|
ÖZET: Üniversitedeki taşınır işlemleriyle ilgili yapılan denetimlerde, Taşınır Mal Yönetmeliği’ne uyulmadığına dair önemli bulgular elde edilmiştir. Bazı birimlerde taşınır kontrol yetkilisi atanmadığı, mevcut dayanıklı taşınırların numaralandırılmadığı ve harcama birimleri tarafından Varlık İşlem Fişleri ile Tüketim Malzemeleri Çıkış Raporlarının zamanında muhasebe birimine iletilmediği tespit edilmiştir. Taşınır Mal Yönetmeliği’nin ilgili maddeleri, taşınır kontrol yetkililerinin atanmasının ve taşınırların kayıt altına alınmasının önemini vurgulamaktadır.
Denetim sonuçlarına göre, üniversitenin 20 biriminde taşınır kontrol yetkilisi bulunmamaktadır. Bu durum, taşınır kayıt yetkilileri tarafından yapılan işlemlerin yeterince denetlenememesine yol açmaktadır. Ayrıca, bazı akademik birimlerde dayanıklı taşınırların numaralandırma işlemleri tamamlanmamıştır. Taşınır Mal Yönetmeliği, taşınırların kaydını ve yönetimini düzenleyerek, bu tür eksikliklerin önüne geçmeyi amaçlamaktadır. Sonuç olarak, tüm birimlerde taşınır kontrol yetkilisi atanması, dayanıklı taşınırların numaralandırma işlemlerinin tamamlanması ve harcama birimleri tarafından gerekli belgelerin zamanında muhasebe birimine iletilmesi gerekmektedir. Bu adımlar, taşınır işlemlerinin etkin bir şekilde yönetilmesini sağlayacaktır. |
BULGU: Taşınır İşlemlerinde Taşınır Mal Yönetmeliği Hükümlerine Uyulmaması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite
Üniversitenin bazı birimlerde Taşınır Kontrol Yetkilisi görevlendirilmediği, mevcut dayanıklı taşınırların numaralandırmadığı, harcama birimleri tarafından Varlık İşlem Fişlerinin ve Tüketim Malzemeleri Çıkış Raporlarının süresinde muhasebe birimine gönderilmediği tespit edilmiştir.
İdarenin Bazı Birimlerinde Taşınır Kontrol Yetkilisinin Görevlendirilmemesi
İdare tarafından bazı harcama birimlerinde taşınır kontrol yetkilisinin görevlendirilmediği tespit edilmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6 ncı maddesinde; taşınır kontrol yetkililerinin, harcama yetkililerince, taşınır kayıt yetkilisinin hazırlamış olduğu taşınır mal yönetim hesabına ilişkin belge ve cetvellerin mevzuata ve mali tablolara uygunluğunu ve gerektiğinde yapılan diğer kayıt ve işlemleri kontrol etmek üzere yardımcılarından veya bunların bir alt kademesindeki yöneticileri arasından görevlendirileceği; harcama yetkilisi dışında yönetici unvanını haiz personel bulunmayan harcama birimlerinde ise bu görev harcama yetkilisi tarafından yerine getirileceği belirtilmiştir. Maddenin devamında ise taşınır kayıt yetkililerinin ve taşınır kontrol yetkililerinin görev ve sorumlulukları sıralanmıştır.
Buna göre; taşınır kontrol yetkililiği müessesinin önemine binaen bu görevin harcama yetkililerinin bir alt kademe yöneticileri arasından görevlendirilecek kişi tarafından yapılması gerektiğini, bu hususun mümkün olmaması halinde ise bu görevin bizzat harcama yetkilileri tarafından yerine getirilmesini belirtmiştir.
Yapılan incelemede; Üniversitenin akademik ve idari birimlerinden 20 sinde taşınır kontrol yetkilisi atanmadığı veya bu görevin bizzat harcama yetkililerince yerine getirilmediği, bu nedenle taşınır kayıt yetkilisi olarak görevlendirilen kişilerin yapmış olduğu kayıt ve işlemlerin yeterince kontrolünün yapılmadığı tespit edilmiştir.
Kamu İdaresi cevabında, taşınır kontrol yetkilisi atanmayan birimlere atamaların gerçekleştirildiği belirtilmiştir.
Taşınır kontrol yetkilisi görevlendirilmelerinin mevzuata uygun bir şekilde tesis edilip taşınır kontrol yönetim sisteminin etkililiği sağlanmalıdır.
Bazı Akademik birimlerde Dayanıklı Taşınırların Numaralandırma İşlemlerinin Henüz Tamamlanmamış Olması
Üniversitenin bazı fakülte ve yüksek okullarında dayanıklı taşınırların taşınır sicil numaralarının kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle numaralandırma işleminin henüz tamamlanmadığı veya eksik olduğu görülmüştür.
5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 44 üncü maddesine dayanılarak yayınlanan Taşınır Mal Yönetmeliği, kaynağına ve edinme yöntemine bakılmaksızın kamu idarelerine ait taşınır malların kaydı, muhafazası ve kullanımı ile yönetim hesabının verilmesi, merkez ve taşrada taşınır yönetim sorumlularıyla bunlar adına görev yapacak olanların belirlenmesi ve kamu idareleri arasında taşınırların bedelsiz devri ile tahsisine ilişkin esas ve usulleri belirlemek amacıyla çıkarılmıştır.
