|
ÖZET: 2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları, Büyükşehir İlçe Belediyesi’nin taşınır işlemlerinde mevzuata uygunluk göstermediğini ortaya koymaktadır. Denetim sonuçlarına göre, belediyenin taşınır mallarının kayıt ve yönetim süreçlerinde ciddi hatalar tespit edilmiştir. Özellikle, satın alınan veya depolanan ilk madde ve malzemelerin doğrudan giderleştirilmesi, ilgili muhasebe hesaplarına kaydedilmeden işlem yapılması gibi uygulamalar dikkat çekmektedir. Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’ne göre, bu tür malzemelerin doğru bir şekilde kaydedilmesi ve takip edilmesi zorunludur.
Ayrıca, belediyenin ilk madde ve malzeme hesabını kullanmaması ve yıl sonu envanter sayımlarını gerçekleştirmemesi, taşınırların fiili durumunun muhasebe kayıtlarıyla uyumlu hale getirilmesini engellemektedir. Taşınır Mal Yönetmeliği’nde belirtilen düzenlemelere göre, taşınırların düzenli bir şekilde kaydedilmesi ve sayım işlemlerinin yapılması gerekmektedir. Bunun yanı sıra, tesis kapsamındaki taşınırların sanal ortamda izlenmesi için gerekli sanal ambarların oluşturulmadığı da tespit edilmiştir. Son olarak, dayanıklı taşınırların sicil numarası verilmeden kullanıma sunulması, bu taşınırların takibini zorlaştırmaktadır. Taşınır Mal Yönetmeliği, dayanıklı taşınırların numaralandırılmasını zorunlu kılmakta ve bu durum, taşınırların yönetiminin etkinliğini artırmaktadır. İlgili mevzuat hükümlerine uygun işlemlerin ivedilikle gerçekleştirilmesi, taşınır yönetiminin güvence altına alınması açısından büyük önem taşımaktadır. |
BULGU: Taşınır İşlemlerinin Mevzuata Uygun Yapılmaması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir İlçe Belediyesi
Belediyenin taşınır mallarına yönelik gerçekleştirilen denetim sonucunda, kayıtların tutulması ve yönetilmesi süreçlerinde hatalı uygulamalar görülmüştür.
İlk Madde ve Malzeme Hesabına Kaydedilmesi Gereken Mal ve Malzemelerin Doğrudan Giderleştirilmesi
Belediyece, ihtiyaç halinde kullanılmak üzere satın alınan veya depolanan bazı ilk madde ve malzeme niteliğindeki taşınır mallar için taşınır işlem fişi düzenlenmediği ve bunların aktifleştirmeden doğrudan giderleştirdiğiirildiği görülmüştür.
27.05.2016 tarih 29724 (mükerrer) sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 150 İlk madde ve malzeme hesabı ile ilgili olan “Hesabın niteliği” başlıklı 115’inci maddesinde; bu hesabın kurumlarca satılmak, üretimde veya diğer faaliyetlerde kullanılmak ya da tüketilmek üzere edinilen ilk madde ve malzeme, yarı mamul, mamul, ticari mal, artık ve hurda gibi bir yıl veya faaliyet dönemi içinde tüketilecek veya paraya çevrilecek varlıkların izlenmesi için kullanılacağı hüküm altına alınmıştır.
Aynı Yönetmelik’in “Hesabın işleyişi” başlıklı 116’ncı maddesinde ise satın alınan veya üretilen ilk madde ve malzemeler bir taraftan maliyet bedelleri ile bu hesaba borç, 103 Verilen çekler ve gönderme emirleri hesabı veya ilgili diğer hesaplara alacak; diğer taraftan 830 Bütçe giderleri hesabına borç, 835 Gider yansıtma hesabına alacak kaydedileceği şeklinde düzenleme yapılmıştır.
Yukarıda yer verilen düzenlemelere rağmen; belediye tarafından satın alınan ve tüketim malzemesi niteliğinde olan bazı mal ve malzemelerin muhasebeleştirilmesinde 150 İlk madde ve malzeme hesabına kayıt yapılmadan doğrudan 630 Giderler hesabının işletildiği görülmüştür.
Belediyece, ihtiyaç halinde kullanılmak üzere satın alınan veya depolanan ilk madde ve malzeme niteliğindeki taşınır mallar için taşınır işlem fişi düzenlenerek ilgili hesaplara kaydedilmelidir. Ayrıca, tüketim gerçekleştirildiğinde de çıkış işlemlerinin takibinin düzenli bir şekilde yapılması gerekmektedir.
