibarıyla ayrı ayrı üç nüsha Taşınır İşlem Fişi düzenleneceği ve Fişin birinci nüshasının ödeme belgesinin Sayıştaya gönderilecek nüshasına, ikinci nüshasının ödeme belgesinin dairesinde kalan nüshasına bağlanacağı, üçüncü nüshasının ise sıralı olarak dosyalanacağı; 20’nci maddesinin birinci fıkrasında, tüketim malzemelerinin, istenilen malzemenin cinsini, miktarını, kaydedildiği III üncü ve sonraki düzey detay kodunu gösteren ve ihtiyaç sahibi birim yetkilisinin onayını taşıyan 7 örnek numaralı Taşınır İstek Belgesi karşılığında düzenlenecek Taşınır İşlem Fişi ile çıkış kaydedileceği ve Taşınır İşlem Fişi düzenlenmeden hiçbir şekilde tüketim malzemesi çıkışı yapılmayacağı; ikinci fıkrasında, tüketim malzemelerinin çıkış kayıtlarının, ambarlara girişlerindeki öncelik sırası dikkate alınarak “ilk giren-ilk çıkar” esasına göre ve giriş bedelleri üzerinden yapılacağı; 27’nci maddesinin birinci fıkrasında, taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri tarafından, kamu idarelerinin muhasebe kayıtlarında ilgili stok ve maddî duran varlık hesaplarında izlenen taşınırlardan; satın alma suretiyle edinilenlerin giriş işlemleri ile değer artırıcı harcamalar için düzenlenen Taşınır İşlem Fişlerinin ödeme emri belgesi ekinde, muhasebe birimine gönderileceği; ikinci fıkrasında, muhasebe kayıtlarında 150-İlk madde ve malzemeler hesabında izlenen tüketim malzemelerinin tüketime verilmesinde düzenlenen taşınır işlem fişlerinin muhasebe birimine gönderilmeyeceği, bunun yerine, Bakanlıkça belirlenecek dönemler itibarıyla kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesinin, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderileceği belirtilmiştir. Aynı hükümler, 2006/11545 sayılı BKK ile yürürlüğe giren Taşınır Mal Yönetmeliği’ni yürürlükten kaldıran 9.10.2024 tarihli ve 9014 sayılı Cumhurbaşkanı Kararı ile yürürlüğe giren Taşınır Mal Yönetmeliği (RG: 10.10.2024/32688)’nde de yer almıştır.

Bu düzenlemelere göre, İdarenin satılmak, üretimde veya diğer faaliyetlerde kullanılmak ya da tüketilmek üzere edindiği ilk madde ve malzeme, yarı mamul, mamul, ticari mal, artık ve hurda gibi bir yıl veya faaliyet dönemi içinde tüketilecek veya paraya çevrilecek mallar için ihale ile alınacak ise ihale işlem dosyası, doğrudan temin suretiyle veya kamu ihale mevzuatında belirtilen istisnai alımlarda ise alım konusu işin nev’i, niteliği, varsa proje numarası, miktarı, gereken hallerde yaklaşık maliyeti, kullanılabilir ödeneği ve tertibi, alımda uygulanacak usulü, avans ve fiyat farkı verilecekse şartlarını gösteren ve harcama yetkilisinin imzasını taşıyan Onay belgesi düzenlenmesi; Onay belgesine dayalı olarak doğrudan temin yöntemiyle alımlarda piyasada fiyat araştırması yapılıp alımın Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağına bağlanması; mal alındıktan sonra Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik hükümlerine göre muayenesinin yapılıp bir kararla muayene ve kabul komisyonu tutanağına bağlanması; bu tutanağa dayalı olarak teslim alındıktan sonra Taşınır Kod Listesindeki hesap kodları itibarıyla ayrı ayrı üç nüsha Taşınır İşlem Fişi düzenlenmesi, Fişin birinci nüshasının ödeme belgesinin Sayıştaya gönderilecek nüshasına, ikinci nüshasının ödeme belgesinin dairesinde kalan nüshasına bağlanması ve üçüncü nüshasının ise sıralı olarak dosyalanması; Onay belgesi, Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı, Fatura, Muayene Kabul Komisyonu Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi ekli olarak tahakkuk ettirilen ödeme emri belgesinin muhasebe birimine gönderilmesi ve muhasebe birimince muhasebe kaydının bir taraftan maliyet bedelleri ile 150-İlk Madde ve malzeme hesabına borç, 103- Verilen çekler ve gönderme emirleri hesabı veya ilgili diğer hesaplara alacak; diğer taraftan 830-Bütçe giderleri hesabına borç, 835-Gider yansıtma hesabına alacak; tüketilmek üzere İdare birimlerine gönderilen ilk madde ve malzemeler için düzenlenen taşınır işlem fişlerinin muhasebe birimine gönderilmeyip dosyalanması ve yerine Bakanlıkça belirlenen dönemler itibarıyla kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesinin, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilmesi ve muhasebe birimince muhasebe kaydının ise 150-İlk madde ve malzeme hesabına alacak, 630- Giderler hesabına borç kaydedilmesi gerekmektedir.

