|
ÖZET: 2024 yılı Sayıştay Denetim Raporları, İl Belediyesi’nin taşınır işlemlerinde mevzuata aykırılıklar tespit etmiştir. Kamu İdaresi’nin taşınır kayıtları ile fiili durumları arasında önemli farklılıklar bulunmaktadır. Taşınır Mal Yönetmeliği’ne göre, tüm taşınırların kaydedilmesi ve bu kayıtların belgeye dayanması gerekmektedir. Ancak yapılan incelemelerde, bazı taşınırların kayıtlarda mevcut olduğu ancak fiilen bulunmadığı, bazı taşınırların ise kayıtlarda yer almadığı belirlenmiştir. Bu durum, harcama birimleri arasında sağlıklı veri üretimini engellemektedir. Kamu İdaresi, bu uyumsuzlukların giderilmesi için gerekli adımları atacağını ifade etmiştir.
Ortak kullanım alanlarındaki taşınırların kontrolü için sorumlu belirlenmemesi ve dayanıklı taşınır listesinin düzenlenmemesi gibi eksiklikler de dikkat çekmektedir. Taşınır Mal Yönetmeliği, bu alanların düzenlenmesi için gerekli adımları belirlemekte, ancak mevcut uygulamalarda bu kurallara uyulmadığı görülmektedir. Ayrıca, tüketim malzemelerinin kayıtlardan çıkış işlemlerinin mevzuata uygun olarak yapılmadığı ve dayanıklı taşınırların numaralandırılmasında eksiklikler olduğu tespit edilmiştir. Kamu İdaresi, bu konularda gereken önlemleri alacağını belirtmiştir. Son olarak, taşınır teslim ve istek belgelerinin düzenlenmesinde de eksiklikler bulunmaktadır. Taşınır Mal Yönetmeliği, bu belgelerin düzenlenmesini zorunlu kılmakta, ancak bazı harcama birimlerinde bu belgelerin eksik olduğu gözlemlenmiştir. Kamu İdaresi, bu belgelerin düzenlenmesindeki eksikliklerin giderileceğini taahhüt etmiştir. |
BULGU: Taşınır İşlemlerinin Mevzuata Uygun Olarak Yapılmaması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – İl Belediyesi
Kamu İdaresine ait taşınırlar için yapılan işlemlerde mevzuata aykırı uygulamaların bulunduğu görülmüştür.
A. Taşınırların Kaydi Durumu ile Fiili Durumu Arasında Farklılıkların Bulunması
Kamu İdaresinin taşınır kayıtlarının fiili durumu yansıtmadığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınırların Kaydı” başlıklı 12’nci maddesinin birinci fıkrasında; kamu idarelerince bütün taşınırların ve bunlara ilişkin işlemlerin kayıt altına alınması gerektiği; kayıtların ise, harcama birimleri itibarıyla yönetim hesabı verilmesine esas olacak şekilde tutulacağı ve her bir kaydın belgeye dayanması gerektiği belirtilerek, 2’nci fıkrasında önceki yıldan devren gelen taşınırlar ile içinde bulunulan yılda herhangi bir şekilde edinilen veya elden çıkarılan taşınırların; taşınırlardaki kayıp, fire, yıpranma ve benzeri nedenlerle meydana gelen azalmaların; sayım sonucunda ortaya çıkan fazlaların, miktar ve değer olarak kayıtlara alınarak takip edileceği belirtilmiştir.
Aynı Yönetmelik’in “Kayıt Zamanı, Kayıt Değeri ve Değer Tespit Komisyonu” başlıklı 13’üncü maddesinde; taşınırların, edinme şekline bakılmaksızın kamu idaresince kullanılmak üzere teslim alındığında giriş; tüketime verildiğinde, satıldığında, başka harcama birimlerine devredildiğinde, bağışlandığında veya yardım yapıldığında, çeşitli nedenlerle kullanılamaz hale geldiğinde, hurdaya ayrıldığında veya kaybolma, çalınma, canlı taşınırın ölümü gibi yok olma hallerinde çıkış kaydedileceği ve giriş çıkış kayıtlarının taşınır işlem fişine dayanılarak yapılacağı ifade edilmiştir.
Bu hükümler çerçevesinde İdarenin tüm taşınırlarının taşınır sistemine kaydedilmesi gerektiği ve bu kayıtların zamanı ile bedellerine yönelik düzenlemeler ilgili maddelerde detaylı olarak açıklanmıştır.
