|
ÖZET: 2024 yılı Sayıştay Denetim Raporları, taşınır işlemlerine ilişkin mevzuatta belirlenen yükümlülüklerin yerine getirilmediğini ortaya koymaktadır. İl belediyesi, taşınır kayıt yetkililerinden kefalet aidatı kesintisi yapmadığı tespit edilmiştir. 2489 sayılı Kefalet Kanunu’nun ilgili maddeleri gereğince, kamu idarelerinde görevli taşınır kayıt yetkililerinin kefalete tabi olması ve bu kapsamda aidat kesintisi yapılması zorunludur. Ancak yapılan incelemelerde, bu kesintilerin gerçekleştirilmediği görülmüştür. İdare, gerekli çalışmaların başlatıldığını ve mevzuata uygun uygulamaların hayata geçirileceğini belirtmiştir.
Ayrıca, belediyenin tesis kapsamındaki taşınırların izlenmesi için sanal ambar oluşturmadığı da tespit edilmiştir. Taşınır Mal Yönetmeliği’ne göre, bu tür taşınırların yalnızca elektronik ortamda takip edilmesi gerektiği vurgulanmaktadır. İdare, sanal ambar oluşturma sürecinin başlatıldığını ifade etmiştir. Bunun yanı sıra, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi görevlerinin aynı kişide birleştirilmesi gibi mevzuata aykırı uygulamalar da gözlemlenmiştir. Bu durum, görev ve sorumlulukların belirsizleşmesine ve etkin bir iç kontrol sisteminin kurulmasına engel teşkil etmektedir. Son olarak, belediyenin dayanıklı taşınırları için sicil numarası verilmediği ve mevzuat gereği tutulması gereken defterlerin eksik olduğu tespit edilmiştir. Bu durum, taşınırların takibini zorlaştırmakta ve kamu kaynaklarının etkin yönetimini olumsuz etkilemektedir. İdare, bu konularda gerekli düzeltmelerin yapılacağını belirtmiş, ancak süreçlerin hızlandırılması ve mevzuata uygunluğun sağlanması gerekmektedir. |
BULGU: Taşınır İşlemlerine İlişkin Mevzuatta Belirlenen Yükümlülüklerin Yerine Getirilmemesi
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – İl Belediyesi
A. Taşınır Kayıt Yetkililerinden Kefalet Aidatı Kesilmemesi
İdare tarafından taşınır kayıt yetkililerinden kefalet aidatı kesintisi yapılmadığı görülmüştür.
06.06.1934 Tarih ve 2720 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 2489 sayılı Kefalet Kanunu’nun 1’inci maddesinde; 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu’na ekli (I) ve (II) sayılı cetvellerde yer alan kamu idareleri ile bu idarelere bağlı döner sermayeli kuruluşlarda para, menkul kıymet ve ayniyatı alıp veren ve elinde tutan; memur, sözleşmeli personel ve işçiler (geçici işçiler hariç) için müteselsil kefalet usulünün kabul edildiği ve bu maksatla Kefalet Sandığı kurulduğu ifade edilmiştir.
Aynı Kanun’un 13’üncü maddesinde ise; bu Kanun dışında kalan belediyeler dâhil devlet teşekkülleri için gerekirse bu Kanunda yazılı esaslar dâhilinde bir veya birkaç kefalet sandığı kurulabileceği ve bu konuda bir düzenleme yapılabileceği hüküm altına alınmıştır.
Bu amaçla 16.02.1935 tarih ve 2931 Sayılı Resmî Gazete’de Hususi İdareler ve Belediyeler Kefalet Sandığı Nizamnamesi yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. İlgili Nizamname’ nin 1’inci maddesinde, özel idare ve belediyelerde para ve menkul kıymetleri alıp veren ve elinde tutan memur ve müstahdemler için müteselsil kefalet uygulamak amacıyla İçişleri Bakanlığına bağlı kamu tüzel kişiliğine haiz Hususi İdareler ve Belediyeler Kefalet Sandığı kurulduğu belirtilmiştir.
