Taşınır Kayıtlarının Hatalı Yapılması ve Gerçeği Yansıtmaması (Sayıştay)

BULGU: Taşınır Kayıtlarının Hatalı Yapılması ve Gerçeği Yansıtmaması

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Olmayan İl Kapsamında Yer Alan İlçe Belediyesi

İdare tarafından Taşınır Mal Yönetmeliği’nde belirlenen yükümlülüklerin bir kısmının yerine getirilmediği, taşınır işlem ve kayıtlarının mevzuata uygun olmadığı görülmüştür.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde hurdanın ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle alınış amaçları doğrultusunda kullanılması imkânı kalmayan ya da tamiri mümkün veya ekonomik olmayan arızalar nedeniyle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılan taşınırlar ile üretim sırasında elde edilen kırpıntı, döküntü ve artık parçalar olduğu belirtilmiştir.

Anılan Yönetmelik’in “Hurdaya ayırma nedeniyle çıkış” başlıklı 28’inci maddesinde ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı hâlde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılması gerektiği ilgililer veya özel mevzuatı çerçevesinde oluşturulan komisyon tarafından bildirilen taşınırların (Tesis Bileşenleri Cetvelinde yer alan taşınırlar dâhil), biri işin uzmanı olmak kaydıyla harcama yetkilisinin belirleyeceği en az üç kişiden oluşan komisyon tarafından değerlendirileceği, yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması hâlinde komisyonların diğer kamu idarelerinden talep edilecek üyelerin katılımıyla oluşturulabileceği, komisyonca yapılan değerlendirme sonucunda hurdaya ayrılması uygun görülmeyen taşınırlar hakkındaki gerekçeli kararın harcama yetkilisine bildirileceği, komisyonca hurdaya ayrılmasına karar verilenler için ise Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı düzenleneceği, hurdaya ayrılmasına karar verilen taşınırların harcama yetkilisinin onayı ile kayıtlardan çıkarılacağı hususları düzenlenmiştir.

Yapılan incelemede, ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı hâlde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılması gereken taşınırların hurdaya ayırma işlemlerinin yapılmadığı, böylece her biri birer kamu kaynağı olan bahse konu taşınırların hurda ambarına gönderilmemesi sonucu değer kaybına uğradığı tespit edilmiştir.

Yönetmelik’in “Dayanıklı taşınırların numaralandırılması” başlıklı 36’ncı maddesinde giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verileceği; bu numaranın yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtileceği; fiziki veya kullanım özellikleri nedeniyle numaralandırılması mümkün olmayan taşınırlara bu işlemin uygulanmayacağı belirtilmektedir.

Yapılan incelemede, dayanıklı taşınırların bazılarına taşınır kayıt yetkilisi tarafından sicil numarası verilmediği; sicil numarası verilmiş olan dayanıklı taşınırların bazılarında ise bu numaraların yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilmediği tespit edilmiştir.

Yönetmelik’in “Tüketim suretiyle çıkış” başlıklı 22’nci maddesinde tüketim malzemelerinin Taşınır İstek Belgesi karşılığında düzenlenecek Varlık İşlem Fişi ile çıkış kaydedileceği, Varlık İşlem Fişi düzenlenmeden hiçbir şekilde tüketim malzemesi çıkışı yapılamayacağı belirtilmiştir.

Yapılan incelemede, tüketim malzemelerinin çıkış işlemleri yapılırken Taşınır İstek Belgesi ve Varlık İşlem Fişi düzenlenmediği tespit edilmiştir.

Yönetmelik’in “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6’ıncı maddesinde taşınır kayıt yetkililerinin harcama yetkililerince, memuriyet veya çalışma unvanına bağlı kalmaksızın, taşınır kayıt ve işlemlerini bu Yönetmelik’te belirtilen usule uygun şekilde yapabilecek bilgi ve niteliklere sahip personel arasından görevlendirileceği, taşınır kontrol yetkililerinin ise harcama yetkililerince, taşınır kayıt yetkilisinin hazırlamış olduğu taşınır mal yönetim hesabına ilişkin belge ve cetvellerin mevzuata ve mali tablolara uygunluğunu ve gerektiğinde yapılan diğer kayıt ve işlemleri kontrol etmek üzere yardımcılarından veya bunların bir alt kademesindeki yöneticileri arasından görevlendirileceği belirtilmiştir.

Yapılan incelemede, taşınır kayıt yetkilisi ve taşınır kontrol yetkilisi görevlendirilmediği tespit edilmiştir.