Yapılan incelemede hem dayanıklı taşınırlar hem de tüketim malzemeleri bakımından müdürlüklerde fiiliyatta olup kayıtlarda yer almayan ve kayıtlarda olup fiiliyatta olmayan taşınırların bulunduğu görülmüştür.
Harcama birimi bazında yapılan incelemede, harcama birimlerinin kullanımında olan bazı taşınırların fiilen mevcut olduğu ve taşınır kayıtlarında da yer aldığı ancak kayıtların kullanımında olan harcama biriminin değil başka bir harcama biriminin kayıtlarında göründüğü bu nedenle harcama birimi bazında taşınır kayıtlarının sağlıklı ve doğru veri üretmediği tespit edilmiştir.
Kamu İdaresi cevabında fiili ve kaydi durum arasındaki uyumsuzluğun giderilmesi için gerekli çalışmaların yapılacağı belirtilmiştir.
Kamu İdaresi tarafından kamu kaynaklarının hesap ve kayıt düzeninde saydamlık, hesap verilebilirlik ve işlemlerinin kayıt dışında kalmasının önlenmesi ile faaliyetlerinin gerçek mahiyetlerine uygun olarak güvenilir bir biçimde muhasebeleştirilmesi ilkeleri doğrultusunda mevzuata göre fiili ve kaydi durum arasındaki uyumsuzlukların giderilmesi gerekmektedir.
B. Ortak Alan Kullanım Sorumlusunun Belirlenmemesi ve Dayanıklı Taşınır Listesinin Düzenlenmemesi
Kamu İdaresi tarafından büro, oda, atölye gibi ortak kullanım alanlarında yer alan taşınırların kontrolünün ve takibinin sağlanması amacıyla belirlenmesi gereken ortak alan sorumlusu ile söz konusu alanlarda yer alan taşınırların kaydedilmesi gereken dayanıklı taşınırlar listesinin düzenlenmediği görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Belge ve cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinin 1’inci fıkrasının (ç) bendinde; Taşınır Kod Listesinde gösterilen taşınırlardan oda, büro, bölüm, geçit, atölye, garaj, servis, bahçe gibi ortak kullanım alanlarına tahsis edilenler için Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenleneceği ve bu listenin istek yapan birim yetkilisi veya ortak kullanım sorumlusu tarafından imzalanacağı hüküm altına alınmıştır.
Aynı Yönetmelik’in “Dayanıklı taşınırların kullanıma verilmesi” başlıklı 23’üncü maddesinde ise; dayanıklı taşınırların, oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarına Dayanıklı Taşınırlar Listesinin düzenlenerek verileceği belirtilmiştir.
Yapılan incelemede, ortak kullanım alanı sorumlularının belirlenmediği ve Yönetmelik’de belirtilen alanlarda yer alan ve personelin özel kullanımında olmayan taşınırlar için Dayanıklı Taşınırlar Listesinin düzenlenmediği tespit edilmiştir.
Kamu İdaresi cevabında ortak kullanım alanı sorumlusunun belirlenmesi ve personelin özel kullanımında olmayan alanlara ait Dayanıklı Taşınır Listesinin düzenlenmesi için gerekli çalışmaların yapılacağı belirtilmiştir.
Kamu İdaresi tarafından ortak kullanım alanı sorumlusu belirlenerek bu alanlara ait Dayanıklı Taşınırlar Listesinin düzenlenmesi gerekmektedir.
İlk Madde ve Malzemeler Hesabına Kaydedilen Tüketim Malzemelerinin Tüketilmediği Halde Giderleştirilmesi
Kamu İdaresinin 2024 yılı muhasebe kayıtlarında 150 İlk Madde ve Malzemeler Hesabına kaydedilen tüketim malzemelerinin tüketilmediği halde 630 giderler hesabı kullanılarak giderleştirildiği görülmüştür.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 116’ncı maddesinde 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabının işleyişi ve kayıtların nasıl yapılması gerektiği ayrıntılı biçimde düzenlenmiştir. Buna göre; satın alınan veya üretilen ilk madde ve malzemeler bir taraftan maliyet bedelleri ile bu hesaba borç, 103-Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı veya ilgili diğer hesaplara alacak kaydedilir. Ayrıca tüketilmek amacıyla kamu idaresinin ilgili birimlerine verilen veya kullanılan ilk madde ve malzemeler bu hesaba alacak, 630- Giderler hesabına borç kaydedilir.