Aynı Nizamname’nin 11’inci maddesinde ise kefalete bağlı olanlar sayılmıştır. Buna göre il özel idareleri ve belediyelerde para ve menkul kıymetler ile ayınları alıp veren, elinde tutan ve bunların girmesinden, çıkmasından ve saklanmasından sorumlu olan veznedar, tahsildar, ambar ve tevzi memurlarının müteselsil kefalete tabi oldukları belirtilmektedir.
Ayrıca 03.12.2009 tarih ve 27421 sayılı Resme Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliği’nin (Sıra No:30) “Taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin kefalete bağlanması” başlıklı 3’üncü bölümünde; kamu idarelerinde görevlendirilen taşınır kayıt yetkililerinin de kefalete bağlanarak aylık ve ücretlerinden 2489 sayılı Kanun’un değişik 2’nci maddesinde belirtilen tutarda kefalet aidatı kesilmesi ve Kefalet Sandığı hesabına gönderilmesinin zorunlu olduğu ifade edilmiştir.
Taşınır kayıt yetkilileri idarenin harcama birimince edinilen taşınırları teslim alıp sorumlulukları altındaki ambarlarda muhafaza ettikleri için Kefalet Kanunu’na göre kefalete tabi olacaklardır. Kefalet aidatı olan miktar yukarıdaki belirtilen madde uyarınca tespit edilerek her ay maaşlarından kesilip kurumlarınca kefalet sandıklarına yatırılacaktır.
Yapılan incelemelerde, idare tarafından taşınır kayıt yetkililerinden kefalet aidatı kesintisi yapılmadığı görülmüştür.
Kamu idaresi tarafından verilen cevapta özetle, taşınır yetkililerinden kefalet aidatı kesilmesine yönelik gerekli çalışmaların başlatıldığı ve bu konuda mevzuata uygun uygulamaların hayata geçirileceği belirtilmiştir.
Devam eden süreçte belirtilen hükümler gereği kefalet aidatı tutarının miktarı tespit edilerek kesintilerin yapılması ve kefalet sandıklarına yatırılması gerekmektedir.
B. Tesis Kapsamında Yer Alan Taşınırların Sanal Ambarda İzlenmemesi
Belediye hesaplarında yer alan ve tesis kapsamında değerlendirilen kameralı güvenlik sistemleri, ses ve görüntü iletim araçları ve jeneratörlerin izlenmesi için sanal ambar oluşturulmadığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinin (j) bendinde; tesis kapsamındaki taşınırların yalnızca elektronik ortamda takip edilebilmesi amacıyla oluşturulan ambar, denilerek sanal ambarın tanımı yapılmıştır. Aynı maddenin (u) bendinde; bir makine veya cihazın ürettiği enerjiyi, sesi, görüntüyü ve benzerini ileten, dağıtan veya bir makine veya cihazın gördüğü işi uzağa taşıyan ya da uzaktaki verileri toplayan, kaydeden makine veya cihazlar arasındaki düzeni sağlayan, birbiriyle entegre makine ve cihazlardan oluşan, gerektiğinde başka yere taşınabilen ve kullanılamaz hale gelene kadar sanal ambar kayıtlarında takip edilen sistemler denilerek tesis kapsamına giren taşınırların tanımı yapılmıştır.
Ayrıca 31.12.2014 tarih ve 29222 Sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliği’nin (Sıra No: 39) “Taşınır mal kapsamındaki tesisler” başlıklı 4’üncü maddesinin üçüncü fıkrasında; taşınır mal kapsamındaki tesislerin tebliğle belirlenen taşınır detay kodlarına kaydedileceği, bunların kişiler üzerine zimmetlenmeyeceği, kullanılmaz hale gelene kadar idarelerin kullandıkları envanter kayıt sistemlerinde açılacak sanal ambar kayıtlarında takip edileceği ifade edilmiştir. Tebliğde belirtilen taşınırların örneğin 253 kodunda takip edilen demirbaşlar gibi fiziki bir ambarda muhafazaları söz konusu fiilen mümkün olmadığından bunların sanal ambar oluşturularak elektronik ortamda takip edilmesi sağlanacaktır.
Taşınır Mal Yönetmeliği ile anılan Tebliğin ilgili maddeleri uyarınca ‘Tesis’ kapsamına giren taşınırların yalnızca elektronik ortamda takip edilmesi amacıyla sanal ambar oluşturulması ve kapsama giren taşınırların sanal ambarda izlenmesi gerektiği belirtilmiştir.
