|
ÖZET: Taşınır malzemelerin kayıt ve kontrol süreçlerinde önemli eksiklikler tespit edilmiştir. 2024 yılı Sayıştay Denetim Raporları çerçevesinde yapılan incelemeler, Taşınır Mal Yönetmeliği’ne aykırı uygulamaları ortaya koymuştur. Özellikle, dayanıklı taşınırların kullanıma verilmesi ve iade süreçlerinde belgelerin düzenlenmesi konusunda ciddi aksaklıklar yaşanmaktadır. Örneğin, bazı taşınırların aynı anda Taşınır Teslim Belgesi ile kaydedilmesi ve iade edilen taşınırların kayıtlarının güncellenmemesi gibi durumlar gözlemlenmiştir.
Yönetmelik hükümlerine göre, taşınırların kayıtlara alınması ve kullanıma verilmesi belirli belgelerle desteklenmelidir. Ancak yapılan denetimlerde, eski bilgilerin taşındığı belgelerin güncellenmediği, emekli olan çalışanların taşınırlarının üzerlerinden düşülmediği ve taşınır kayıt yetkilisi değişikliklerinin belgelerde yansımadığı tespit edilmiştir. Ayrıca, tüketim malzemelerinin kayıtlara giriş ve çıkış süreçlerinde de eksiklikler bulunmaktadır. Sonuç olarak, taşınır malzeme işlemlerinin mevzuata uygun bir şekilde yürütülmesi için gerekli düzenlemelerin yapılması ve eksikliklerin giderilmesi büyük önem taşımaktadır. Bu durum, harcama yetkililerinin sorumluluklarını yerine getirmeleri açısından kritik bir gereklilik oluşturmaktadır. |
BULGU: Taşınır Malzemelerin Kayıt ve Kontrol Sürecinde Eksikliklerin Bulunması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Özel Bütçeli İdare
Taşınır işlemlerine ilişkin kayıtlar üzerinde gerçekleştirilen incelemeler neticesinde, ayrıntıları aşağıda belirtildiği üzere Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine aykırı bazı hususların bulunduğu görülmüştür.
• Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Belge ve cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinde; demirbaş, makine ve cihazların kamu görevlilerinin kullanımına verilmesinde 6/A örnek numaralı Taşınır Teslim Belgesi düzenleneceği, (ç) bendinde ise Dayanıklı Taşınırlar Listesinin, Taşınır Kod Listesinin (B) bölümünde gösterilen taşınırlardan oda, büro, bölüm, geçit, atölye, garaj ve servislere tahsis edilenler için düzenleneceği ve bunlar için Taşınır Teslim Belgesi düzenlenmeyeceği hüküm altına alınmıştır. Ayrıca Yönetmelik’in “Dayanıklı taşınırların kullanıma verilmesi” başlıklı 23’üncü maddesinin birinci fıkrasında da dayanıklı taşınırların Taşınır İstek Belgesi düzenlenmek suretiyle talep edileceği, talep edilen dayanıklı taşınırların Taşınır Teslim Belgesi düzenlenerek kullanıma verileceği hüküm altına alınmıştır.
Ancak yapılan incelemede; büro malzemeleri, masa, etajer, sehpa, halı gibi Dayanıklı Taşınırlar Listesinde yer alan taşınırlar için aynı anda Taşınır Teslim Belgesi düzenlendiği ve dizüstü bilgisayar, televizyon, koltuk, sabit telefon, printer, monitör ve askılık gibi taşınırlar için de Taşınır Teslim Belgesi düzenlendikten sonra söz konusu taşınırlara Dayanıklı Taşınırlar Listesinde de yer verildiği görülmüş olup atölyelerde kullanılan, kompresör, öğütücü, kırıcı gibi taşınırların fiili kullanımda olduğu halde kullanıma verildiğine ilişkin söz konusu belgelerin ise düzenlenmediği, taşınır kayıtlarında ambarda gözüktüğü, tespit edilmiştir.
Uygulamada karışıklığa yol açmamasını teminen belge içeriklerinin mükerrer olmaması ve taşınırların mevzuatın öngördüğü şekilde kullanıma verilerek kayıtlara alınması gerekmektedir.
