|
ÖZET: Kurumun taşınır kayıt ve işlemlerinde mevzuat hükümlerine uyulmadığı tespit edilmiştir. Taşınır kayıt yetkilisi ve taşınır kontrol yetkilisi atanmadığı için, taşınır işlemleri mali hizmetler müdürlüğü tarafından yürütülmüştür. Taşınır Mal Yönetmeliği’nde belirtilen düzenlemelere göre, bu yetkililerin harcama yetkililerinin alt kademe yöneticileri arasından atanması gerektiği ve bu görevin aynı kişi tarafından yürütülemeyeceği vurgulanmaktadır. Kamu İdaresi, personel yetersizliği nedeniyle bu atamaların yapılamadığını belirtmiş, ancak taşınır işlemlerinin uygun şekilde yürütülmesi için gerekli adımların atılacağını ifade etmiştir.
Taşınır sayım işlemlerinin eksik yapılması, kayıtlarla fiili durum arasında uyumsuzluk yaratmıştır. Yönetmelik gereği, taşınırların giriş ve çıkış işlemlerinin kaydedilmesi, yıl sonlarında sayım yapılması ve sayım sonuçlarının kayıtlara uygunluğunun sağlanması gerekmektedir. Yapılan incelemelerde, bazı taşınırların kayıtlarda yer almadığı veya fiziksel olarak mevcut olmadığı tespit edilmiştir. Kamu İdaresi, taşınır kayıt ve kontrol işlemlerinin düzenlenmesi gerektiğini kabul etmiştir. Ayrıca, dayanıklı taşınırların sicil numarası verilmediği ve ortak alanlarda dayanıklı taşınır listelerinin düzenlenmediği görülmüştür. Taşınır Mal Yönetmeliği’nde, dayanıklı taşınırların numaralandırılması ve ortak alanlarda kullanılacak taşınırlar için listelerin oluşturulması gerektiği belirtilmektedir. Kamu İdaresi, hizmet binası değişikliği nedeniyle bu konularda aksaklıklar yaşandığını belirtmiş, ancak bu eksikliklerin giderileceğini taahhüt etmiştir. |
BULGU: Taşınır Kayıt ve İşlemlerinde Hatalı Uygulamaların Olması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Olmayan İl Kapsamında Yer Alan İlçe Belediyesi
Kurum taşınırlarının kayda alınması, yönetimi, kontrolü, planlanması, kişilere teslim edilmesi ve sayımı işlemlerinde mevzuat hükümlerine uyulmadığı tespit edilmiştir.
Taşınır Kayıt Yetkilisi ve Taşınır Kontrol Yetkilisi Görevlendirilmemesi
Kurum tarafından taşınır işlemlerini gerçekleştirmek üzere taşınır kayıt yetkilisi ve taşınır kontrol yetkilisi görevlendirilmediği görülmüştür.
12/7/2001 tarih ve 24460 sayılı Resmî Gazete ‘de yayımlanan Taşınır Mal Yönetmelik’inin “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6’ncı maddesinde;
Taşınır kayıt yetkililerinin, harcama yetkililerince, memuriyet veya çalışma unvanına bağlı kalmaksızın, taşınır kayıt ve işlemlerini bu Yönetmelikte belirtilen usule uygun şekilde yapabilecek bilgi ve niteliklere sahip personel arasından görevlendirileceği, taşınır işlemleri yoğun olan harcama birimlerinde birden fazla taşınır kayıt yetkilisi görevlendirilebileceği Kamu idarelerince ihtiyaç duyulması halinde birden fazla harcama biriminin taşınır kayıtları harcama birimleri itibarıyla ayrı ayrı tutulmak kaydıyla, bir taşınır kayıt yetkilisi tarafından yürütülebileceği ifade edilmiştir.
Taşınır kontrol yetkililerinin ise, harcama yetkililerince, taşınır kayıt yetkilisinin yapmış olduğu kayıt ve işlemleri kontrol etmek üzere yardımcılarından veya bunların bir alt kademesindeki yöneticileri arasından görevlendirileceği, personel yetersizliği nedeniyle taşınır kontrol yetkilisi görevlendirilemeyen harcama birimlerinde bu görevin harcama yetkilisi tarafından yerine getirileceği ve taşınır kontrol yetkilisi ile taşınır kayıt yetkilisi görevinin aynı kişide birleşemeyeceği belirtilmiştir. Maddenin devamında ise taşınır kayıt yetkililerinin ve taşınır kontrol yetkililerinin görev ve sorumlulukları sıralanmıştır.
