Taahhüt Evrakı ve Sözleşme Tasarılarında Ön Mali Kontrol Uygulanmaması ve İşletmelerin Ön Mali Kontrol İşlemleri Yönergesinin Bulunmaması (Sayıştay)

BULGU: Taahhüt Evrakı ve Sözleşme Tasarılarında Ön Mali Kontrol Uygulanmaması ve İşletmelerin Ön Mali Kontrol İşlemleri Yönergesinin Bulunmaması

2022 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite ve Üniversite Döner Sermayesi

Ankara Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğüne bağlı işletmelerde yapılan incelemelerde; İşletmelerin, taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarında ön mali kontrol uygulamadıkları ve Ön Mali Kontrol İşlemleri Yönergelerinin de bulunmadığı görülmüştür.
Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nde ön mali kontrol, “İşletmelerin gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerine ilişkin malî karar ve işlemlerinin; işletme bütçesine, kullanılabilir ödenek tutarına ve mevzuat hükümlerine uygunluğu ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması yönlerinden yapılan kontrolünü” şeklinde tanımlanmıştır. Yönetmelik’in 10’uncu maddesine göre harcama yetkilisi, kendisine en yakın üst kademe yöneticilerinden birisini veya birkaçını ödeme emri belgesini düzenlemek üzere görevlendirir. Görevlendirilen kişiler de gerçekleştirme görevlisi olup harcama birimindeki ön malî kontrol görevini yaparlar.
Harcama birimlerince, her bir işlemin daha önceki işlemlerin kontrolünü de içerecek şekilde tasarlanarak süreç akış şemalarının hazırlanması ve üst yönetici onayı ile yürürlüğe konması gerekir.
Harcama birimlerinde ön mali kontrol sorumlulukları, malî işlemlerin yürütülmesinde görev alanların yapacakları işlemlerden önceki işlemleri iş akışlarına uygun olarak kontrol etmeleri ile yerine getirilir.
Ödeme emri belgesi düzenlemekle görevlendirilen gerçekleştirme görevlileri, ödeme emri belgesi ve ekleri üzerinde yaptıkları ön malî kontrol sonucunda ödeme emri belgesi üzerine “Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür.” şerhi düşerek belgeyi imzalar. Uygun görülmeyen mali karar ve işlemler, nedenleri açıkça belirtilen ayrıntılı ve gerekçeli bir görüş yazısı ile ilgili birime iade edilir.
Harcama birimlerinin 2022 yılı ödeme emri belgelerinde ön mali kontrole ilişkin şerh ya da uygun görüşlerini belirten yazılar bulunmakta ancak mali karar ve işlemlerden özellikle taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarında ön mali kontrol uygulanmadığı görülmektedir. “Ankara Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü Ön Mali Kontrol İşlemleri Yönergesi” adı altında döner sermaye işletmesi harcama birimlerince yürütülecek ön mali kontrol faaliyetlerine ilişkin ilke, iş, işlem ve süreçler belirlenebilecektir.
Ankara Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğüne bağlı işletmelerde mali karar ve işlemlerle ilgili olarak harcama birimlerinin iş süreçleri ve görev tanımlarının özellikle taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarını da kapsayacak şekilde ön mali kontrol gereklerini sağlayacak mahiyette tasarlanarak uygulanması gerekmektedir.
EKLER
EK-1: BULGULARA İLİŞKİN İZLEME TABLOSU