Belediye tarafından binada kurulu kameralı güvenlik sistemleri, ses ve görüntü iletim araçları ve jeneratörlerin izlenmesi için sanal ambar oluşturulmadığı görülmüştür.
Kamu idaresi tarafından verilen cevapta özetle, tesislerde sanal ambar oluşturulması ve taşınırların bu ambarlarda izlenmesi için gerekli sürecin başlatıldığı ve uygulamanın takip edildiği ifade edilmiştir.
Kişilerin üzerine zimmetlenemeyen bu taşınırların takibi fiilen mümkün olmadığından bunların sanal ambar oluşturularak elektronik ortamda takip edilmesi sağlanmalıdır.
Taşınır Kontrol Yetkilisi ile Taşınır Kayıt Yetkilisi Görevinin Aynı Kişide Birleştirilmesi
Harcama birimlerinde yer alan taşınır kayıt ve taşınır kontrol yetkilisi görevinin aynı kişide birleştirildiği görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesine göre;
Taşınır kayıt yetkilisi, taşınırları teslim alan, sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza eden, kullanıcılarına ve kullanım yerlerine teslim eden, kayıtları mevzuatta belirtilen usul ve esaslara göre tutan, ilgili belge ve cetvelleri düzenleyen ve bu işlemlerle ilgili olarak taşınır kontrol yetkilisi ve harcama yetkilisine karşı hesap verme sorumluluğu bulunan görevlidir.
Taşınır kontrol yetkilisi, taşınır kayıt yetkilisi tarafından hazırlanan taşınır mal yönetim hesabına ilişkin belge ve cetvellerin mevzuata ve mali tablolara uygunluğunu kontrol eden, Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetvelini imzalayan ve bu işlemlerle ilgili olarak harcama yetkilisine karşı hesap verme sorumluluğu bulunan görevlidir.
Yönetmelik’in “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6’ncı maddesinin üçüncü fıkrasında ise taşınır kontrol yetkilisi ile taşınır kayıt yetkilisi görevinin aynı kişide birleşemeyeceği ifade edilmiştir.
Dolayısıyla Yönetmelik kapsamında bulunan kamu idarelerinin her harcama biriminde taşınır kayıt ile taşınır kontrol yetkilisinin bulunması gerektiği belirtilmiş olup bu görevler aynı kişide birleşemeyeceklerdir.
Hal böyle iken belediyenin harcama birimlerinde taşınır kayıt ve taşınır kontrol görevlisinin aynı kişide birleştirildiği görülmüştür.
Kamu idaresi tarafından verilen cevapta özetle, bazı birimlerde personel eksikliğinden kaynaklı olarak görevlerin birleştirildiği, bu durumun giderilmesi için gerekli tedbirlerin alındığı belirtilmiştir.
Mevzuatta yer verilen kayıt yetkilileri ile kontrol yetkililerinin görevlerinin aynı kişi altında birleştirilmesi yetki ve sorumluluk sınırlarının belirlenmesi açısından sorunlara yol açacağı gibi taşınır yönetiminde etkin bir iç kontrol sisteminin kurulmasına da engel teşkil edecektir.
Ortak Alan Kullanım Sorumlusu Belirlenmemesi ve Dayanıklı Taşınır Listesi Düzenlenmemesi
Ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırların kontrolü ve takibinin sağlanması amacıyla belirlenmesi gereken ortak alan sorumlusunun atanmadığı ve bu alanlardaki taşınırların kayıt altına alınması için düzenlenmesi gereken dayanıklı taşınır listesinin oluşturulmadığı tespit edilmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Belge ve cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinde dayanıklı taşınırların, Taşınır Kod Listesi’nde yer alan ve oda, büro, bölüm, geçit, atölye, garaj, servis, bahçe gibi ortak kullanım alanlarına tahsis edilmesi durumunda dayanıklı taşınırlar listesi’nin düzenleneceği, taşınır teslim belgesi’nin düzenlenmeyeceği ve listenin, istekte bulunan birim yetkilisi ile varsa ortak kullanım alanı sorumlusu tarafından imzalanmayacağı hükme bağlanmıştır.