İdare Tarafından İlk Madde Malzeme Hesabının Kullanılmaması ve Yıl Sonu Fiili Ambar Sayımlarının Yapılmaması
İdare tarafından ilk madde ve malzeme niteliğindeki taşınır malların ilgili hesaplarda takip edilmediği ve envanter işlemlerinin gerçekleştirilemediği görülmüştür.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 150 İlk madde ve malzeme hesabı ile ilgili olan “Hesabın niteliği” başlıklı 115’inci maddesinde; bu hesabın kurumlarca satılmak, üretimde veya diğer faaliyetlerde kullanılmak ya da tüketilmek üzere edinilen ilk madde ve malzeme, yarı mamul, mamul, ticari mal, artık ve hurda gibi bir yıl veya faaliyet dönemi içinde tüketilecek veya paraya çevrilecek varlıkların izlenmesi için kullanılacağı hüküm altına alınmıştır.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır giriş ve çikiş işlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi” başlıklı 30’uncu maddesinde; genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde üç aylık dönemler itibarıyla, diğer idarelerde ise üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin onaylı bir listesinin, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderileceği ifade edilmiştir.
Aynı yönetmeliğin “Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32’nci maddesinde ise kamu idarelerine ait taşınırların, yıl sonlarında sayımının yapılacağı belirtilmiştir. Ayrıca maddenin devamında, taşınırların fiili miktarlarının kayıtlı miktarlarından eksik olduğunun tespit edilmesi halinde Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi; fazla olduğunun tespit edilmesi halinde ise Taşınır İşlem Fişi düzenlettirilerek, defter kayıtlarının sayım sonuçlarıyla uygunluğunun sağlanacağı ve düzenlenen giriş ve çıkış belgelerinin bir örneğinin, muhasebe kayıtlarının yapılması için muhasebe birimine gönderileceği hüküm altına alınmıştır.
Yapılan incelemelerde, İdarenin ilk madde ve malzeme niteliğindeki taşınır malları ilgili hesaplarda takip etmediği, bu nedenle ambarlardaki fiili durumun muhasebe kayıtlarında görünmesinin ve kayıtlarla uyumunun sağlanmasının mümkün olmadığı anlaşılmıştır.
İdarece, taşınırların fiili miktarları ile kayıtlı miktarlarını karşılaştırabilmesi ve ilk madde ve malzeme hesabının gerçek durumu yansıtabilmesi için kayıtların düzenli tutulması ve yıl sonu sayım işlemlerinin gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
Taşınır Mal Yönetimi Hesabı İcmal Cetvelindeki Usulüne Uygun Oluşturulmaması
Kurumun mali tablolarında yer alan taşınır malların değerleri ile İdare Taşınır Mal Yönetim Hesabı İcmal Cetvelinde yer alan değerlerin birbiriyle uyumlu olmadığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Muhasebe yetkililerinin taşınır hesabına ilişkin görev ve sorumlulukları” başlıklı 8’inci maddesinde; taşınır işlemlerine ilişkin muhasebe kayıtlarının, Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’ne dayanılarak çıkarılmış ilgili muhasebe düzenlemeleri ve bu Yönetmelik hükümleri çerçevesinde muhasebe yetkilileri tarafından yapılacağı, muhasebe yetkililerinin, harcama birimlerince hazırlanan Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetvelinde gösterilen tutarların muhasebe kayıtlarıyla uygunluğunu kontrol ederek onayladıktan sonra harcama yetkilisine göndermekle görevli ve sorumlu oldukları hüküm altına alınmıştır.
Aynı Yönetmelik’in “Taşınır mal yönetim hesabı” başlıklı 34’üncü maddesinde, taşınır kayıt ve işlemlerinin usulüne uygun yapılıp yapılmadığının harcama yetkilisi tarafından kontrol edileceği, taşınır mal yönetim hesabının denetime esas olmak üzere taşınır kayıt yetkilisi tarafından harcama birimleri itibarıyla hazırlanacağı, ayrıca taşınır kontrol yetkilisince taşınırların kayıt ve belgeler ile mali tablolara uygunluğunun kontrol edilerek imzalanacağı hükme bağlanmıştır.
Yönetmelik’in “İdare taşınır mal yönetimi ayrıntılı hesap cetveli ile icmal cetveli” başlıklı 35’inci maddesinde ise, merkezdeki taşınır konsolide görevlilerince; merkez ve taşra harcama birimleri itibarıyla düzenlenen harcama birimi taşınır mal yönetim hesabı cetvellerinin öncelikle I’inci düzey detay kodu itibarıyla ayrı ayrı birleştirilmek suretiyle İdare Taşınır Mal Yönetimi Ayrıntılı Hesap Cetveli, taşınır hesap grupları itibarıyla birleştirilmek suretiyle de İdare Taşınır Mal Yönetim Hesabı İcmal Cetvelinin hazırlanacağı hüküm altına alınmıştır.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin söz konusu hükümleri uyarınca tüketim malzemeleri, makine ve cihazlar, taşıtlar ve demirbaşlara ilişkin İdare Taşınır Mal Yönetim Hesabı ile muhasebe kayıtlarının birbirleri ile uyumlu olması gerekmektedir.
Yapılan incelemede, İdare Taşınır Mal Yönetim Hesabı İcmal Cetveli’nin usulüne uygun tutulmadığı tespit edilmiştir. Söz konusu cetvelin muhasebe kayıtları ile uyumlu hale getirilmesi gerekmektedir.
