|
ÖZET: 2024 yılı Sayıştay Denetim Raporları, Büyükşehir İlçe Belediyesi’nin taşınır işlemlerinin mevzuata uygun şekilde yürütülmediğini ortaya koymaktadır. Taşınır Mal Yönetmeliği ve Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’ne aykırı uygulamalar tespit edilmiştir. Özellikle, tesis kapsamındaki taşınırların sanal ambarda izlenmemesi, taşınır kontrol ve kayıt yetkilisi görevlerinin aynı kişide birleşmesi gibi sorunlar dikkat çekmektedir. Ayrıca, ortak alanlarda dayanıklı taşınırların kontrolü için sorumlu belirlenmemesi ve dayanıklı taşınır listelerinin düzenlenmemesi gibi eksiklikler de bulunmaktadır.
Belediyede taşınır işlemleriyle ilgili olarak taşınır konsolide görevlisinin bulunmaması, taşınır mal yönetim hesabının oluşturulmaması ve yıl sonu sayımının yapılmaması gibi durumlar, taşınırların etkili ve hukuka uygun kullanımını engellemektedir. Taşınır Mal Yönetmeliği’nde belirtilen usullere uygun olarak taşınırların kayıt altına alınması ve izlenmesi gerekmektedir. Ayrıca, hurda niteliğindeki varlıkların usulüne uygun şekilde hurdaya ayrılmaması, bu varlıkların ekonomik değerinin kaybedilmesine yol açmaktadır. Sonuç olarak, taşınır işlemlerinin sağlıklı bir şekilde yürütülmesi için mevzuata uygun uygulamaların hayata geçirilmesi, hurda varlıkların düzenli olarak değerlendirilmesi ve taşınırların sicil numaralarının belirlenmesi büyük önem taşımaktadır. Bu eksikliklerin giderilmesi, taşınırların yönetiminde daha şeffaf ve etkili bir sistemin kurulmasına katkı sağlayacaktır. |
BULGU: Taşınır İşlemlerinin Mevzuata Uygun Olarak Yapılmaması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir İlçe Belediyesi
Belediyeye ait taşınırlar için yapılan işlemlerde Taşınır Mal Yönetmeliği ve Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’ne aykırı uygulamaların bulunduğu görülmüştür.
A. Tesis Kapsamında Yer Alan Taşınırların Sanal Ambarda İzlenmemesi
Kurum hesaplarında yer alan ve tesis kapsamında değerlendirilen güvenlik sistemlerinin, personel kart okuyucularının, ses ve görüntü kaydı yapan cihazların izlenmesi için bir sanal ambar bulunmadığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinin (j) bendinde; tesis kapsamındaki taşınırların yalnızca elektronik ortamda takip edilebilmesi amacıyla oluşturulan ambar denilerek sanal ambarın tanımı yapılmıştır. Aynı maddenin (u) bendinde; bir makine veya cihazın ürettiği enerjiyi, sesi, görüntüyü ve benzerini ileten, dağıtan veya bir makine veya cihazın gördüğü işi uzağa taşıyan ya da uzaktaki verileri toplayan, kaydeden, makine veya cihazlar arasındaki düzeni sağlayan, birbiriyle entegre makine ve cihazlardan oluşan, gerektiğinde başka yere taşınabilen ve kullanılamaz hâle gelene kadar sanal ambar kayıtlarında takip edilen sistemler denilerek tesis kapsamına giren taşınırların tanımı yapılmıştır.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin ilgili maddeleri ile “Tesis” kapsamına giren taşınırların yalnızca elektronik ortamda takip edilmesi amacıyla sanal ambar oluşturulması ve kapsama giren taşınırların sanal ambarda izlenmesi gerektiği belirtilmiştir.