Diğer taraftan Taşınır Mal Yönetmeliğinin ilgili maddelerinde çıkışların tüketim, bağış, satış, devir yöntemleriyle yapılması gerektiği belirtilmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliğinin “Taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi” başlıklı 30’uncu maddesinde; kamu idarelerinde aylık dönemler itibarıyla tüketim malzemelerinin Taşınır II. Düzey Detay Kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesi, ilgili dönemi takip eden dönemde, son dönem listesi ise en geç yılın son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderileceği ifade edilmiştir.
Yukarıdaki mevzuat hükümlerine göre, giriş kaydı yapılan mal ve malzemelerin muhasebe kayıtlarından hangi hallerde çıkarılacağı ayrıntılı olarak belirtilmiştir. Genel itibariyle tüketilmek amacıyla ilgili birimlere gönderilen ya da kırılma bozulma vb. suretiyle tüketilemeyecek duruma gelen ya da hurdaya ayrılan ilk madde ve malzemeler kayıtlardan çıkarılmaktadır. Ancak ilgili maddede bahsedilen hususlar gerçekleşmeden hesaplardan çıkış yapılması veya bu hususlar gerçekleşmesine rağmen çıkış yapılmaması kurumun ambarında bulunan stoklar ile muhasebe kayıtları arasında uyumsuzluk olmasına neden olmaktadır. Bu durum kurum için risk oluşturmakta aynı zamanda da mali tabloların hatalı olmasına sebep olmaktadır.
Yapılan incelemede, idarenin depolarında mevcut olan bazı mal ve malzemelerin, kullanıma verilip verilmediğine bakılmaksızın kayıtlardan çıkartıldığı tespit edilmiştir.
Kamu İdaresi cevabında tüketim malzemesi olarak kaydedilen malzemelerin mevzuata uygun olarak çıkış işlemlerinin yapılması hususunda gerekli hassasiyetin gösterileceği belirtilmiştir.
Kamu İdaresi tarafından tüketim malzemesi olarak kayıtlara giren mal ve malzemelerin mevzuata uygun olarak çıkış işlemlerinin yapılması gerekmektedir.
Dayanıklı Taşınırların Yönetmelik Hükümlerine Uygun Bir Şekilde Numaralandırılmaması
Kamu İdaresinin bazı birimlerinde yapılan fiili denetimler sonucunda, dayanıklı taşınırların büyük bir kısmının mevzuata uygun olarak numaralandırılmadığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Dayanıklı taşınırların numaralanması” başlıklı 36’ncı maddesinde; giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verileceği, bu numara yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde olacağı belirtilmiştir.
Yapılan incelemede, taşınırlar üzerinde bahsi geçen sicil numarasını belirten herhangi bir kalıcı etiket veya damganın bulunmadığı tespit edilmiştir.
Kamu İdaresi cevabında dayanıklı taşınırlara mevzuat hükümleri uyarınca sicil numarası verilmesi hususunda gerekli hassasiyetin gösterileceği ifade edilmiştir.
Kamu İdaresi tarafından dayanıklı taşınırlara mevzuat hükümlerine göre sicil numarası verilmesi ve taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde bu numaraların etiket veya damgalamasının yapılması gerekmektedir.
Ekonomik Ömrünü Tamamlamış Taşınırların Hurdaya Ayrılma İşleminin Yapılmaması
Kamu İdaresi tarafından çeşitli nedenlerle kullanılma olanaklarını yitiren maddi duran varlıklarının hurdaya ayrılma işleminin yapılmadığı ve hurda niteliğindeki varlıklara ilişkin yönetmelik hükümlerinin uygulanmadığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Belge ve cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinde taşınırın yıpranma, kırılma veya bozulma ya da teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmaz hale gelmesi nedeniyle hurdaya ayrılmak üzere kayıtlardan çıkarılmasını sağlamak amacıyla “Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı”nın düzenleneceği ifade edilmiş, söz konusu tutanağın harcama yetkilisi tarafından görevlendirilecek en az üç kişiden oluşan komisyonca imzalanıp harcama yetkilisi tarafından onaylandıktan sonra bir nüshasının, çıkış kaydına esas olmak üzere düzenlenen Taşınır İşlem Fişine, ikinci nüshasının ise muhasebe birimine gönderilecek Taşınır İşlem Fişine ekleneceği belirtilmiştir.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 224’üncü ve 225’inci maddelerinde kullanılma olanaklarını yitiren maddi duran varlıkların kayıtlı değerleri üzerinden 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabına borç, ilgili duran varlık hesabına alacak; ayrılmış olan amortisman tutarının 299 Birikmiş Amortismanlar Hesabına alacak, 257 Birikmiş Amortismanlar Hesabına borç kaydedileceği hüküm altına alınmıştır.