Yönetmelik’in 10’uncu maddesinin 1’inci fıkrasının (b) bendinde Taşınır Kod Listesinde gösterilen kara taşıtları ve iş makinelerinin bunları sürekli olarak kullanacak personele verilmesinde Taşınır Teslim Belgesi düzenleneceği; Taşınır Teslim Belgesinin vardiya usulü çalışılan yerlerde kullanılan kara taşıtları ve iş makineleri için işyerinde koordinasyonu sağlayan sorumlu yönetici adına düzenleneceği; sorumlu yöneticinin kendisine teslim edilen taşıt veya iş makinesi ile kullanıcısını ayrıca tutulacak kayıtlarda izleyeceği; demirbaş, makine ve cihazların kamu görevlilerinin kullanımına verilmesinde de Taşınır Teslim Belgesi düzenleneceği; (ç) bendinde ise Taşınır Kod Listesinde gösterilen taşınırlardan oda, büro, bölüm, geçit, atölye, garaj, servis, bahçe gibi ortak kullanım alanlarına tahsis edilenler için Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenleneceği; bunlar için Taşınır Teslim Belgesi düzenlenmeyeceği; Dayanıklı Taşınırlar Listesinin istek yapan birim yetkilisi ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusu tarafından imzalanacağı belirtilmiştir.

Yapılan incelemede, demirbaş, makine ve cihazların Taşınır Teslim Belgesi düzenlenmeden kamu görevlilerinin kullanımına verildiği, ayrıca Taşınır Kod Listesinin (B) bölümünde gösterilen taşınırlardan oda, büro, bölüm, geçit, atölye, garaj ve servislere tahsis edilenler için Dayanıklı Taşınırlar Listesinin düzenlenmediği tespit edilmiştir. Bu durum ambar mevcudu ile taşınır kayıtları arasında uyumsuzluğa neden olmakta ve taşınır mevzuatı açısından kamu görevlilerinin sorumluluğunu belirlemeyi de olanaksız hale getirmektedir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32’nci maddesinde Kamu idarelerine ait taşınırların, yıl sonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımının yapılacağı belirtilmiştir.

Yapılan incelemede 2024 yılı sonunda taşınır sayımlarının yapılmadığı tespit edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi” başlıklı 30’uncu maddesinin birinci fıkrasında taşınır kayıt yetkilileri tarafından, kamu idarelerinin muhasebe kayıtlarında ilgili stok ve maddi duran varlık hesaplarında izlenen taşınırlardan satın alma suretiyle edinilenlerin giriş işlemleri ile değer artırıcı harcamalar için düzenlenen Varlık işlem fişlerinin bir nüshasının ödeme emri belgesi ekinde muhasebe birimine gönderileceği; diğer şekillerde edinilen taşınırların girişleri ve maddi duran varlık hesaplarında izlenen taşınırların çıkışları için düzenlenen Varlık işlem fişlerinin birer nüshasının, düzenleme tarihini takip eden en geç on gün içinde ve her durumda malî yıl sona ermeden önce muhasebe birimine gönderilmesinin zorunlu olduğu,

Üçüncü fıkrasında muhasebe kayıtlarında 150-İlk Madde ve Malzemeler Hesabında izlenen tüketim malzemelerinin çıkışları için düzenlenen Varlık İşlem Fişlerinin muhasebe birimine gönderilmeyeceği, bunların yerine kamu idarelerinde aylık dönemler itibarıyla tüketim malzemelerinin Taşınır II. Düzey Detay Kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesinin ilgili dönemi takip eden dönemde, son dönem listesinin ise en geç yılın son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderileceği,

Dördüncü fıkrasında muhasebe yetkililerinin taşınır giriş ve çıkış işlemlerine ilişkin olarak kendilerine gönderilen Varlık İşlem Fişlerinde gösterilen tutarları Taşınır II. Düzey Detay Kodu itibarıyla ilgili hesaplara kaydedeceği,

belirtilmiştir.

Belirtilen mevzuat hükümlerine göre Varlık işlem fişlerinin bir nüshasının ödeme emri belgesi ekinde muhasebe birimine gönderileceği, aylık dönemler itibarıyla tüketim malzemelerinin listesinin muhasebe birimine gönderileceği, muhasebe yetkililerinin de taşınır giriş ve çıkış işlemlerine ilişkin olarak kendilerine gönderilen tutarları ilgili hesaplara kaydedeceği, böylece taşınır hesapları açısından mali yılsonu itibariyle Mali Tablolarda yer alan rakamlar ile İdare Taşınır Mal Yönetim Hesabı İcmal Cetvelindeki rakamların birbiri ile uyumlu olacağı anlaşılmaktadır.

Yapılan incelemede, mevzuat hükümleriyle belirlenen yükümlülüklerin yerine getirilmemesi sonucu İdare Kesin Mizanı’nda yer alan taşınır hesapları ile İdare Taşınır Mal Yönetim Hesabı İcmal Cetveli’nde yer alan taşınır hesaplarının birbiri ile uyumlu olmadığı tespit edilmiştir.

Tablo 9: İdare Mizanı ile Taşınır Mal Yönetim Hesabı İcmal Cetveli Arasındaki Farklar

Bu itibarla, açıklanan mevzuat hükümlerine göre taşınır işlem ve kayıtları kapsamında yerine getirilmesi gereken yükümlülüklerin ivedilikle tamamlanması gerekmektedir.