Buna göre; taşınır kontrol yetkililiği müessesinin önemine binaen bu görevin harcama yetkililerinin bir alt kademe yöneticileri arasından görevlendirilecek kişi tarafından yapılması gerektiğini, bu hususun mümkün olmaması halinde ise bu görevin bizzat harcama yetkilileri tarafından yerine getirilmesini belirtmiştir.
Yapılan incelemede; kurum tarafından taşınır kayıt yetkilisi ve taşınır kontrol yetkilisi görevlendirilmelerinin yapılmadığı ve taşınır kayıt ve kontrol işlemlerinin fiili olarak mali hizmetler müdürlüğü tarafından yerine getirildiği görülmüştür.
Kamu İdaresi cevabında, taşınır kayıt yetkilisi personel yetersizliği dolayısı ile atanamadığı ancak taşınır kayıt ve kontrol işlemlerinin uygun bir şekilde tam ve doğru olarak yürütülebilmesi için taşınır kayıt yetkilisi görevlendirildiği ifade edilmiştir.
Sonuç olarak taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkililerinin mevzuata uygun olarak görevlendirilmeleri ve sorumluluk alanlarına göre işlem yapmaları gerekmektedir.
Taşınır Sayım İşlemlerinin Tam ve Doğru Yapılmaması Sebebiyle Taşınır Kayıtları ile Fiili Durumun Birbiriyle Örtüşmemesi
Kurum tarafından taşınır ediminde ve bu taşınırların elden çıkarılmasında gerekli kayıtların tutulmaması sebebiyle taşınır kayıtları ile fiili durumun farklı olduğu görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 12, 15, 22 ve 23’üncü maddelerinde belirtildiği şekilde satın alma yoluyla edinilen taşınırların giriş işlemlerinde, tüketim suretiyle çıkış işlemlerinde ve dayanıklı taşınırların kullanıma verilmesi durumunda Taşınır Kod Listesinde yer alan kodlarla varlık işlem fişi ve/veya taşınır teslim belgesinin düzenlenmesi ve Yönetmeliğe uygun olarak kaydının tutulması gerekmektedir.
Yönetmelik’in “Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32 nci maddesinde de;
“Kamu idarelerine ait taşınırların, taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yıl sonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımı yapılır.
(9) Kayıtların sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlandıktan sonra sayım kurulu tarafından Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli düzenlenir. Cetvel, sayım kurulu ile taşınır kayıt yetkilisi tarafından imzalanır. Bu Cetvel ve eki sayım tutanağı ile sayım sonuçlarına göre düzenlenen giriş ve çıkış belgeleri, taşınır kayıt yetkilisinin yılsonu hesabını oluşturur.”
Düzenlemelerine yer verilmiştir.
Yukarıdaki mevzuat hükümlerine göre taşınırların ilgili maddelere göre kayıtlara alınması ve çıkışının yapılması, taşınır kayıt yetkilisi değiştiğinde ve yılsonlarında da sayılması gerekmektedir. Bu sayımlar sonucunda Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli düzenlenecek olup, bu cetvel ile yılsonuna ilişkin sayım tutanağı, Taşınır Mal Yönetim Hesabının bir parçasıdır. Dolayısıyla kayıtların sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlanacak şekilde yılsonu sayımları yapılmadan Taşınır Mal Yönetim Hesabı düzenlenemeyecektir.
Kurum birimlerinde yapılan fiili/fiziki incelemelerde, sayım tutanaklarında yer alan bazı dayanıklı taşınırların tutanak sonrasına ait bir çıkış işlemi de olmamasına rağmen fiziki olarak yerinde olmadığı ve fiziken mevcut olan taşınırlardan kayıtlarda yer almayanların bulunduğu tespit edilmiştir.
Kamu İdaresi cevabında, personel yetersizliği nedeni ile edinilen taşınırlar ile elden çıkarılan taşınırların kayıtlarında eksiklikler ve aksamalar yaşandığı, taşınır kayıt yetkilisi ve taşınır kontrol yetkilisi görevlendirilmesi ile taşınır edinim, elden çıkarma ve taşınır sayım işlemlerinde düzen, kontrol ve uygunluğun sağlanacağı ifade edilmiştir.
Sonuç olarak Kuruma ait taşınırların giriş, çıkış işlemleri ile muhafaza edilmesi ve yönetilmesinde, Taşınır Mal Yönetmeliği’nde yer alan esas ve usullere uyulması gerekmektedir.
