Taşınır İşlemlerinin Yürütülmesinde Mevzuata Aykırılıkların Bulunması (Sayıştay)

BULGU: Taşınır İşlemlerinin Yürütülmesinde Mevzuata Aykırılıkların Bulunması

2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite ve Üniversite Döner Sermayesi

Yükseköğretim Kurulunun taşınır hesabına yönelik yapılan incelemede aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir;
Taşınır İşlemlerinde Tutulması Gerekli Defterlerin Tutulmaması
Yükseköğretim Kurulu taşınır işlemlerine ilişkin yapılan incelemede, Taşınır Mal Yönetmeliğine göre tutulması gerekli defterlerin İdare tarafından tutulmadığı görülmüştür.
18.01.2007 tarih ve 26407 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Defterler” başlıklı 9’uncu maddesinde, Taşınır Kod Listesinin (A) bölümünde yer alan tüketim malzemelerinin giriş ve çıkış kayıtları için Tüketim Malzeme le r i Defteri (Örnek: 1); Taşınır Kod Listesinin (B) bölümünde yer alan dayanıklı taşınırların kayıtları için Dayanıklı Taşınırlar Defteri (Örnek: 2) kullanılacağı, her bir dayanıklı taşınıra ait giriş ve çıkış kayıtları ayrı ayrı yapılacağı düzenlenmiştir.
İdarenin taşınır hesabına ilişkin yapılan denetimde, söz konusu defterlerin tutulmadığı tespit edilmiştir.
Bu itibarla, söz konusu mevzuat hükmü gereği idarenin taşınırlarına ilişkin giriş ve çıkış işlemlerinde belirtilen defterlerin tutulması gerektiği değerlendirilmektedir.
Ambarda Kaydı Gözüken Bazı Taşınırların Fiilen Ambarda Bulunmaması ve Ambarda Fiilen Bulunan Bazı Taşınırların Ambar Kayıtlarında Yer Almaması
Taşınır mevcuduna ilişkin yapılan fiziki denetimde ambar kayıtlarının fiili durumu yansıtmadığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nde ambar; “kamu idarelerine ait taşınırların kullanıma verilinceye kadar veya kullanımdan iade edildiğinde muhafaza edildiği yer” şeklinde tanımlanmıştır. Buna göre bizzat kişilere veya birimlerin kullanımına verilen taşınırların kesinlikle ambarlarda fiili olarak bulunmaması, bu taşınırların ilgililere Taşınır Mal Yönetmeliğinin 10’uncu madde kapsamında düzenlenecek belgelerle teslim edilmesi ambarlara iade edilenlerin ise, iade sonrasında ilgili kişiler üzerinden kaydının düşülmesi gerekmektedir. Yani bu taşınırlardan fiili olarak ambarda bulunmayanların sayım tutanağı kayıtlar ında “ambarda” şeklinde gözükmemesi gerekmektedir.
tarih ve 25326 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 44’üncü maddesine dayanılarak hazırlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde, harcama yetkilileri taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu Yönetmelik’te belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan sorumlu olduğu ifade edildikten sonra harcama yetkililerinin taşınır kayıtlarının bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak tutulması ve taşınır mal yönetim hesabının hazırlanması sorumluluğunu taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getireceği belirtilmiştir.
Mezkûr Yönetmeliğin 6’ncı maddesinde taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkililerinin görev ve sorumlulukları maddeler halinde sayılmış olup, taşınır kayıt yetkililerinin taşınırların ambar veya sahada muhafazası ve kontrolüne ilişkin başlıca görev ve sorumlulukları düzenlenmiştir.
Yükseköğretim Kurulunun taşınırlarına ilişkin fiziki denetim kapsamında yapılan incelemede;
– Ambarda kayıtlı gözüken bazı dayanıklı taşınırların (dizüstü bilgisayarlar, masaüstü bilgisayarlar, sabit telefonlar, projeksiyon cihazı gibi) ambarda mevcut olmadığı,
– Ambar kayıtlarında bulunması gereken taşınırdan daha fazla sayıda taşınırın ambarda bulunduğu,
– Ambarda kayıtlı olmasına rağmen fiili sayımda bulunmayan taşınırların, kişilerin veya ortak kullanım alanlarının kullanımına verildiği ancak ambar kayıtlarından düşülmediği,
– Ambar kayıtlarında gözüken dayanıklı taşınırın, taşınır kayıt yetkilisi ve ambar depo sorumlusunun bilgisi dâhilinde olmadan ambardan çıkartılarak teknik servise gönderilebildiği,
– Taşınırların ambarda muhafaza edilmesi ve takip edilmesinde risk ve zafiyetlerin oluştuğu,
– Ambar kayıtlarında gözüken taşınırların fiilen kullanıma verildiğinde taşınır teslim belgesinin düzenlenmediği tespit edilmiş olup;
Bu itibarla, taşınırların yönetimi ve muhafazasına ilişkin 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim Kontrol Kanunu ve Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerinin uygulanmasına dair sayım ve sorumluların tespiti başta olmak üzere zorunlu tedbirlerin bir an önce alınması gerektiği değerlendirilmektedir.
Ortak Kullanım Alanlarına Verilen Taşınırlar İçin Dayanıklı Taşınırlar Listesinin Düzenlenmemesi