b) İdarenin, her türlü büro makine ve cihazları ile döşeme, masa, koltuk, dolap, mobilya gibi uzun süre kullanılabilen varlıklar için yaptığı harcamaları 255-Demirbaşlar hesabında izlemeyip, doğrudan 630-Giderler hesabına kaydettiği ve ödeme emri belgesine Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği ile Taşınır Mal Yönetmeliği hükümleri uyarınca eklenmesi gereken belgeleri eklemeden ödemede bulunduğu görülmüştür.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 198’inci maddesinde, kurum faaliyetlerinin yürütülmesinde kullanılan her türlü büro makine ve cihazları ile döşeme, masa, koltuk, dolap, mobilya gibi uzun süre kullanılabilen varlıkların izlenmesi için 255-Demirbaşlar hesabının kullanılacağı; 199’uncu maddesinde, bütçeye gider kaydıyla edinilen demirbaş tutarlarının, bir taraftan 255-Demirbaşlar hesabına borç, 103-Verilen çekler ve gönderme emirleri hesabı veya ilgili diğer hesaplara alacak; diğer taraftan 830-Bütçe giderleri hesabına borç, 835-Gider yansıtma hesabına alacak kaydedileceği; 202’nci maddesinde, maddi duran varlık bedellerinin ekonomik ömrü içerisinde giderleştirilmesi ve hesaben yok edilmesini izlemek için 257-Birikmiş amortismanlar hesabının kullanılacağı; 203’üncü maddesinde, maddi duran varlıklar hesapları için ayrılan amortisman tutarlarının yılsonunda 257-Birikmiş amortismanlar hesabına alacak, 630-Giderler hesabına borç kaydedileceği ve yılsonunda, maddi duran varlıklar için önceki dönemlerde ayrılmış olan amortismanların enflasyon düzeltmesine tabi tutulması sonucu ortaya çıkan artışların 257-Birikmiş amortismanlar hesabına alacak, 698-Enflasyon düzeltmesi hesabına borç kaydedileceği belirtilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliğinde demirbaşlara/dayanıklı taşınırlara ilişkin olarak 23’üncü maddesinin birinci fıkrasında, taşıt ve iş makineleri haricindeki dayanıklı taşınırların Taşınır İstek Belgesi düzenlenmek suretiyle talep edileceği ve talep edilen dayanıklı taşınırların 6/A örnek numaralı Zimmet Fişi düzenlenerek kullanıma verileceği; dördüncü fıkrasında, Zimmet Fişine dayanılarak Dayanıklı Taşınırlar Defterine gerekli kayıtların yapılacağı ve Fişin birinci nüshasının dosyasında saklanıp, ikinci nüshasının zimmetle taşınır teslim edilen görevlilere verileceği; beşinci fıkrasında oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında kullanılmak üzere verilen taşınırlar için Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenleneceği ve taşınırların ortak kullanım alanının sorumlusu veya yöneticisine imzası alınarak teslim edileceği; 36’ncı maddesinin birinci fıkrasında ise giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından bir sicil numarası verileceği ve bu numaranın yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtileceği kurallarına yer verilmiştir.