Aynı Yönetmelik’in “Dayanıklı taşınırların kullanıma verilmesi” başlıklı 23’üncü maddesinde de benzer hükme yer verilerek dayanıklı taşınırların, oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarına Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenerek verileceği belirtilmiştir.
Belediye taşınırları üzerinde yapılan incelemelerde; ortak kullanım alanı sorumlusunun belirlenmediği, dayanıklı taşınırların kullanıma verilirken ortak kullanım alanı sorumlusu veya yöneticisinin imzası alınarak teslim edilmediği ve dayanıklı taşınır listelerinin düzenlenmediği tespit edilmiştir.
Kamu idaresi tarafından verilen cevapta özetle, ortak kullanım alanlarına ilişkin taşınır sorumluluklarının belirlenmesi amacıyla komisyon kurulacağı ve sürecin sonuçlandırılması için çalışmalara başlandığı ifade edilmiştir.
Ortak kullanım alanlarında kullanılmak üzere verilen taşınırların hangi mahalde ve hangi birimin sorumluluğunda olduğunun kontrolünün sağlanması için ortak kullanım alanı sorumlusunun belirlenmesi ve dayanıklı taşınırlar listesinin düzenlenmesi sağlanmalıdır.
Dayanıklı Taşınırlara Mevzuata Uygun Olarak Sicil Numarası Verilmemesi
Belediyenin dayanıklı taşınırları üzerinde yapılan incelemelerde, dayanıklı taşınırlara sicil numarası verilmediği ve kullanıma verilen taşınırların takibinin yapılmadığı tespit edilmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Dayanıklı taşınırların numaralanması” başlıklı 36’ncı maddesinde; giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde bir sicil numarası verileceği belirtilmektedir. Aynı maddenin devamında sicil numarasının üç grup rakamdan oluşacağı, birinci grup rakamın, taşınırın Dayanıklı Taşınırlar Defterinde ayrıntılı izlenmek üzere kaydedildiği taşınır kodundan; ikinci grup rakamın, taşınırın giriş kaydedildiği yılın son iki rakamından; üçüncü grup rakamın ise taşınıra verilen giriş sıra numarasından oluşacağı belirtilmiştir.
Yapılan incelemede, dayanıklı taşınırların üzerinden mevzuatta belirtildiği şekilde herhangi bir sicil numarası verme işleminin yapılmadığı görülmüştür.
Yönetmelik’in 36’ncı maddesinin amacı; mevcut dayanıklı taşınırların takibini kolaylaştırmaktır. Sicil numarası verilmediği takdirde doğaldır ki kullanıma verilen taşınırların takibi de yapılamayacaktır.
Kamu idaresi tarafından verilen cevapta özetle, taşınırların üzerine sicil numarası işlenmemesiyle ilgili olarak harcama birimlerine uyarı yapıldığı ve uygulamanın takip edileceği belirtilmiştir.
Devam eden süreçte numara bulunmayan dayanıklı taşınırların tamamına, kontrol ve takibinde sürekliliğin sağlanması için mevzuatın öngördüğü usullere uygun sicil numarası verilmesi ve kullanıma verilen taşınırların takibinin sağlanması gerekmektedir.
Mevzuat Gereği Bulunması Gereken Defterlerin Tutulmaması
İdare tarafından mevzuat gereği tutulması gereken defterlerin tutulmadığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Defterler” başlıklı 9’uncu maddesinde, taşınır kayıt yetkililerince yapılan taşınır kayıt işlemlerinde tutulan defterlerin neler olduğu, taşınırın özelliğine göre hangi defterlerin tutulacağı sayılmıştır.
Buna göre; tüketim malzemeleri defteri Yönetmeliğe ekli taşınır kod listesinde gösterilen tüketim malzemelerinin giriş ve çıkış kayıtları için, dayanıklı taşınırlar defteri Yönetmeliğe ekli taşınır kod listesinde gösterilen dayanıklı taşınırların kayıtları için kullanılacaktır.
Yapılan incelemelerde, idare tarafından taşınırların kaydında mevzuat gereği tutulması zorunlu defterlerin kullanılmadığı görülmüştür.