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin ilgili maddesine göre ortak kullanım alanlarına tahsis edilen dayanıklı taşınırlar için düzenlenmesi gereken listenin düzenlenmediği tespit edilmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 10’uncu maddesinin 5’inci fıkrasının (ç) bendinde; Dayanıklı Taşınırlar Listesinin (Örnek: 8) Taşınır Kod Listesinin (B) bölümünde gösterilen taşınırlardan oda, büro, bölüm, geçit, atölye, garaj ve servislere tahsis edilenler için düzenleneceği, bunlar için Taşınır Teslim Belgesi düzenlenmeyeceği, Dayanıklı Taşınırlar Listesinin istek yapan birim yetkilisi ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusu tarafınd a n imzalanacağı düzenlenmiştir.
Aynı Yönetmeliğin 23’üncü maddesinin 5’inci fıkrasında; taşınırların; oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarına Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenmek ve istek yapan birim yetkilisinin ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusunun imzası alınmak suretiyle verileceği hüküm altına alınmıştır.
Taşınır işlemlerinin incelenmesi neticesinde, idare tarafından ortak kullanım alanlarına tahsis edilen dayanıklı taşınırlar için Yönetmelik’te belirtilen dayanıklı taşınır listelerinin oluşturulmadığı tespit edilmiştir. Bu listelerin düzenlenmemesi hangi taşınırın hangi mahalde bulunduğu ve hangi birimin sorumluluğunda olduğu tespitini güçleştirmektedir.
Bu itibarla, sorumlulukların belirlenmesi ve taşınır muhafazasının Yönetmelik hükümlerine uygun yürütülmesi amacıyla ortak kullanım alanlarına tahsis edilen dayanıklı taşınırlar için “Dayanıklı Taşınır Listelerinin” oluşturulması gerektiği değerlendirilmektedir.
Dayanıklı Taşınırların Taşınır Teslim Belgesi Düzenlenmeden Kullandırılması
Taşınır mal yönetimine ilişkin yapılan fiziki denetim kapsamında dayanıklı taşınırla r ı n taşınır teslim belgesi düzenlenmeksizin kullandırıldığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 3’üncü maddesinin 1’inci fıkrasının (c) bendinde, Dayanıklı taşınırların, Taşınır Kod Listesinin (B) bölümünde gösterilen tesis, makine ve cihazlar ile taşıtlar ve demirbaşları ifade ettiği, “Belge ve cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinin (b) bendinde, Taşınır Teslim Belgesinin demirbaş, makine ve cihazların kamu görevlilerinin kullanımına verilmesinde düzenleneceği hüküm altına alınmıştır.
Buna göre her bir dayanıklı taşınırın kullanıma verilmes inde ilgili personel üzerine taşınır teslim belgesi düzenlenmesi gerekmektedir.
Yapılan fiziki incelemede bazı taşınırlar için bu hususa dikkat edilmediği tespit edilmiştir. Söz konusu duruma dayanıklı bir taşınırın (Asus Taıchı Markalı Dizüstü Bilgisayarın) kamu görevlisinin kullanımında olduğu süreçte kırıldığı, ancak söz konusu dizüstü bilgisayarın kullanıma verildiğinde herhangi bir taşınır teslim belgesi düzenlenmediği için fiili olarak kullanımda olan dizüstü bilgisayarın aslında hukuki anlamda bir kullanıcısının bulunmadığı tespiti örnek olarak verilebilir. Bu durumda dizüstü bilgisayar kişisel kusur, ihmal veya tedbirsizlik nedeniyle kırılmış olsa bile ilgili kamu personeline sorumluluk atfedilecek durumun ortadan kalkma riski ve zafiyeti oluşmaktad ır.
Bu itibarla, söz konusu risk ve zafiyetlerin oluşmaması için taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak kullanılmasından görevli ve sorumlu bulunanların belirtilen mevzuat hükümlerine uygun işlem tesis etmelerinin gerektiği değerlendirilmektedir.
Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı Düzenlenerek Hurdaya Ayrılan Taşınırlar için Üst Yöneticiye Konsolide Raporun Sunulmaması
Yükseköğretim Kurulu tarafından Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı düzenlenerek hurdaya ayrılan taşınırlar için üst yöneticiye konsolide edilmiş rapor sunulmadığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Belge ve cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinin (e) bendinde, bu bent kapsamında kayıtlardan çıkarılan taşınırların miktarı, kayıtlı değeri, toplam tutarı ve çıkarılma nedenlerini gösteren raporun, kurumsal sınıflandırmanın III üncü ve IV üncü düzeyinde sınıflandırılan merkez harcama birimlerinde yetkilendirilen taşınır kayıt yetkilisi tarafından II nci düzey detay kodu itibarıyla sistemden alınarak, takip eden yılın ilk ayı içerisinde merkez harcama birimi yetkilisine, mali hizmetler birimince idare bazında alınacak konsolide rapor ise üst yöneticiye sunulacağı düzenlenmiştir.
Buna göre Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı düzenlenerek kayıtlardan çıkarıla n taşınırların miktarı, değeri, kayıtlardan çıkarılma nedenlerini gösteren konsolide edilmiş raporun mali hizmetler birimince üst yöneticiye sunulması gerekmektedir.
İdare tarafından Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanakları düzenlenerek hurdaya ayrılan ve satışı gerçekleştirilen taşınırlar hakkında konsolide bir raporun üst yönetic iye sunulmadığı tespit edilmiştir.
Kamu İdaresince, bulgunun a, b, c, d ve e bölümlerinde tespit edilen hususlara ilişkin gerekli düzeltici işlemlerin yapıldığı; ayrıca bulguda yer verilen benzer hata ve eksikliklere ilişkin önleyici tedbirlerin alınacağı ifade edilmiştir.
Bu itibarla, mevzuatın sorumluluk yüklediği birimlerin mevzuat hükümlerine riayet etmeleri gerektiği değerlendirilmektedir.