Ç) Tesis Kapsamında Yer Alan Taşınırların Sanal Ambarda İzlenmemesi
Belediye hesaplarında yer alan ve tesis kapsamında değerlendirilen; binada kurulu kameralı güvenlik sistemleri, ses ve görüntü iletim araçları vb. cihazların izlenmesi için sanal ambar oluşturulmadığı görülmüştür.
18.01.2007 tarih ve 26407 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinin (i) bendinde; tesis kapsamındaki taşınırların yalnızca elektronik ortamda takip edilebilmesi amacıyla oluşturulan ambar denilerek sanal ambarın tanımı yapılmıştır. Aynı maddenin (s) bendinde; bir makine veya cihazın ürettiği enerjiyi, sesi, görüntüyü ve benzerini ileten, dağıtan veya bir makine veya cihazın gördüğü işi uzağa taşıyan ya da uzaktaki verileri toplayan, kaydeden makine veya cihazlar arasındaki düzeni sağlayan, birbiriyle entegre makine ve cihazlardan oluşan, gerektiğinde başka yere taşınabilen ve kullanılamaz hale gelene kadar sanal ambar kayıtlarında takip edilen sistemler denilerek tesis kapsamına giren taşınırların tanımı yapılmıştır.
Ayrıca 31.12.2014 tarih ve 29222 Sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliği’nin (Sıra No: 39) “Taşınır mal kapsamındaki tesisler” başlıklı 4’üncü maddesinin üçüncü fıkrasında; taşınır mal kapsamındaki tesislerin Tebliğ’le belirlenen taşınır detay kodlarına kaydedileceği, bunların kişiler üzerine zimmetlenmeyeceği, kullanılmaz hale gelene kadar idarelerin kullandıkları envanter kayıt sistemlerinde açılacak sanal ambar kayıtlarında takip edileceği ifade edilmiştir.
Tebliğ’de belirtilen taşınırların örneğin 253 kodunda takip edilen demirbaşlar gibi fiziki bir ambarda muhafazaları söz konusu fiilen mümkün olmadığından bunların sanal ambar oluşturularak elektronik ortamda takip edilmesi sağlanmalıdır.
Dolayısıyla Taşınır Mal Yönetmeliği ile Tebliğ’in ilgili maddeleri uyarınca ‘Tesis’ kapsamına giren taşınırların yalnızca elektronik ortamda takip edilmesi amacıyla sanal ambar oluşturulması ve kapsama giren taşınırların sanal ambarda izlenmesi gerekmektedir.
Belediye tarafından binada kurulu kameralı güvenlik sistemleri, ses ve görüntü iletim araçları vb. cihazların izlenmesi için sanal ambar oluşturulmadığı görülmüştür.
Kişilerin üzerine zimmetlenemeyen bu taşınırların takibi fiilen mümkün olmadığından bunların sanal ambar oluşturularak elektronik ortamda takip edilmesi gerekmektedir.
Dayanıklı Taşınırlara Mevzuata Uygun Olarak Sicil Numarası Verilmemesi
Belediyenin dayanıklı taşınırları üzerinde yapılan incelemelerde, dayanıklı taşınırlara sicil numarası verilmediği ve kullanıma verilen taşınırların takibinin yapılmadığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Dayanıklı taşınırların numaralanması” başlıklı 36’ncı maddesinde; giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde bir sicil numarası verileceği belirtilmiştir.
Aynı maddenin devamında sicil numarasının üç grup rakamdan oluşacağı, birinci grup rakamın, taşınırın Dayanıklı Taşınırlar Defterinde ayrıntılı izlenmek üzere kaydedildiği taşınır kodundan; ikinci grup rakamın, taşınırın giriş kaydedildiği yılın son iki rakamından; üçüncü grup rakamın ise taşınıra verilen giriş sıra numarasından oluşacağı ifade edilmiştir.
Yapılan incelemede, dayanıklı taşınırların üzerinden mevzuatta belirtildiği şekilde herhangi bir sicil numarası verme işleminin yapılmadığı görülmüştür.
Yönetmelik’in 36’ncı maddesinin amacı; mevcut dayanıklı taşınırların takibini kolaylaştırmaktır, ancak taşınırlara sicil numarası verilmediği takdirde, kullanıma verilen taşınırların takibinin yapılması da mümkün olmayacaktır.
Devam eden süreçte numara bulunmayan dayanıklı taşınırların tamamına, kontrol ve takibinde sürekliliğin sağlanması için mevzuatın öngördüğü usullere uygun sicil numarası verilmesi ve kullanıma verilen taşınırların takibinin sağlanması gerekmektedir.
İdare tarafından bulgu konusu hususa ilişkin tespitler yerinde bulunarak, ilerleyen süreçlerde ilgili mevzuat hükümlerine uygun şekilde işlem tesis edileceği ifade edilmiştir.
Taşınırların yönetiminin güvence altına alınması ve sürdürülebilir bir sistemin oluşturulabilmesi amacıyla, mevzuatla öngörülen yükümlülüklerin ivedilikle yerine getirilerek gerekli işlemlerin uygulanması gerekmektedir.