| ÖZET: Bulgu raporunda, şirketin genel müdüre tahsis ettiği araçların şirket yönetim kurulunca belirlenen “Ticari ve Binek Araçların Kullanım Koşul ve Esasları”na uyulmadan kullandırıldığı görülmüştür. Yapılan incelemeler neticesinde, şirket tarafından 2021 yılında il dışına seyahat edilen araç ile ilgili olarak yönetim kurulu onayı almadan seyahat edildiği tespit edilmiştir. Şirketin ödemek zorunda kaldığı gider ve masrafların ilgilileri tarafından karşılanmasının sağlanamadığı da saptanmıştır.
Raporda, şirket personeline şirket işleri için tahsis edilen ticari ve binek araçların kullanımında Şirket Yönetim Kurulunca belirlenen usul ve esaslara uyulması gerektiği vurgulanmıştır. Aksi takdirde, şirketin ödemek zorunda kaldığı gider ve masrafların ilgilileri tarafından karşılanmasını sağlamak için gerekli inceleme ve denetimlerin yapılması gerektiği belirtilen olmuştur. |
BULGU: Tahsis Edilen Araçların Şirket Yönetimince Belirlenen Usul ve Esaslara Göre Kullandırılmaması
2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Belediye Şirketi
Genel Müdüre tahsis edilen aracın şirket yönetim kurulunca belirlenen “Şirkete Ait Ticari ve Binek Araçların Kullanım Koşul ve Esasları”na uyulmadan kullandırıldığı görülmüştür.
Şirkete ait ticari ve binek araçların kullanım koşul ve esasları; “Araç Zimmet Sözleşmesi, Araç Zimmet Tutanağı ve Geçici Görev Seyahat Formu” ile yazılı olarak 2020 yılında yönetim kurulu kararıyla belirlenmiştir. Söz konusu belgeler araç kullanıcılarına imzalatılarak, şirket tarafından karşılanacak giderler ile kullanıcılar tarafından karşılanması gereken masraf ve giderler açıklığa kavuşturulmuş, araçlar ile il dışına seyahat edilmesi için yönetim kurulunun onayı şart koşulmuştur.
Yapılan incelemelerde;
Genel Müdür’e zimmetlenen 10 LS 398 plakalı araç için 21.10.2021 tarihli 7.000,44 TL tutarlı boya ve kaporta işçiliği giderinin yapıldığı, bu giderin şirket yönetim kurulunca belirlenen araç kullanımına yönelik koşul ve esaslar gereği kullanıcısı tarafından karşılanması gerekirken şirkete fatura edildiği ve şirketçe ödenmesi için muhasebe servisine sevk edildiği,
Şirket tarafından 2021 yılı içerisinde yapılan HGS ödemelerine ilişkin incelemeler neticesinde; söz konusu araç ile 2021 yılı içerisinde Bursa, İstanbul, İzmir olmak üzere pek çok kez il dışına seyahat yapıldığı tespit edilmiştir. Ancak araç kullanım esas ve koşullarında açıkça belirtildiği üzere bu seyahatler için Yönetim Kurulunun onay ve imzasını içerir Geçici Görev ve Seyahat Formlarının düzenlenmediği, şirket aracının hangi amaç ve iş için il dışına çıktığının tespit edilmesinin mümkün olmadığı, şirket yönetim kurulu tarafından da bu yönde herhangi bir inceleme ve denetim gerçekleştirilmediği,
hususları tespit edilmiştir.
Yukarıda yer alan denetim tespiti sonrasında Şirket tarafından, yönetim kurulu tarafından 02.11.2020 tarihinde alınan karara istinaden zimmet tutanağı, geçici görev seyahat formu ve araç zimmet tutanağı ile şirket araçlarının ilgililere teslim edildiği, ilçe sınırları dışındaki görevlendirmelerde kararda belirtilen formun düzenlenmesine gerekli itina gösterileceği, araçların HGS ödemeleri ve trafik cezaları ise zimmet yapılan ilgililerden tahsil edildiği ifade edimiştir.
Netice olarak, şirket personeline şirket işleri için tahsis edilen ticari ve binek araçların kullanımında Şirket Yönetim Kurulunca belirlenen usul ve esaslara uyulması, uymayanlar hakkında gerekli inceleme ve denetimlerin yapılması, Şirketin ödemek zorunda kaldığı gider ve masrafların ilgilileri tarafından karşılanmasının sağlanması gerekmektedir.