Kamu idaresi tarafından verilen cevapta özetle, taşınır kayıt defterlerinin yazılım üzerinden kullanılmasıyla ilgili bilgilendirme yapıldığı ve kayıt sürecinin izleneceği ifade edilmiştir.
Bu nedenle, taşınır kayıt işlemlerinin mevzuata uygun şekilde yürütülmesi, taşınır hareketlerinin eksiksiz takip edilmesi ve kayıt düzeninin sağlanması amacıyla, ilgili defterlerin düzenli olarak tutulması ve güncellenmesi gerekmektedir.
Kullanılmayan Taşınırlar İçin Hurdaya Ayırma İşlemlerinin Yapılmaması
İdare tarafından bazı taşınırların hurdaya ayırma işlemlerinin tamamlanmadığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde hurdanın ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle alınış amaçları doğrultusunda kullanılması imkânı kalmayan ya da tamiri mümkün veya ekonomik olmayan arızalar nedeniyle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılan taşınırlar ile üretim sırasında elde edilen kırpıntı, döküntü ve artık parçalar olduğu belirtilmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde; harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının Taşınır Mal Yönetmeliği’nde belirtilen usul ve esaslara göre saydam ve erişilebilir bir şekilde tutulmasını sağlamaktan ve taşınır yönetim hesabını ilgili mercilere göndermekten sorumlu olduğu ifade edilmiştir.
Yönetmelik’in “Kullanılmaz hale gelme, yok olma veya sayım noksanı nedeniyle çıkış” başlıklı 27’nci maddesinde ise tüketim malzemelerinin özelliklerinde, ağırlıklarında veya miktarlarında meydana gelen değişmeler nedeniyle oluşan fireler, sayımda noksan çıkan taşınırlar, çalınma, kaybolma, doğal afetler gibi nedenlerle yok olan taşınırlar ya da yıpranma, kırılma veya bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale gelen taşınırlar ile canlı taşınırın ölmesi halinde “Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Varlık İşlem Fişi” düzenlenerek kayıtlardan çıkarılacağı hususları düzenlenmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Hurdaya ayırma nedeniyle çıkış” başlıklı 28’inci maddesinde, ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılması gerektiği ilgililer veya özel mevzuatı çerçevesinde oluşturulan komisyon tarafından bildirilen taşınırlar, biri işin uzmanı olmak kaydıyla harcama yetkilisinin belirleyeceği en az üç kişiden oluşan komisyon tarafından değerlendirileceği ifade edilmiştir. Aynı maddenin devamında anılan komisyonca yapılan değerlendirme sonucunda hurdaya ayrılması uygun görülmeyen taşınırlar hakkındaki gerekçeli kararın harcama yetkilisine bildirileceği, komisyonca hurdaya ayrılmasına karar verilenler için ise kayıttan düşme teklif ve onay tutanağı düzenlenerek harcama yetkilisinin onayı ile kayıtlardan çıkarılıp hurdaya ayrılacağı belirtilmiştir.
Yapılan incelemede kurum mülkiyetindeki 178 araçtan 17 tanesinin yaklaşık 20 yıldır gayrifaal olarak hizmet dışı bırakılmış olduğu, fakat bahsi geçen 17 taşıtın hurdaya ayırma işlemlerinin yapılmadığı, böylece her biri birer kamu kaynağı olan bahse konu taşınırların hurda ambarına gönderilmemesi sonucu değer kaybına uğradığı tespit edilmiştir.
Kamu idaresi tarafından verilen cevapta özetle, hurda taşınır işlemlerine ilişkin yaşanan sorunların çözümü için çalışmaların başlatıldığı ve sürecin koordineli şekilde yürütüleceği belirtilmiştir.
Bu itibarla, yukarıda belirtilen mevzuat hükümleri değerlendirildiğinde, ekonomik ömrünü tamamladığı düşünülen taşınırlar için kurulacak komisyon tarafından değerlendirme yapılarak; hurdaya ayrılması uygun görülmeyen ve tamir ve bakım yapılarak faal hale gelebilecekleri değerlendirilen taşınırların aktif hale getirilmesi, hurdaya ayrılmasına karar verilenlerin harcama yetkilisinin onayı ile hurdaya ayırma işlemlerinin yapılması gerekmektedir.