Kurum tarafından, 9.303.772,69 TL değerindeki kameralı güvenlik sistemlerinin, ses görüntü iletim araçlarının, personel kart okuyucularının, uzaktaki verileri toplayıp kaydeden makinelerinin ve tesis kapsamında değerlendirilen diğer taşınırların elektronik ortamda izlenebilmesi amacıyla sanal ambar oluşturulmalıdır.
B. Taşınır Kontrol Yetkilisi İle Taşınır Kayıt Yetkilisi Görevinin Aynı Kişide Birleşmesi
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6’ncı maddesinde; taşınır kayıt yetkililerinin harcama yetkililerince, memuriyet veya çalışma unvanına bağlı kalmaksızın, taşınır kayıt ve işlemlerini bu Yönetmelik’te belirtilen usule uygun şekilde yapabilecek bilgi ve niteliklere sahip personel arasından görevlendirileceği, kamu idarelerince ihtiyaç duyulması halinde birden fazla harcama biriminin taşınır kayıtları harcama birimleri itibarıyla ayrı ayrı tutulmak kaydıyla, bir taşınır kayıt yetkilisi tarafından yürütülebileceği belirtilmektedir.
Aynı maddenin devamında, taşınır kontrol yetkililerinin harcama yetkililerince, taşınır kayıt yetkilisinin yapmış olduğu kayıt ve işlemleri kontrol etmek üzere yardımcılarından veya bunların bir alt kademesindeki yöneticileri arasından görevlendirileceği, personel yetersizliği nedeniyle taşınır kontrol yetkilisi görevlendirilemeyen harcama birimlerinde ise bu görevin harcama yetkilisi tarafından yerine getirileceği, taşınır kontrol yetkilisi ile taşınır kayıt yetkilisi görevinin aynı kişide birleşemeyeceği ifade edilmiştir.
Yapılan incelemede; Belediye bünyesinde taşınır kayıt yetkilisi ve taşınır kontrol yetkilisi görevinin aynı kişide birleştiği görülmüştür.
Taşınır kontrol yetkilisi ile taşınır kayıt yetkilisi görevlendirmesinin mevzuatına uygun yapılması gerekmektedir.
Ortak Alan Kullanım Sorumlusunun Belirlenmemesi ve Dayanıklı Taşınır Listesinin Düzenlenmemesi
Büro, oda, garaj gibi ortak kullanım alanlarında yer alan taşınırların kontrolünün ve takibinin sağlanması amacıyla belirlenmesi gereken ortak alan sorumlusu ile söz konusu alanlarda yer alan taşınırların kaydedilmesi gereken dayanıklı taşınırlar listesinin düzenlenmediği tespit edilmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Belge ve cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinin 1’inci fıkrasının (ç) bendinde; “Dayanıklı Taşınırlar Listesi: Taşınır Kod Listesinde gösterilen taşınırlardan oda, büro, bölüm, geçit, atölye, garaj, servis, bahçe gibi ortak kullanım alanlarına tahsis edilenler için Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenir. Bunlar için Taşınır Teslim Belgesi düzenlenmez. Dayanıklı Taşınırlar Listesi, istek yapan birim yetkilisi ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusu tarafından imzalanır.” denilerek, ortak kullanım alanında yararlanılan taşınırlar için Taşınır Mal Yönetmeliği’nde belirtilen Dayanıklı Taşınırlar Listesi’nin düzenleneceği belirtilmiştir.
Aynı Yönetmelik’in “Dayanıklı taşınırların kullanıma verilmesi” başlıklı 23’üncü maddesinde ise; dayanıklı taşınırların, oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj, bahçe ve servis gibi ortak kullanım alanlarına Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenerek verileceği belirtilmiştir.
Belediyede yapılan incelemelerde, ortak kullanım alanı sorumlusu belirlenmediği görülmüş ve Yönetmelik’in 10’uncu ve 23’üncü maddelerinde örneklendirilen alanlarda ve personelin özel kullanımında olmayan dayanıklı taşınırların hangi mahalde ve hangi birimin sorumluluğunda olduğunun kontrolü açısından önemli olan Dayanıklı Taşınırlar Listesi’nin düzenlenmediği tespit edilmiştir.
