Taşınır Kayıt ve Takip Uygulamalarında Eksiklikler Olması (Sayıştay)

BULGU: Taşınır Kayıt ve Takip Uygulamalarında Eksiklikler Olması

2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite ve Üniversite Döner Sermayesi

Üniversite genelinde yerinde yapılan denetim ve incelemelerde Taşınır Mal Yönetmeliği ve ilgili mevzuatın uygulanmasında eksiklikler olduğu, hurda taşınırların saklanması ve imhasında gereken özenin gösterilmediği, taşınır kayıtlarının tam, doğru ve eksiksiz tutulması konusunda sistematik bazı hataların bulunduğu tespit edilmiştir.
Ambar kayıtlarında olmayan bazı mal ve malzemenin fiilen ambarda bulunduğu, bu mal ve malzemeler için değerleme yapılmadığı, Taşınır İşlem Fişi düzenlenmediği ve ayrıca hibe yolu ile alınan bazı malzemelerin kayıtlarda görünmediği tespit edilmiştir. Taşınır Mal Yönetmeliğinin 4’üncü ve 12’nci maddeleri gereğince kullanımdan iade edilenlerde dâhil ambara giren tüm malzemelerin kaydının bulunması gerektiği aşikârdır.
Hem dayanıklı taşınır hem de stok niteliği taşıyan mal ve malzemelerin sayıma uygun şekilde ve malzemenin doğası gereği saklanması gereken koşullarda saklanmadığı ve ayrıca kayda alınma tarihleri itibariyle uzun süredir herhangi bir işlem görmediği ve neredeyse kullanılmadan ekonomik ömrünü tamamlamak üzere oldukları tespit edilmiştir. Bir kamu kaynağı olarak değerlendirilen taşınırların da elde edilmesi, saklanması ve kullanımında ve ayrıca ambarların stok yönetiminde azami özenin gösterilmediği görülmektedir.
Kullanılamaz hale gelen taşınırların usulüne uygun olarak muhafaza edilmediği ve Kurumun hurda ambarının olmadığı tespit edilmiştir.
Hurda kavramı, Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 4’üncü maddesinde tanımlanmaktadır. Bu tanımdan hareketle çeşitli gerekçelerle kullanım dışı bırakılan taşınırların Taşınır Mal Yönetmeliği hükümleri gereğince kayıtlardan çıkartılması ve imha edilmesi de dahil taşınır sürecinin tüm aşamalarında mevzuata uygun biçimde saklanması ve kayda alınması ve usuluna uygun şekilde imha edilmesi ya da ekonomik değere dönüştürülmesi gerekmektedir.
Hurda taşınırların muhafazasındaki bu eksiklikler bir yandan sayım tutanaklarının güvenirliğini azaltmış; diğer yandan bu taşınırların değer düşüklüğüne uğraması veya yok olması durumunda sorumluluğun tespitini imkânsız hale getirmiştir.
Diğer yandan kurumdaki hurda çıkışları ile muhasebe kayıtlarının da yukarıda açıklanan nedenlerle fiili fiziki durumu yansıtması imkansız hale gelmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin Sorumluluk başlıklı 5’inci maddesinde, taşınır yönetiminde bütüncül bir sorumluluk yaklaşımı benimsenmiş ve Harcama Yetkililerinden başlayarak taşınır mal yönetiminde yer alan tüm yetkili ve ilgililerin taşınır yönetimindeki sorumlulukları ayrıntılı olarak ifade edilmiştir.
İlgili tespitlerden anlaşılacağı üzere, taşınır yönetimindeki eksikliklerin ilerleyen dönemlerde idarenin taşınır yönetiminde kümülatif bir etkinsizliğe yol açması mümkündür. Taşınır Mal Yönetmeliği ve kamu mali yönetimi mevzuatı beraber değerlendirildiğinde, taşınır yönetiminin harcama yetkilisinden taşınır yetkililerine kadar idarenin her kademesine sorumluluk yüklediği ve bütüncül olarak ele alınması gerektiği değerlendirilmiştir.
Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00
e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr
https://www.sayistay.gov.tr

KASTAMONU ÜNİVERSİTESİ DÖNER
SERMAYE İŞLETMESİ
2021 YILI DÜZENLİLİK DENETİM RAPORU
İÇİNDEKİLER
KAMU İDARESİ HAKKINDA BİLGİ 23
KAMU İDARESİNİN SORUMLULUĞU 26
SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU 27
DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI 27
DENETİM GÖRÜŞÜ 28

KAMU İDARESİ HAKKINDA BİLGİ
Mevzuat ve Görevler
Kastamonu Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü, döner sermaye kapsamına giren faaliyetlerini gerçekleştirmek amacıyla 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 14’üncü maddesi ile “Döner sermaye” başlıklı 58’inci maddesinin (a) bendinin birinci fıkrasına istinaden, 01.12.2008 tarih ve 27071 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Kastamonu Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü Yönetmeliği” ne istinaden kurulmuş olup 02.01.2009 tarihinde faaliyetine başlamıştır.
Söz konusu Yönetmelik, 09.06.2020 tarih 31506 Sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan Kastamonu Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü Yönetmeliği ile yürürlükten kaldırılmıştır. Adı geçen yönetmeliğin “Faaliyet alanları” başlıklı 4’üncü maddesiyle, İşletme faaliyet alanına giren iş ve hizmetler aşağıdaki şekilde belirlenmiştir:
Yükseköğretim kurumları dışındaki kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişiler tarafından talep edilecek konularda; bilimsel görüş vermek, proje hazırlamak, araştırma, uygulama ve benzeri hizmetleri yapmak, kurs açmak, seminer, toplantı, kongre, konferans, panel ve sempozyumlar düzenlemek.
Danışmanlık, kontrol, muayene ve benzeri hizmetler vermek, analiz, ölçüm, test ve kalibrasyon yapmak.
Faaliyet alanlarına uygun olarak araştırma ve uygulama yapmak, bilimsel sonuçların uygulanmasını ve teknolojiye dönüşümünü sağlamak.
ç) Eğitim-öğretime yönelik uygulamalarla sınırlı kalmak üzere grafik tasarımı, afiş, broşür, sergi ve fuar düzenlemesi, iç ve dış mekân düzenlemeleri ve benzeri hizmetleri yapmak.
Üniversitenin eğitim-öğretim ve uygulama faaliyetleri ile ilgili her türlü basım, yayım, cilt ve üretimle ilgili hizmetlerini yapmak.
Üniversite sanayi iş birliği kapsamında çalışmalar yapmak, sanayi kuruluşlarınca üretilen çeşitli malların standartlara uygunluğu konusunda raporlar düzenlemek, analiz ve ölçümler yapmak, projeler hazırlamak veya uygulamak.
Faaliyet alanlarıyla sınırlı olmak üzere laboratuvar ve atölyelerde her çeşit cihaz, makine, alet-edevat ve benzerlerinin üretim, bakım ve onarımının iş ve işlemlerini yapmak.
Yabancı dil, yabancılara Türkçe öğretimi, pedagojik formasyon, bilgi işlem, yazılım ve donanım, bilirkişilik ve arabuluculuk eğitimi gibi konularda eğitim hizmetleri faaliyetlerinde bulunmak.
ğ) Beden eğitimi, spor ve antrenörlük alanında eğitim programları, yarışmalar, antrenörlük programları düzenlemek, organizasyon yapmak, bu amaçla ilgili spor tesislerini işletmek, turizm ve otelcilikle ilgili eğitim programları yapmak ve bu amaçla ilgili tesisler işletmek.
Güzel sanatlarla ilgili senaryo, prodüksiyon, tiyatro, film, video, slayt, fotoğraf, reklam, ilan, yayın, rölöve, sergi, fuar ve restorasyon faaliyetlerinde bulunmak, eğitim ve benzeri programları yapmak ve bunlarla ilgili rapor düzenlemek.
ı) Bölgenin okul öncesi eğitim çağı çocuklarının eğitim sorunlarının tespiti ile sorunların giderilmesine yönelik yeni projeler üretmek ve bu suretle eğitim kalitesini arttırmak, okul öncesi eğitim, aile-çocuk iletişimi, çocuk sağlığı ve çocuk psikolojisi alanlarında bilimsel araştırmalar ve çalışmalar yapmak, ilgili mevzuat hükümleri kapsamında Eğitim Fakültesi Okul Öncesi Öğretmenliği ve Kastamonu Meslek Yüksekokulu Çocuk Gelişimi Bölümü öğrencilerinin uygulama ve öğretmenlik stajı yapabilmeleri için kreş ve çocuk kulübü kurmak ve işletmek.
