|
ÖZET: 2024 yılı Sayıştay Denetim Raporları, taşınır mal yönetiminde mevzuata aykırı uygulamaların varlığını ortaya koymuştur. Taşınır Mal Yönetmeliği’nin tanımlarında belirtilen ambarlar, kamu idarelerine ait taşınırların muhafaza edildiği yerler olarak tanımlanmıştır. Ancak yapılan denetimlerde, bazı taşınırların kişisel kullanıma verildiği ve bu işlemler için gerekli belgelerin düzenlenmediği tespit edilmiştir. Ayrıca, taşınırların kayıtlarından düşürülmediği ve fiili durum ile kayıtların uyumlu hale getirilmesi gerektiği vurgulanmıştır.
Denetimler sırasında, ekonomik ömrünü tamamlamış taşınırların hurdaya ayrılma işlemlerinin gerçekleştirilmediği de belirlenmiştir. Taşınır Mal Yönetmeliği, kullanılmaz hale gelen taşınırların kayıtlardan çıkarılmasını zorunlu kılmaktadır. Bunun yanı sıra, müze ve kütüphanelerde sergilenen taşınırların kayıtlarının tutulması gerektiği belirtilmesine rağmen, Arşiv Dairesi Başkanlığı’nın müze olarak kullanılan alanında Müze Defteri’nin tutulmadığı tespit edilmiştir. Son olarak, taşınır mal yönetim hesabının düzenlenmemesi de dikkat çekmiştir. Müze olarak faaliyet gösteren birimlerin, mevzuatta belirtilen yönetim hesap cetvelini tutmaları gerekmektedir. Bu durumlar, Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine uygun olarak düzeltilmelidir. |
BULGU: Taşınır Mal Yönetmeliğine Aykırı Uygulamaların Bulunması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Genel Bütçeli İdareler ve Tesisleri
Taşınır malların yönetiminde mevzuata aykırı olan uygulamaların bulunduğu görülmüştür.
Taşınır Sistem Kayıtlarının Mevcut Durumu Yansıtmaması
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde, ambar; “Kamu idarelerine ait taşınırların kullanıma verilinceye kadar veya kullanımdan iade edildiğinde muhafaza edildiği yer.” olarak tanımlanmıştır.
Söz konusu Yönetmeliğin 10’uncu maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinde, taşınır kod listesinde gösterilen kara taşıtları ve iş makinelerinin, bunları sürekli olarak kullanacak personele verilmesinde ve demirbaş, makine ve cihazların kamu görevlilerinin kullanımına verilmesinde taşınır teslim belgesinin düzenleneceği ifade edilmiştir.
Taşınırlarının muhafaza edildiği ambarlarda yapılan filli denetimler sonucunda, kişisel kullanıma verilen bazı taşınırlar için ilgili belgelerin düzenlenmediği ve bu taşınırların ambar kayıtlarından düşülmediği tespit edilmiştir.
Taşınır ambarlarındaki fiili durum ile kayıtların birbirine uygun olmasını teminen gerekli işlemlerin yapılması gerekmektedir.
Hurdaya Ayrılması Gereken Taşınırlara İlişkin İşlemlerin Yapılmaması
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde, ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle alınış amaçları doğrultusunda kullanılması imkânı kalmayan ya da tamiri mümkün veya ekonomik olmayan arızalar nedeniyle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılan taşınırlar ile üretim sırasında elde edilen kırpıntı, döküntü ve artık parçalar hurda olarak tanımlanmıştır.
Söz konusu yönetmeliğin “Kullanılmaz hale gelme, yok olma veya sayım noksanı nedeniyle çıkış” başlıklı 27’nci maddesinde ise tüketim malzemelerinin özelliklerinde, ağırlıklarında veya miktarlarında meydana gelen değişmeler nedeniyle oluşan fireler, sayımda noksan çıkan taşınırlar, çalınma, kaybolma gibi nedenlerle yok olan taşınırlar ya da yıpranma, kırılma veya bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale gelen taşınırlar ile canlı taşınırın ölmesi halinde, Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Varlık İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlardan çıkarılacağı belirtilmiştir.
Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı ambarlarında yapılan denetimler sonucunda, ekonomik ömrünü doldurması nedeniyle hizmet dışı bırakılmış taşınırlara ilişkin hurdaya ayırma işlemlerinin yapılmadığı tespit edilmiştir.
Ekonomik ömrünü dolduran taşınırlar için mevzuata uygun olarak hurdaya ayırma işlemlerinin yapılması gerekmektedir.
Müze Defterinin Tutulmaması
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Defterler” başlıklı 9’uncu maddesinde; müzelerde sergilenen veya sergilenmek üzere muhafaza altında bulundurulan taşınırlar için tutulan defterin Müze Defteri, kütüphanelerdeki yazma ve basma nadir eserler ile kitap ve kitap dışı materyal için tutulan defterin ise Kütüphane Defteri olarak tanımı yapılmış ve bu defterlerin taşınır işlemlerinde, özelliklerine göre tutulması gerektiği hüküm altına alınmıştır.
Bu defterlere yıl içerisinde satın alma veya başka suretle edinilen taşınırların giriş kayıtlarının yapılması ve taşınırların özelliklerine göre tüketime veya kullanıma verilmeleri sebebiyle çıkış kayıtları yapılmaktadır. Dönem sonunda ise müzede ve kütüphanede bulunan taşınırların sayımı sonucunda tespit edilen miktarlar ile defter değerleri karşılaştırılmaktadır. Defterlerde bulunması gereken bilgileri gösteren örnekler Yönetmelik ekinde yer almaktadır.
Yapılan incelemede; Arşiv Dairesi Başkanlığı hizmet binasının bir kısmının mühür, vakfiye vb. eserlerin bazılarının sergilenmesi amacıyla müze olarak kullanıldığı; fakat Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 9’uncu maddesinde müzelerde sergilenen veya sergilenmek üzere muhafaza altında bulundurulan taşınırlar için tutulması istenilen ve örneği Yönetmelik ekinde bulunan Müze Defterinin tutulmadığı tespit edilmiştir.
Müze olarak faaliyette bulunulan yerlerdeki eserler için mevzuatta belirtilen defterin tutulması gerekmektedir.
Müze Yönetim Hesabı Cetvelinin Düzenlenmemesi
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır mal yönetim hesabı” başlıklı 34’üncü maddesinde; taşınır mal yönetim hesabının 5018 sayılı Kanun’un kaynakların kullanılması ve yönetilmesi konusunda harcama birimi ve harcama yetkililerine yüklediği sorumluluğun gereği olarak taşınır kayıt ve işlemlerinin usulüne uygun yapılıp yapılmadığının harcama yetkilisi tarafından kontrol ve denetimine esas olmak üzere taşınır kayıt yetkilisi tarafından harcama birimleri itibarıyla hazırlanacağı ve taşınır kontrol yetkilisince kayıt ve belgeler ile mali tablolara uygunluğu kontrol edilerek imzalanacağı, taşınır mal yönetim hesabında; önceki yıldan devredilen, yılı içinde giren, çıkan ve ertesi yıla devredilen taşınırlar ile yılsonu sayımında bulunan fazla ve noksanların gösterileceği belirtilmiştir.
Aynı maddede, taşınır mal yönetim hesabının, yılsonu sayımına ilişkin Sayım Tutanağı, Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli, harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetveli, müze ve kütüphane olarak faaliyet gösteren harcama birimlerinde Müze/Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli, yıl sonu itibarıyla en son düzenlenen Varlık İşlem Fişinin sıra numarasını gösterir tutanaktan oluştuğu ifade edilmiştir.
Yapılan incelemede; Arşiv Dairesi Başkanlığı hizmet binasının bir bölümünün mühür, vakfiye vb. eserlerin bazılarının sergilenmesi amacıyla müze olarak kullanıldığı; fakat Arşiv Dairesi Başkanlığı taşınır mal yönetim hesabında Müze Yönetim Hesabı Cetvelinin düzenlenmediği tespit edilmiştir.
Müze olarak faaliyette bulunulan yerlerdeki eserler için mevzuatta belirtilen yönetim hesap cetvelinin tutulması gerekmektedir.
Belirtilen hususların Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine uygun olarak düzeltilmesi gerekmektedir.