Taşınır İşlemleriyle İlgili Olarak Taşınır Konsolide Görevlisinin Bulunmaması
Belediyede taşınır işlemleriyle ilgili olarak Taşınır Konsolide Görevlisinin bulunmadığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesine göre;
“ö) Taşınır kayıt yetkilisi: Taşınırları teslim alan, sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza eden, kullanıcılarına ve kullanım yerlerine teslim eden, bu Yönetmelikte belirtilen usul ve esaslara göre kayıtları tutan, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenleyen ve bu hususlarda hesap verme sorumluluğu çerçevesinde taşınır kontrol yetkilisi ve harcama yetkilisine karşı sorumlu olan görevlileri,
s) Taşınır konsolide görevlisi: Taşınır kayıt yetkililerinden aldığı harcama birimi taşınır hesaplarını konsolide ederek taşınır hesap cetvellerini hazırlamak ve biriminin bir üst teşkilattaki taşınır konsolide görevlisine vermekle sorumlu olan görevlileri,
ş) Taşınır kontrol yetkilisi: Taşınır kayıt yetkilisinin hazırlamış olduğu taşınır mal yönetim hesabına ilişkin belge ve cetvellerin mevzuata ve mali tablolara uygunluğunu kontrol eden, Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetvelini imzalayan ve bu konularda harcama yetkilisine karşı sorumlu olan görevlileri,” ifade etmektedir.
Belediye bünyesinde taşınır iş ve işlemleri ile ilgili olarak harcama birimlerinin taşınır hesaplarını konsolide eden ve taşınır hesap cetvellerini hazırlayan taşınır konsolide görevlisi bulunmamaktadır.
Bu durum; taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak kullanılmasına, kontrolüne ve kayıtların Taşınır Mal Yönetmeliği’nde belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasına mani olmaktadır. Belirtilen mevzuat hükümlerine istinaden taşınır konsolide görevlisinin belirlenmesi gerekmektedir.
Taşınır Mal Yönetim Hesabının Oluşturulmaması
Belediye tarafından taşınır mal yönetim hesabının oluşturulmadığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır Mal Yönetim Hesabı” başlıklı 34’üncü maddesinin birinci fıkrasında; 5018 sayılı Kanunun kaynakların kullanılması ve yönetilmesi konusunda harcama birimi ve harcama yetkililerine yüklediği sorumluluğun gereği olarak taşınır kayıt ve işlemlerinin usulüne uygun yapılıp yapılmadığının harcama yetkilisi tarafından kontrol ve denetimine esas olmak üzere taşınır kayıt yetkilisi tarafından harcama birimleri itibarıyla hazırlanacağı ve taşınır kontrol yetkilisince kayıt ve belgeler ile mali tablolara uygunluğu kontrol edilerek imzalanacağı, Taşınır mal yönetim hesabında; önceki yıldan devredilen, yılı içinde giren, çıkan ve ertesi yıla devredilen taşınırlar ile yıl sonu sayımında bulunan fazla ve noksanların gösterileceği hüküm altına alınmıştır.
Aynı maddenin ikinci fıkrasında ise; taşınır mal yönetim hesabının, Yıl sonu sayımına ilişkin Sayım Tutanağı, Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli, Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetveli; müze ve kütüphane olarak faaliyet gösteren harcama birimlerinde Müze/Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli, Yıl sonu itibarıyla en son düzenlenen Varlık İşlem Fişinin sıra numarasını gösterir tutanak cetvellerinden oluştuğu belirtilmiştir.
Yapılan incelemede, Yönetmelik hükümlerine aykırı bir şekilde, taşınır mal yönetim hesabının oluşturulmadığı ve hesapta yer alan cetvellerin ve ilgili defterlerin hazırlanmadığı tespit edilmiştir.
Yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerine göre, taşınır mal yönetim hesabı ile hesapta yer alan cetvellerin Yönetmelik’e uygun şekilde hazırlanması gerekmektedir.
Sayım Kurulunun Oluşturulmayarak Yıl Sonu Sayımının Yapılmaması ve Taşınır Sayım ve Döküm Cetvelinin Hazırlanmaması
Belediye bünyesinde taşınırların sayımı için bir kurulun oluşturulmadığı, yıl sonu sayımın yapılmadığı ve dolaysıyla Taşınır Sayım ve Döküm Cetvelinin hazırlanmadığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32’nci maddesinde; kamu idarelerine ait taşınırların sayımın ne zaman ve ne şekilde yapılacağı ile düzenlenecek belgeler belirtilmiştir.
Taşınır hesaplarına ilişkin yılsonu işlemleri üzerinde yapılan incelemelerde, taşınır kayıt yetkilisinin de arasında olacağı sayım kurulunun oluşturulmadığı, yılsonu sayım işlemlerinin yapılmayarak taşınırların fiili ve kayıtlı durumlarına ilişkin mutabakatın sağlanmadığı ve Taşınır Sayım ve Döküm Cetvelinin hazırlanmadığı tespit edilmiştir.
Harcama Birimleri Arası Taşınır Devir İşlemlerinde Varlık İşlem Fişi Düzenlenmemesi
Belediyenin birimler arası taşınır devir işlemlerinde taşınır işlem fişlerinin düzenlenmediği görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Belge ve cetveller” başlıklı 10-(1)/a ve “Devir alınan taşınırların girişi” başlıklı 19-(2) maddelerinde, farklı harcama birimleri arası devirlerde (Taşınır) Varlık İşlem Fişlerinin düzenleneceği ve muhasebe birimine gönderileceği belirtilmiştir.
Belediyenin birimleri arasında gerçekleşen taşınır devirlerinde Yönetmelik’e uygun olarak Varlık İşlem Fişi düzenlenmemiştir.
Bu itibarla, İdarenin birimleri arasındaki taşınır devir işlemlerinin anılan mevzuat hükümlerine uygun olması için, yapılacak tüm taşınır devir işlemlerinde mevzuatın ön gördüğü şekilde Varlık İşlem Fişlerinin hem giriş hem de çıkış birimi tarafından düzenlenerek, ilgili Taşınır Kayıt Yetkililerince imzalandıktan sonra muhasebe birimine gönderilmesi gerekmektedir.
Hurda Niteliğindeki Varlıklara İlgili Yönetmelik Hükümlerinin Uygulanmaması
Kamu İdaresine ait kullanılma olanağı kalmamış maddi duran varlıkların hurdaya ayrılma işlemlerinin yapılmadığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde; ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle alınış amaçları doğrultusunda kullanılması imkânı kalmayan ya da tamiri mümkün veya ekonomik olmayan arızalar nedeniyle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılan taşınırlar ile üretim sırasında elde edilen kırpıntı, döküntü ve artık parçaların hurda olarak ifade edileceği belirtilmiştir.
Aynı Yönetmelik’in “Kayıt Zamanı, Kayıt Değeri ve Değer Tespit Komisyonu” başlıklı 13’üncü maddesinde; taşınırların çeşitli nedenlerle kullanılamaz hale geldiğinde, hurdaya ayrıldığında veya kaybolma, çalınma, canlı taşınırın ölümü gibi yok olma hallerinde kayıtlardan çıkış işlemine tabi tutulacağı ifade edilmiş olup aynı Yönetmelik’in “Hurdaya Ayırma Nedeniyle Çıkış” başlıklı 28’inci maddesinde hurdaya ayırma işleminin nasıl yürütüleceği açıklanmıştır. İlgili maddede ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılması gerektiği ilgililer veya özel mevzuatı çerçevesinde oluşturulan komisyon tarafından bildirilen taşınırların, biri işin uzmanı olmak kaydıyla harcama yetkilisinin belirleyeceği en az üç kişiden oluşan komisyon tarafından değerlendirileceği, komisyonda hurdaya ayrılmasına karar verilen taşınırlar için Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı düzenleneceği hüküm altına alınmıştır.