Yapılan incelemede, İdarede çeşitli birimlerde hurda niteliğindeki taşınırların hurdaya ayrılma işlemlerinin yapılmadığı örneğin Ulaşım Hizmetleri Müdürlüğü’nde 45 adet hurdaya ayrılması gereken araç olduğu tespit edilmiştir.
Kamu İdaresi cevabında ekonomik ömrünü tamamlamış taşınırların hurdaya ayrılma işlemlerinin yapılması hususunda gerekli hassasiyetin gösterileceği ifade edilmiştir.
Kamu İdaresi tarafından kullanılma olanaklarını yitiren maddi duran varlıklara ilişkin kamu kaynaklarının etkin ve verimli kullanılmasını aynı zamanda mali tabloların gerçeğe uygun ve güvenilir veri içermesini teminen mevzuatta belirtilen nitelikleri haiz taşınırların hurdaya ayrılması gerekmektedir.
Taşınır Konsolide Görevlisinin Belirlenmemesi
Kamu İdaresi tarafından Taşınır Konsolide Görevlisinin belirlenmediği ve dolayısıyla İdare Taşınır Mal Yönetimi Ayrıntılı Hesap Cetveli ile İdare Taşınır Mal Yönetim Hesabı İcmal Cetvelinin hazırlanamadığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin Taşınır konsolide görevlileri” başlıklı 7’nci maddesinde Kamu idaresinin taşınır hesaplarını birleştirmek ve üst yönetici adına İdare Taşınır Mal Yönetimi Ayrıntılı Hesap Cetveli ile İdare Taşınır Mal Yönetim Hesabı İcmal Cetvelini hazırlamak üzere merkezde mali hizmetler birimi yöneticisine bağlı konsolide görevlisi belirleneceği hükmü yer almaktadır.
Yapılan incelemede, İdarede mevzuatın öngördüğü cetvelleri üst yönetici adına hazırlamak üzere mali hizmetler birimi yöneticisine bağlı bir Taşınır Konsolide Görevlisinin belirlenmediği tespit edilmiştir.
Kamu İdaresi cevabında Taşınır Konsolide Görevlisi belirlenmesi için gerekli çalışmaların yapılacağı belirtilmiştir.
Kamu İdaresi tarafından Taşınır Mal Yönetmeliği hükümleri uyarınca üst yönetici adına İdare Taşınır Mal Yönetimi Ayrıntılı Hesap Cetveli ile İdare Taşınır Mal Yönetim Hesabı İcmal Cetvelini hazırlamak üzere mali hizmetler birimi yöneticisine bağlı konsolide görevlisinin belirlenmesi gerekmektedir.
Taşınır İşlemlerinde Taşınır Teslim Belgesi ile Taşınır İstek Belgesinin Düzenlenmesinde Eksiklikler Olması
Kamu İdaresi tarafından taşınırlara ilişkin Taşınır Teslim Belgesi ile Taşınır İstek Belgesinin düzenlenmesi işlemlerinde eksiklikler bulunduğu görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde; harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının Taşınır Mal Yönetmeliği’nde belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan sorumlu olduğu, ayrıca taşınır mal yönetim hesabının hazırlanması sorumluluğunu taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri aracılığı ile yerine getireceği ifade edilmiştir. Yönetmelik’in “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6’ncı maddesinde de taşınır kayıt yetkilileri ile kontrol yetkililerinin görev ve sorumlulukları ayrıntılı şekilde izah edilmiştir.
Yukarıda belirtildiği üzere; harcama yetkilileri, taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri taşınır işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve yürütülmesinden sorumludurlar.
Yönetmelik’in 10’uncu maddesinde ise, taşınır işlemlerinde işlemin türüne göre Taşınır İstek Belgesi ve Taşınır Teslim Belgesinin düzenlenmesi gerektiği açıkça izah edilmiştir.
Yapılan incelemede, harcama birimleri arasında Taşınır Teslim Belgesi ve Taşınır İstek Belgesi düzenlemeyen birimlerin olduğu tespit edilmiştir.
Kamu İdaresi cevabında Taşınır Teslim Belgesinin ve Taşınır İstek Belgesinin düzenlendiği ve konuya yönelik gerekli hassasiyetin gösterileceği belirtilmiş olsa da cevap eklerinde söz konusu belge örneklerine ulaşılamamıştır.
Kamu İdaresi tarafından Taşınır Teslim Belgesi ve Taşınır İstek Belgelerinin düzenlenmesindeki eksikliklerin giderilmesi gerekmektedir.