Mal ve hakların kiralanması, uzmanlık belgesi, sertifikasyon, sınav, kurs ve benzeri hizmetleri vermek.
Mevcut fiziksel kapasiteyi değerlendirerek, hizmet birimlerinin faaliyet alanı ile sınırlı olmak üzere, her türlü mal ve hizmet üretiminde bulunmak ve Yönetim Kurulunun izni alınmak koşuluyla üretilen mal ve hizmetleri pazarlamak, satmak, satış yerleri açmak ve işletmek.
Teşkilat Yapısı ve İnsan Kaynakları
Döner Sermaye İşletmesinin Yönetim Kurulu, Üniversite Yönetim Kuruludur. Üst yöneticisi Rektör’dür. Rektörün bu yetkisi uygun görüldüğü takdirde rektör yardımcılarına, dekanlara veya enstitü, yüksekokul, araştırma ve uygulama merkezi müdürlerine devredilebilir. Üniversite Yönetim Kurulu yetkileri de aynı şekilde kurulacak yürütme kuruluna devredilebilir.
Yürütme Kurulu, Üniversite Yönetim Kurulunca seçilecek bir Rektör yardımcısı, üç öğretim elemanı (dekan ve yüksekokul müdürü de olabilir.) ve bir muhasebe yetkilisi olmak üzere beş kişiden oluşmaktadır.
İşletme bünyesinde 17 birim bulunmakta olup, bunların 14’ü faaliyet göstermektedir. 3 İşletme biriminin ise hiç bir faaliyeti yoktur.
Kurumun saymanlık hizmetleri, T. C. Hazine ve Maliye Bakanlığına bağlı Defterdarlık Kurumlar Döner Sermaye İl Saymanlık Müdürlüğü tarafından yürütülmektedir.
İşletme Müdürlüğü bünyesinde 1 işletme müdürü ve 3 idari memur hizmet vermektedir. 3 idari memur ve İşletme Müdürünün kadroları özel bütçededir. İşletmenin Saymanlık Müdürlüğünde Hazine ve Maliye Bakanlığı kadrosunda 1 Saymanlık Müdürü, 1 Defterdarlık Uzmanı ve 2 memur bulunmaktadır.
Mali Yapı
Genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerine bağlı olarak kurulmuş olan döner sermayeli işletmelerin iş ve işlemleri ile bütçelerinin hazırlanması, uygulanması, sonuçlandırılması, muhasebesi, kontrol ve denetimi ile muhasebe yetkililerinin niteliklerine ilişkin usul ve esaslar, Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği ile belirlenmiştir. Dolayısıyla, 5018 sayılı Kanun’un bütçe ile ilgili hükümlerine tabi olmayan işletme bütçesi, adı geçen Yönetmelik’in 4’üncü maddesine göre hazırlanmakta olup; kamu idaresinin üst yöneticisi olan Rektör tarafından onaylanarak yürürlüğe girmektedir.
Başlangıç bütçesinde 10.366.788,69 TL gelir öngörülmüş olup, gider bütçesi de aynı tutarda hazırlanmıştır.
İşletmenin bütçe gideri 3.063.883,53 TL, bütçe gelirinin ise 2.985.856,35 TL olarak gerçekleşmiştir.
2021 yılı Gelir Tablosuna göre brüt satış geliri 2.536.740,92 TL olan İşletme, faaliyet gideri olarak 1.697.135,50 TL gerçekleştirmek suretiyle dönemi 245.252,56 TL net zararla tamamlamıştır.
Muhasebe ve Raporlama Sistemi
Kastamonu Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesi muhasebe ve raporlama işlemlerini, Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nde yer alan hükümlere göre T.C. Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından kurulan ve yönetilen Döner Sermayeli İşletmeler Muhasebe Sistemi üzerinden yürütmektedir. İşletme, Yönetmelik’te hüküm bulunmayan hâllerde 5018 sayılı Kanun ve bu Kanun’a dayanılarak hazırlanan diğer yönetmelikler ile Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin genel esaslarını, kıyasen uygulamakta olup; T.C. Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan diğer düzenlemelere de tabidir.