Mezkûr Yönetmelik’in “İade edilen taşınırların girişi” başlıklı 18’inci maddesinde; kullanıma verilen tüketim malzemelerinden herhangi bir nedenle iade edilenlerin, iadeyi yapan birim yetkilisinin onayını taşıyan ve iade edilen malzemenin cins ve miktarını belirten belge karşılığında teslim alınacağı ve Varlık İşlem Fişi düzenlenerek tekrar giriş kaydedileceği, fişin birinci nüshasının taşınırları iade edene verileceği, tüketim malzemesi olarak sınıflandırılan taşınırlardan, üzerine kayıt yapmak veya yeniden formatlanmak ya da doldurulmak suretiyle tekrar kullanılması mümkün olanların, görevin tamamlanmasını takiben ambara iadesinin zorunlu olduğu, kullanıma verilen dayanıklı taşınırlardan, herhangi bir nedenle ilgililerince iade edilenler için Varlık İşlem Fişi düzenlenmeyeceği, bu taşınırların kullanıma verilmelerinde düzenlenmiş olan Taşınır Teslim Belgesinin, taşınırın geri alındığına ilişkin ilgili bölümü imzalanarak kişiye geri verileceği ve kayıtların buna göre güncelleneceği hüküm altına alınmıştır.
Ancak yapılan incelemede, Dayanıklı Taşınırlar Listesi ve Taşınır Teslim Belgelerinde 2012 yılından kalma bilgilerin yazılı olduğu, emekliye ayrılan çalışanların üzerindeki taşınırların dahi ilgililerin üzerinden düşülmediği, Taşınır Kayıt Yetkilisi değiştiği halde belgelerde eski sorumluların imzalarının bulunduğu ve söz konusu belge ve listelerde herhangi bir güncelleme yapılmadığı tespit edilmiştir.
Yönetmelik’in “Tüketim suretiyle çıkış” başlıklı 22’nci maddesinin birinci fıkrasında, Tüketim malzemelerinin Taşınır İstek Belgesi karşılığında düzenlenerek Varlık İşlem Fişi ile çıkış kaydedileceği, ancak fiziki olarak ambara girişi olmadan doğrudan tüketimi yapılan taşınırların ilgilisine teslim edildiğine dair tutanak ve benzeri belge bulunması durumunda Varlık İşlem Fişi ile kayıtlardan çıkışında ayrıca Taşınır İstek Belgesi aranmayacağı, üçüncü fıkrasında ise Varlık İşlem Fişi düzenlenmeden hiçbir şekilde tüketim malzemesi çıkışı yapılamayacağı belirtilmiştir.
Yapılan incelemede, kampta kullanılan tüketim malzemelerinin bir kısmının satın alındığı an doğrudan giderleştirildiği, hizmet binalarında kullanılan malzemelerinin bir kısmının (kırtasiye malzemesi, toner vb.) ise fatura kesildiğinde taşınır kayıt sistemine girişinin olduğu daha sonra ödeme gerçekleştiğinde tamamının çıkışının yapıldığı tespit edilmiştir.
Yönetmelik’in “Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32’nci maddesinin beşinci fıkrasında ambar sayım işlemlerinin tamamlanmasından sonra oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırların Dayanıklı Taşınırlar Listeleri esas alınarak sayılacağı ve sayım sonuçlarının Sayım Tutanağında “Ambarda Bulunan Miktar” ile “Ortak Kullanım Alanlarında Bulunan Miktar” sütunlarında gösterileceği belirtilmiştir. Yapılan incelemede, ambar düzenin bulunmadığı, kullanımdaki taşınırların hurda vasfı taşıyan taşınırlar ile birlikte muhafaza edildiği ve fiili sayıma müsait olmadığı tespit edilmiştir. Dolayısıyla mevzuatta öngörülen sayım işlemlerinin sağlıklı bir şekilde yapılmasının mümkün olmadığı değerlendirilmektedir.
Yönetmelik’in “Dayanıklı taşınırların numaralanması” başlıklı 36’ncı maddesinin birinci fıkrasında, giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verileceği ve bu numaranın yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtileceği hüküm altına alınmış olmasına rağmen Kamu İdaresine ait dayanaklı taşınırlar için verilen sicil numaralarının, taşınırların üzerinde belirtilmesine ilişkin barkodlama çalışmalarının yapılmadığı tespit edilmiştir.
Sonuç olarak; yukarıda maddeler halinde sayılan eksiklikler dolayısıyla bazı harcama yetkililerinin, taşınır kayıt ve kontrol süreçlerine ilişkin sorumluluklarını tam anlamı ile yerine getirmediği tespit edilmiş olup söz konusu eksikliklerin giderilerek taşınır işlemlerinin ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak yürütülmesi önem arz etmektedir.