Dayanıklı Taşınırlara Sicil Numarası Verilmemesi
Kurum tarafından kullanılmakta olan dayanıklı taşınırlara sicil numarası verilmediği görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Dayanıklı taşınırların numaralanması” başlıklı 36 ncı maddesinde;
“ (1) Giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verilir. Bu numara yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilir. Fiziki veya kullanım özellikleri nedeniyle numaralandırılması mümkün olmayan taşınırlara bu işlem uygulanmaz.
(2) Sicil numarası üç grup rakamdan oluşur. Birinci grup rakam, taşınırın Dayanıklı Taşınırlar Defterinde ayrıntılı izlenmek üzere kaydedildiği taşınır kodundan; ikinci grup rakam, taşınırın giriş kaydedildiği yılın son iki rakamından; üçüncü grup rakam ise taşınıra verilen giriş sıra numarasından oluşur.”
denilmiştir.
Bahsi geçen mevzuat hükmüne göre; dayanıklı taşınırlara, giriş kaydı yapıldığında numara yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma şeklinde bir sicil numarası verilmesi ve taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilmesi gerekmektedir.
Kurum birimlerinde yapılan yerinde incelemelerde bazı taşınırlara sicil numarası verilmediği ve/veya bu numaranın taşınırın üzerinde belirtilmediği tespit edilmiştir.
Kamu İdaresi cevabında, Kurumda bulunan dayanıklı taşınırlara ait sicil numaralarının genel itibariyle uygulanmakta olduğu ancak kurum hizmet binasının diğer kurumca tahsis edilen hizmet binasına taşınması nedeniyle eksiklikler oluştuğu ve sicil numarası verme işlemlerinin gerçekleştirileceği ifade edilmiştir.
Sonuç olarak belirtilen Yönetmelik düzenlemesi gereği, dayanıklı taşınırlara sicil numarası verilmesi ve bu numaranın taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilmesi gerekmektedir.
Ortak Alanda Yer Alan Dayanıklı Taşınırlar İçin Dayanıklı Taşınırlar Listesi Düzenlenmemesi
Kurum tarafından ortak alanda yer alan dayanıklı taşınırlar için düzenlenmesi gereken dayanıklı taşınır listesinin düzenlenmediği görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin ‘’Belge ve cetveller” başlıklı 10 uncu maddesinin birinci fıkrası (ç) bendinde: “Dayanıklı Taşınırlar Listesi : Taşınır Kod Listesinde gösterilen taşınırlardan oda, büro, bölüm, geçit, atölye, garaj ve servislere tahsis edilenler için düzenlenir.
Bunlar için Taşınır Teslim Belgesi düzenlenmez. Liste, istek yapan birim yetkilisi ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusu tarafından imzalanır.” denilerek ortak alandaki taşınırlar için Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenleneceği belirtilmektedir.
Söz konusu Yönetmelik’in ‘’Dayanıklı taşınırların kullanıma verilmesi” başlıklı 23 üncü maddesinin altıncı fıkrasında: ‘’Taşınırlar; oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarına Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenmek ve istek yapan birim yetkilisinin ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusunun imzası alınmak suretiyle verilir.” denilerek taşınırların ortak alanlara kullanıma nasıl verileceği düzenlenmiştir.
Ayrıca aynı Yönetmelik’in “Sorumluluk” başlıklı 5 inci maddesinin altıncı fıkrasında; “Ortak kullanım alanına tahsis edilen dayanıklı taşınırlarda meydana gelen kamu zararı ise zararın oluşmasında kasıt, kusur veya ihmali olanlardan tahsil edilir.” denilerek ortak alandaki taşınırlarla ilgili sorumluluk düzenlenmiştir.
Yapılan denetimde ortak alanlarda yer alan dayanıklı taşınırlar için Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenmediği tespit edilmiştir.
Yönetmelik maddelerine göre oda, büro, bölüm, geçit, atölye, salon gibi alanlar ortak alan olup, bu alanlara kod numarası verilerek buralara tahsis edilen taşınırlar için Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenmelidir. Ortak alanlardaki taşınırlarla ilgili herhangi bir kamu zararı oluşması durumunda ise kasıt, kusur veya ihmali olanlardan tahsil edilmesi gerekmektedir.
Kamu İdaresi cevabında, Kurumun hizmet binası değişikliği nedeni ile aksaklıklar oluştuğu, dayanıklı taşınır listesinin Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine uygun olarak düzenlendiği ifade edilmiştir.
Sonuç olarak Taşınır Mal Yönetmeliği’nin yukarıda açıklanan ilgili maddelerine göre ortak alanlara kod numarası verilerek, bu alanlarda yer alan dayanıklı taşınırlar için dayanıklı taşınırlar listesinin düzenlenmesi gerekmektedir.