Taşınır Kayıt İşlemlerinin Yürütülmesinde Eksiklikler Bulunması (Sayıştay)

BULGU: Taşınır Kayıt İşlemlerinin Yürütülmesinde Eksiklikler Bulunması

2022 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite ve Üniversite Döner Sermayesi

Taşınır işlemlerine ilişkin olarak kayıtlar, harcama birimleri ve bazı ambarlarda yapılan denetimler sonucunda, Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine aykırı uygulamaların bulunduğu tespit edilmiştir.
Anılan Yönetmelik’in “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde; harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan ve taşınır yönetim hesabını ilgili mercilere göndermekten sorumlu olduğu ifade edilmiştir.
Ayrıca Yönetmelik’in 5’inci maddesinin üçüncü fıkrasına göre; kamu idarelerine ait taşınırların muhafazası ile görevli olan veya kendilerine kullanılmak üzere taşınır teslim edilen kamu görevlileri bu taşınırları en iyi şekilde muhafaza etmek, gerekli bakım ve onarımlarını yapmak veya yaptırmak, veriliş amacına uygun bir şekilde kullanmak ve görevin sona ermesi veya görevden ayrılma halinde iade etmek zorundadırlar.
Mezkûr Yönetmelik’in “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6’ncı maddesinde; taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin görev ve sorumlulukları ayrıntılı şekilde izah edilmiştir. Yukarıda belirtildiği üzere harcama yetkilileri, taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri taşınır işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve yürütülmesinde ortak sorumludurlar.
Yönetmelik’in “Belge ve cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinde demirbaş, makine ve cihazların kamu görevlilerinin kullanımına verilmesinde 6/A örnek numaralı taşınır teslim belgesinin düzenleneceği, taşınır kod listesinin (B) bölümünde gösterilen taşınırlardan; oda, büro, bölüm, geçit, atölye, garaj ve servislere tahsis edilenler için taşınır teslim belgesi düzenlenmeyeceği, bunlar için dayanıklı taşınırlar listesinin düzenleneceği ve listenin istek yapan birim yetkilisi ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusu tarafından imzalanacağı,
22’inci ve 23’üncü maddelerinde tüketim malzemeleri ile dayanıklı taşınırların “Taşınır İstek Belgesi” ile talep edileceği, 30’uncu maddesinde kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır ikinci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesinin en geç üç ayın sonunda mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderileceği, 36’ncı maddesinde giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verilmesi gerektiği, 30’uncu maddesinde; kullanılan tüketim malzemesi çıkışlarının en geç üç ay içinde yapılması gerektiği, 32’nci maddesinde ise kamu idarelerine ait taşınırların, taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yılsonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayım kurulu tarafından sayımın yapılması gerektiği, 33’üncü maddesinin dördüncü fıkrasında oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırların buralarda asılı olan “Dayanıklı Taşınırlar Listesinde” gösterilmesi gerektiği,
“Hurdaya ayırma nedeniyle çıkış” başlıklı 28’inci maddesinde ise; ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılması gerektiği ilgililer veya özel mevzuatı çerçevesinde oluşturulan komisyon tarafından bildirilen taşınırlar, biri işin uzmanı olmak kaydıyla harcama yetkilisinin belirleyeceği en az üç kişiden oluşan komisyon tarafından değerlendirileceği ve komisyonca hurdaya ayrılmasına karar verilenler için Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağının düzenlenmesi gerektiği açıkça izah edilmiştir.
Ayrıca Yönetmelik ekinde yer alan Dayanıklı Taşınırlar Defterine ilişkin açıklamalarda, taşınırın tanımlanmasına yarayan cins, marka, model, kapasite vb. teknik özelliklerin dayanıklı taşınırlar defterinde ilgili taşınırın satırında belirtileceği hüküm altına alınmıştır.
Taşınır işlemlerine ait kayıtlar, örnekleme harcama birimleri ve ambarlarda yapılan incelemelerde;
-Taşınır sisteminde ambarda gözüken dayanıklı taşınırların bazılarının fiilen ambarda olmadığı ve/veya fiilen ambarda bulunmasına rağmen bazı taşınırların yıl sonu taşınır sayım cetvellerinde yer almadığı,
-Ambarda bulunması gereken bazı dayanıklı taşınırların, ambarların yetersiz olması sebebiyle çalışma ortamlarında muhafaza edildiği,
-Bazı taşınır ambarlarında hurdalar ile kullanılır haldeki taşınırların karışık ve düzensiz şekilde bir arada tutulduğu, rafların tertip ve düzeninin bulunmadığı, ambarda taşınırların dağınık şekilde farklı raflarda muhafaza edildiği, sayıma uygun şekilde istiflenmediği,
-Harcama birimlerinin bünyelerinde bulunan fiili ambar sayısı ile Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminde bulunan ambar sayısının birbiri ile uyumlu olmadığı,
-Bazı birimlerde dayanıklı taşınırların numaralandırma işleminin tamamlanmadığı,
-Birçok taşınırların “markasız” olarak kaydedildiği ve model, seri no gibi ayrıntılı bilgilerinin sistemde yer almadığı,
-Bazı birimlerde kullanılmış tüketim malzemelerinin ambardan çıkış işlemlerinin hiç yapılmadığı,
-Kişilerin kullanımına verilen bazı demirbaş, makine ve cihazların zimmet işlemleri yapılmayarak Taşınır Teslim Belgesinin düzenlenmediği,
-Oda, büro, sınıf, amfi, laboratuvarlara tahsis edilen bir kısım dayanıklı taşınır için Dayanıklı Taşınırlar Listesinin düzenlenmediği,
-Hurdaya ayırma işlemlerinin bazı birimlerde henüz tamamlanmadığı,
-Yıpranma, kırılma veya bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale gelen taşınırların Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlardan çıkarılmadığı,
-Tüketim malzemelerinin ambardan çıkışına ilişkin taşınır istek belgelerinin düzenlenmediği,
-Yıl sonu sayımlarının fiili olarak değil kaydi değerler üzerinden yapıldığı,
-Üniversite birimlerinde yer alan ve çeşitli nedenler ile kullanılmasına ihtiyaç duyulmayan malzemelerin kendi birimlerinde saklanmakta olduğu, ancak sistemde zimmetlerin yapılmaması ve birimler arası koordinasyonun olmamasından dolayı diğer birimler tarafından bu malzemelerin ihtiyaç fazlası olup olmadığının bilinmediği tespit edilmiştir.
Kamu idaresi bulguya katıldığını belirtmiş olup söz konusu eksikliklerin giderilmesine ilişkin işlemlere başlanıldığını ifade etmiştir.
Sonuç olarak, bundan sonraki süreçte kamu idaresi tarafından taşınırların takip ve muhafazasını sağlamak amacıyla Yönetmelik hükümlerinin uygulanmasına azami hassasiyet gösterilmesi gerekmektedir.
Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00
e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr
https://www.sayistay.gov.tr
EKLER
EK-1: BULGULARA İLİŞKİN İZLEME TABLOSU