Hurdaya ayrılan bu taşınırların ise, 3284 sayılı Bazı Maden Hurdalarının Dışarı Çıkarılmasının Yasak Edilmesi ve Satın Alınması Hakkında Kanun hükümleri, 7/2156 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ve Başbakanlığın 2001/15 sayılı Genelgesi’ne göre hurdaların ihtiyaç fazlasını satış yoluyla Makine Kimya Enstitüsü Kurumu Hurda İşletmesi Müdürlüğüne devredilmesi öngörülmüştür.
Diğer yandan, Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabına ilişkin “Hesabın Niteliği” başlıklı 224’üncü maddesinde; bu hesabın çeşitli nedenlerle kullanılma olanaklarını yitiren maddi duran varlıkların izlenmesi için kullanılacağı belirtilmiştir.
Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri uyarınca teknik ve fiziki nedenlerle hizmet dışı bırakılan taşınırların, Taşınır Mal Yönetmeliği’nde belirtilen usuller ile hurdaya ayrılması, hurdaya ayrılan bu varlıkların ilgili varlık hesabından çıkarılarak 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabında izlenmesi ve satılarak ekonomik değer elde edilmesi gerekmektedir. Söz konusu satış işlemi ise varlık değerinin 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabına alacak kaydedilmesi suretiyle muhasebeleştirilmelidir.
Yapılan incelemede ise İdarenin kullanılmaz durumda taşınırlarını hurdaya ayrılma işlemlerini yukarıdaki mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği görülmüştür.
Sonuç olarak, taşınır işlemlerinin sağlıklı şekilde yürütülmesi için hurda niteliğine haiz varlıkların usulüne uygun olarak hurdaya ayrılma işlemlerinin gerçekleştirilmesi, hurdaya ayrılanların satışının düzenli olarak yapılması, hurdaya ayırma ve satış işlemlerinin ise fiili durumu yansıtacak şekilde muhasebeleştirilmesi gerekmektedir.
Dayanıklı Taşınırlar Üzerinde Taşınır Sicil Numaralarının Yer Almaması
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 36’ncı maddesinde; giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verileceği ve bu numaranın yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtileceği ifade edilmiştir.
Aynı maddenin devamında; “(2) Sicil numarası üç grup rakamdan oluşur. Birinci grup rakam, taşınırın Dayanıklı Taşınırlar Defterinde ayrıntılı izlenmek üzere kaydedildiği taşınır kodundan; ikinci grup rakam, taşınırın giriş kaydedildiği yılın son iki rakamından; üçüncü grup rakam ise taşınıra verilen giriş sıra numarasından oluşur.” denilmektedir.
İdarenin taşınır işlemlerinin incelenmesi neticesinde; dayanıklı taşınırlara Yönetmelik’te belirtilen şekilde sicil numaralarının verilmediği tespit edilmiştir.
Bu itibarla; dayanıklı taşınırlar defterinde kayıtlı olan ve harcama birimi taşınır yönetim hesabında yer alan bütün dayanıklı taşınırların sicil numaralarının, taşınırların üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilmesi gerektiği değerlendirilmektedir.
Kamu idaresince, bulguda tespit edilen hususlara ilişkin olarak gerekli çalışmaların başlatıldığı belirtilmiştir.
Sonuç olarak konu edilen taşınır işlemlerine yönelik eksiklikler taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesi, kullanılması ve kontrolünde zafiyetlere neden olacağı gibi taşınırların yılsonu mali tablolarında gerçeğe uygun, tam ve doğru gösterildiği yönünde de güvence oluşturmamaktadır.