Taşınır Malzemelerin Kayıt ve Kontrol Sürecinde Eksikliklerin Bulunması (Sayıştay)

BULGU: Taşınır Malzemelerin Kayıt ve Kontrol Sürecinde Eksikliklerin Bulunması

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Belediyesi

Taşınır işlemlerine ilişkin kayıtlar üzerinde gerçekleştirilen incelemeler neticesinde, ayrıntıları aşağıda belirtildiği üzere gerek 10.10.2024 tarihinde yürürlükten kaldırılan Taşınır Mal Yönetmeliği gerekse de 10.10.2024 tarihli ve 32688 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan yeni Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine aykırı bazı hususların bulunduğu görülmüştür.

Anılan yönetmeliklerin “Belge ve cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinde, demirbaşların kamu görevlilerinin kullanımına verilmesinde “Taşınır Teslim Belgesi” düzenlenmesi gerektiği; “Dayanıklı taşınırların kullanıma verilmesi” başlıklı 23’üncü maddesinde ise demirbaşların Taşınır İstek Belgesi düzenlenmek suretiyle talep edileceği ve ilgilisine uygun Taşınır Teslim Belgesi düzenlenerek kullanıma verileceği hüküm altına alınmıştır.

Bahsi geçen düzenlemelere rağmen kurum binasında yapılan fiili inceleme neticesinde kişilerin kullanımında bulunan bilgisayar ve uçan kamera gibi bazı demirbaşların herhangi bir teslim belgesi düzenlenmeksizin personel tarafından kullanıldığı tespit edilmiştir.

Anılan yönetmeliklerin “Belge ve cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinin birinci fıkrasının (g) bendinde, taşınırların sayım işlemlerinde Yönetmelik ekinde bulunan Sayım Tutanağının düzenleneceği ve taşınırların Sayım Tutanağına taşınır kodu düzeyinde kaydedileceği belirtilmiştir. Söz konusu tutanakta “Taşınır Kodu” sütununun yanında malzemelerin nerede olduğunu belirten sütunlar bulunmaktadır. Bu sütunlara bakarak hangi malzemeden kaç adetin ambarda, ortak alanda veya kişilerin kullanımında olduğu görülebilmektedir.

Yukarıda yer verilen hüküm ve açıklamalar doğrultusunda örnek olarak Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Dairesi Başkanlığı taşınır yönetim sistemi üzerinde gerçekleştirilen inceleme neticesinde, sistemden alınan “Sayım Tutanağı”nın doğru bilgi sunmadığı; “kayıtlara göre ambarda bulunan miktar” sütunu ile “kayıtlara göre ortak kullanım alanında bulunan miktar” sütunlarının eşit olduğu; fiilen bu alanlarda bulunan miktarları göstermesi gereken sütunların ise boş olduğu tespit edilmiştir.

Yönetmeliklerin “Dayanıklı taşınırların numaralanması” başlıklı 36’ncı maddesinin birinci fıkrasında, giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verileceği ve bu numaranın yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtileceği hüküm altına alınmış olmasına rağmen, Kuruma ait bazı dayanaklı taşınırlar için satın alındığı ilk harcama biriminde sicil numarası verilmediği, bu numaraların daha sonra taşınırları devralan harcama birimi tarafından kişilerin kullanımına verilme aşamasında belirlendiği ve yine söz konusu sicil numaralarının bazı taşınırların üzerinde belirtilmediği tespit edilmiştir.

Yönetmeliklerin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde, harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının Taşınır Mal Yönetmeliği’nde belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir bir şekilde tutulmasını sağlamaktan ve taşınır yönetim hesabını ilgili mercilere göndermekten sorumlu olduğu ifade edilmiştir. Ayrıca harcama yetkililerinin, taşınır kayıtlarının ilgili Yönetmelik hükümlerine uygun olarak tutulması ve taşınır mal yönetim hesabının hazırlanması sorumluluğunu taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getireceği de aynı maddede belirtilmiştir.

Harcama yetkililerinin yukarıda bahsi geçen görev ve sorumluluklarının tam olarak yerine getirebilmeleri için satın alınan malzemelerin ayırt edici özellikleri ile birlikte taşınır sistemine kayıt edilmeleri son derece önem arz etmektedir. Taşınırların genel ifadeler ile kayıtlara alınması daha sonrasında söz konusu taşınırın düşük veya eski modeliyle değiştirilebilme ya da değerli bir parçasının sökülebilme riskini açığa çıkarmaktadır.

Yapılan açıklamalar doğrultusunda örnek olarak incelenen iki harcama biriminde de bazı demirbaşların marka, model, ebat, kapasite vs. gibi ayırt edici özelliklere yer verilmeksizin “bilgisayar”, “televizyon” veya “kahve makinesi” şeklinde kaydedildiği tespit edilmiştir.

Yönetmeliklerin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde, kendilerine kullanılmak üzere taşınır teslim edilen kamu görevlilerinin bu taşınırları en iyi şekilde muhafaza etmek zorunda oldukları; bu personel tarafından gerekli tedbirlerin alınmaması veya özenin gösterilmemesi nedeniyle taşınırların kullanılmaz hale gelmesi veya yok olması sonucunda sebep oldukları kamu zararları hakkında Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerinin uygulanacağı; kullanılmak üzere kendilerine taşınır teslim edilen kamu görevlilerinin kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik ya da dikkatsizlikleri nedeniyle oluşan kamu zararının, değer tespit komisyonu tarafından tespit edilecek gerçeğe uygun değer üzerinden, ilgili mevzuat hükümleri uygulanmak suretiyle tahsil edileceği hüküm altına alınmıştır.

Yukarıda yer verilen hükümden de anlaşılacağı üzere özellikle ekonomik ömrünü tamamlamamış taşınırların kullanılmaz hale gelmesi durumlarında söz konusu taşınırları kullanan personelin bu durumun oluşmasına neden olan herhangi bir kusur veya ihmalinin olup olmadığının araştırılması ve böyle bir olayın varlığının tespiti halinde ilgili personele mevzuat çerçevesinde rücu edilmesi gerekmektedir.

Yapılan açıklamalar doğrultusunda örnek olarak Özel Kalem Müdürlüğü’nün hurdaya ayırma işlemlerinin incelenmesi neticesinde, henüz ekonomik ömrünü dahi tamamlamamış, 2021 yılında satın alınmış televizyon ve buzdolabı ile 2020 yılında satın alınmış dizüstü bilgisayarların kullanılmaz hale gelmesinden dolayı hurdaya ayrıldığı ve söz konusu hurdaya ayırma işlemleri öncesinde bu demirbaşları kullanan kişilerin kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizliği noktasında herhangi bir araştırmanın yapılmadığı görülmüştür.

Kamu idaresi tarafından bulgu konusu hususa iştirak edildiği ve gerekli tedbirlerin alınacağı bildirilmiştir.

Sonuç olarak yukarıda maddeler halinde sayılan eksiklikler dolayısı ile harcama yetkililerinin, taşınır kayıt ve kontrol süreçlerine ilişkin sorumluluklarının tam anlamı ile yerine getirilmediği tespit edilmiş olup söz konusu eksikliklerin giderilerek taşınır işlemlerinin ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak yürütülmesi önem arz etmektedir.