Bu düzenlemelere göre, İdarenin demirbaş veya dayanıklı taşınırları ihale ile alınacak ise ihale işlem dosyası, doğrudan temin suretiyle veya kamu ihale mevzuatında belirtilen istisnai alımlarda ise alım konusu işin nev’i, niteliği, varsa proje numarası, miktarı, gereken hallerde yaklaşık maliyeti, kullanılabilir ödeneği ve tertibi, alımda uygulanacak usulü, avans ve fiyat farkı verilecekse şartlarını gösteren ve harcama yetkilisinin imzasını taşıyan Onay belgesi düzenlenmesi; Onay belgesine dayalı olarak doğrudan temin yöntemiyle alımlarda piyasada fiyat araştırması yapılıp alımın Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağına bağlanması; mal alındıktan sonra Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik hükümlerine göre muayenesinin yapılıp bir kararla muayene ve kabul komisyonu tutanağına bağlanması; bu tutanağa dayalı olarak teslim alındıktan sonra Taşınır Kod Listesindeki hesap kodları itibarıyla ayrı ayrı üç nüsha Taşınır İşlem Fişi düzenlenmesi, Fişin birinci nüshasının ödeme belgesinin Sayıştaya gönderilecek nüshasına, ikinci nüshasının ödeme belgesinin dairesinde kalan nüshasına bağlanması ve üçüncü nüshasının ise sıralı olarak dosyalanması; Onay belgesi, Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı, Fatura, Muayene Kabul Komisyonu Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi ekli olarak tahakkuk ettirilen ödeme emri belgesinin muhasebe birimine gönderilmesi ve muhasebe birimince muhasebe kaydının bir taraftan maliyet bedelleri ile 255- Demirbaşlar hesabına borç, 103-Verilen çekler ve gönderme emirleri hesabı veya ilgili diğer hesaplara alacak; diğer taraftan 830-Bütçe giderleri hesabına borç, 835-Gider yansıtma hesabına alacak kaydedilmesi; giriş kaydı yapılan demirbaşlara/dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından bir sicil numarası verilmesi ve bu numaranın yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilmesi; demirbaşların/dayanıklı taşınırların birimlerce Taşınır İstek Belgesi düzenlenmek suretiyle talep edilmesi ve talep edilen dayanıklı taşınırların 6/A örnek numaralı Zimmet Fişi düzenlenerek kullanıma verilip, Zimmet Fişine dayanılarak Dayanıklı Taşınırlar Defterine gerekli kayıtların yapılması; oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında kullanılmak üzere verilen taşınırlar için Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenmesi ve taşınırların ortak kullanım alanının sorumlusu veya yöneticisine imzası alınarak teslim edilmesi; mali yılın sonunda demirbaşlar için amortisman ayrılıp, ayrılan amortisman tutarının 257-Birikmiş amortismanlar hesabına alacak, 630-Giderler hesabına borç kaydedilmesi ve ayrıca demirbaşlar için önceki dönemlerde ayrılmış olan amortismanların enflasyon düzeltmesine tabi tutulması sonucu ortaya çıkan artışların 257-Birikmiş amortismanlar hesabına alacak, 698-Enflasyon düzeltmesi hesabına borç kaydedilmesi gerekmektedir.

İdarenin cevabında, ilgili bulgu kapsamında, hesap iş ve işlemlerinin kullanılmasında bundan sonraki süreçte, mahalli idareler bütçe ve muhasebe yönetmeliği hükümleri doğrultusunda yürütülmesine özen gösterileceği ifade edilmektedir.

Bu itibarla, ilk madde ve malzeme ile demirbaş alımlarında, kabullerinde, bedellerinin ödenmesinde, muhasebe kayıtlarının yapılmasında ve kullanımlarında yukarıdaki hususlara uyulması gerektiği değerlendirilmektedir.