Taşınır Mal Yönetmeliğinin, “Taşınırların Kaydı” başlıklı 12 nci maddesinde, Kamu idarelerince bütün taşınırların ve bunlara ilişkin işlemlerin kayıt altına alınmasının esas olduğu, taşınır kayıtları, harcama birimleri itibarıyla yönetim hesabı verilmesine esas olacak şekilde tutulacağı ve her bir kaydın belgeye dayanması gerektiği belirtilmiştir.
Yönetmeliğin “Dayanıklı taşınırların numaralanması” başlıklı 36 ncı maddesinde; giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verileceği; bu numaranın yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtileceği ifade edilmiştir.
Söz konusu hükümlerden de anlaşılacağı üzere dayanıklı taşınırlara verilen sicil numaraları, taşınıra ilişkin kimlik bilgisi niteliğindedir ve taşınırı emsallerinden ayıran bir kriterdir. Dayanıklı taşınırların numaralandırılması ve bunların o taşınır üzerinde belirtilmesi hem kullanıma verilen hem de ambarda bekletilen taşınırların Kurum tarafından takibine imkân tanıyan önemli bir uygulamadır. Söz konusu numaralandırma işlemlerinin yapılmaması durumunda, taşınırların kaydına, izlenmesine ve yönetilmesine dair birçok işlemin sağlıklı bir şekilde yürütülmesi sağlanamamaktadır.
Kurumda taşınır işlemleri üzerinde yapılan inceleme sonucunda 4 fakülte ve 1 meslek yüksek okulunda dayanıklı taşınırların numaralandırma/barkotlama işleminin yapılmadığı veya eksik olduğu görülmüştür.
Kamu İdaresi cevabında, dayanıklı taşınırların numaralandırma işlemlerindeki eksikliklerin giderileceği belirtilmiştir.
Kurum bünyesinde bulunan tüm taşınırlara sicil numaralarının kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle belirtilmesi sağlanmalıdır. Taşınırların muhafazasından ve yönetilmesinden sorumlu olanların da bu konuda gerekli tedbirleri almaları gerekmektedir.
Harcama Birimleri Tarafından Varlık İşlem Fişlerinin ve Tüketim Malzemeleri Çıkış Raporlarının Süresinde Muhasebe Birimine Gönderilmemesi
Varlık (eski adıyla taşınır) işlem fişlerinin ve tüketim malzemeleri çıkış raporlarının harcama birimleri tarafından muhasebe birimine gönderilmesinde Taşınır Mal Yönetmeliği’nde belirtilen sürelere uyulmadığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi” başlıklı 30 uncu maddesinde;
Taşınır kayıt yetkilileri tarafından, kamu idarelerinin muhasebe kayıtlarında ilgili stok ve maddi duran varlık hesaplarında izlenen taşınırlardan; satın alma suretiyle edinilenlerin giriş işlemleri ile değer artırıcı harcamalar için düzenlenen Varlık İşlem Fişlerinin bir nüshası ödeme emri belgesi ekinde, muhasebe birimine gönderileceği; diğer şekillerde edinilen taşınırların girişleri ve maddi duran varlık hesaplarında izlenen taşınırların çıkışları için düzenlenen Varlık İşlem Fişlerinin birer nüshasının, düzenleme tarihini takip eden en geç on gün içinde ve her durumda mali yıl sona ermeden önce muhasebe birimine gönderilmesinin zorunlu olduğu belirtilmiştir.
Muhasebe kayıtlarında “150 İlk Madde ve Malzemeler Hesabı”nda izlenen tüketim malzemelerinin çıkışları için düzenlenen Varlık İşlem Fişleri muhasebe birimine gönderilmeyeceği, bunların yerine, kamu idarelerinde aylık dönemler itibarıyla tüketim malzemelerinin Taşınır II. Düzey Detay Kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesi, ilgili dönemi takip eden dönemde, son dönem listesi ise en geç yılın son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderileceği ifade edilmiştir.
Yukarıda yer alan mevzuat hükümlerinden de anlaşılacağı üzere; satın alma suretiyle edinilen taşınırların giriş işlemleri ya da değer artırıcı faaliyet dışında düzenlenen (bağış, yardım, sayım fazlası, iade vs.) taşınır işlem fişlerinin düzenlenme tarihini takip eden en geç on gün içinde ve her durumda malî yıl sona ermeden önce, muhasebe birimine gönderilmesi gerekmektedir. 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabında izlenen ve kullanılan tüketim malzemelerine ilişkin çıkış raporları ise en geç ilgili dönemi takip eden dönemde muhasebe birimine gönderilmelidir.
Harcama birimleri tarafından muhasebe birimine varlık işlem fişi ile tüketim malzemeleri çıkış raporlarının süresinde gönderilmesiyle, taşınırların durumu sağlıklı bir şekilde raporlanmış olacaktır.
Varlık işlem fişlerinin ve tüketim malzemeleri çıkış raporlarının harcama birimleri tarafından muhasebe birimine gönderilmesinde Taşınır Mal Yönetmeliği’nde belirtilen sürelere dikkat edilmesi gerekir.
Kamu İdaresi cevabında, harcama birimleri tarafından varlık işlem fişlerinin ve tüketim malzemeleri çıkış raporlarının süresinde muhasebe birimine gönderilmesinin sağlanacağı ifade edilmiştir.
Sonuç itibariyle; ilgili mevzuat gereğince tüm birimlere Taşınır Kontrol Yetkilisi görevlendirilmesi, birimlerde mevcut olan dayanıklı taşınırların numaralandırma işlemlerinin tamamlanması, harcama birimleri tarafından Varlık İşlem Fişlerinin ve Tüketim Malzemeleri Çıkış Raporlarının süresinde muhasebe birimine gönderilmesi gerekir.