“Kamu İdaresi Hesaplarının Sayıştaya Verilmesi ve Muhasebe Birimleri ile Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslar” ın 5’inci maddesi gereğince hesap dönemi sonunda Sayıştaya gönderilmesi gereken defter, tablo ve belgelerden aşağıda yer alanlar denetime sunulmuş olup; denetim, bunlar ile Usul ve Esaslar’ ın 8’inci maddesinde yer alan diğer belgeler dikkate alınarak yürütülüp sonuçlandırılmıştır.
-Birleştirilmiş Veriler Defteri,
-Geçici ve Kesin Mizan,
-Bilanço,
-Gelir tablosu,
-Envanter Defteri.
Denetim görüşü, kamu idaresinin tabi olduğu geçerli finansal raporlama çerçevesi kapsamındaki temel mali tabloları olan bilanço ve gelir tablosuna verilmiştir.
KAMU İDARESİNİN SORUMLULUĞU
Denetlenen kamu idaresinin yönetimi, tabi olduğu muhasebe standart ve ilkelerine uygun olarak hazırlanmış olan mali rapor ve tabloların doğru ve güvenilir bilgi içerecek şekilde zamanında Sayıştaya sunulmasından, bir bütün olarak sunulan bu mali tabloların kamu idaresinin faaliyet ve işlemlerinin sonucunu tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir olarak yansıtmasından ve ister hata isterse yolsuzluktan kaynaklansın bu mali rapor ve tabloların önemli hata veya yanlış beyanlar içermemesinden; kamu idaresinin gelir, gider ve malları ile bunlara ilişkin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğundan; mali yönetim ve iç kontrol sistemlerinin amacına uygun olarak oluşturulmasından, etkin olarak işletilmesinden ve izlenmesinden, mali tabloların dayanağını oluşturan bilgi ve belgelerin denetime hazır hale getirilmesinden ve sunulmasından sorumludur.
SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU
Sayıştay, denetimlerinin sonucunda hazırladığı raporlarla denetlenen kamu idarelerinin mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmek, mali rapor ve tablolarının güvenilirliğine ve doğruluğuna ilişkin görüş bildirmek, gelir, gider ve malları ile bunlara ilişkin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmekle sorumludur.
DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI
Denetimlerin dayanağı; 6085 sayılı Sayıştay Kanunu, uluslararası denetim standartları, Sayıştay ikincil mevzuatı ve denetim rehberleridir.
Denetimler, kamu idaresinin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek ve mali rapor ve tablolarının kamu idaresinin tüm faaliyet ve işlemlerinin sonucunu doğru ve güvenilir olarak yansıttığına ilişkin makul güvence elde etmek ve mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmek amacıyla yürütülmüştür.
Kamu idaresinin mali rapor ve tabloları ile bunları oluşturan hesap ve işlemlerinin doğruluğu, güvenilirliği ve uygunluğuna ilişkin denetim kanıtı elde etmek üzere yürütülen denetimler; uygun denetim prosedürleri ve tekniklerinin uygulanması ile risk değerlendirmesi yöntemiyle gerçekleştirilmiştir. Risk değerlendirmesi sırasında, uygulanacak denetim prosedürlerinin tasarlanmasına esas olmak üzere, mali tabloların üretildiği mali yönetim ve iç kontrol sistemleri de değerlendirilmiştir.
Denetimin kapsamını, kamu idaresinin mali rapor ve tabloları ile gelir, gider ve mallarına ilişkin tüm mali faaliyet, karar ve işlemleri ve bunlara ilişkin kayıt, defter, bilgi, belge ve verileri (elektronik olanlar dâhil) ile mali yönetim ve iç kontrol sistemleri oluşturmaktadır.
Bu hususlarla ilgili denetim sonucunda denetim görüşü oluşturmak üzere yeterli ve uygun denetim kanıtı elde edilmiştir.
DENETİM GÖRÜŞÜ
Kastamonu Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesi 2021 yılına ilişkin yukarıda belirtilen ve kamu idaresi tarafından sunulan, geçerli finansal raporlama çerçevesi kapsamındaki mali rapor ve tablolarının tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir bilgi içerdiği kanaatine varılmıştır.
Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00
e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr
https://www.sayistay.gov.tr