Taşınır Niteliğinde Olan Malzemelerin İlk Madde ve Malzemeler Hesabına Kaydedilmeden Doğrudan Giderleştirilmesi (Sayıştay)

BULGU: Taşınır Niteliğinde Olan Malzemelerin İlk Madde ve Malzemeler Hesabına Kaydedilmeden Doğrudan Giderleştirilmesi

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir İlçe Belediyesi

Taşınır niteliğinde olan çeşitli mal ve malzeme alımlarının 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabında izlenmesi gerekirken doğrudan gider kaydedildiği görülmüştür.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınırların kaydı” başlıklı 12’nci maddesinde kamu idarelerince bütün taşınırların ve bunlara ilişkin işlemlerin kayıt altına alınmasının esas olduğu belirtilmiş, “Kayıt zamanı, kayıt değeri ve değer tespit komisyonu” başlıklı 13’üncü maddesinin birinci fıkrasında ise; taşınırların, edinme şekline bakılmaksızın kamu idaresince kullanılmak üzere teslim alındığında girişinin yapılacağı; tüketime verildiğinde, satıldığında, başka harcama birimlerine devredildiğinde, bağışlandığında veya yardım yapıldığında, çeşitli nedenlerle kullanılamaz hale geldiğinde, hurdaya ayrıldığında veya kaybolma, çalınma, canlı taşınırın ölümü gibi yok olma hallerinde çıkışının kaydedileceği, giriş ve çıkış kayıtlarının varlık işlem fişine dayanılarak yapılacağı hüküm altına alınmıştır.

Mezkur Yönetmelik’in “Tüketim suretiyle çıkış” başlıklı 22’nci maddesinde tüketim malzemelerinin, taşınır istek belgesi karşılığında düzenlenecek varlık işlem fişi ile çıkış kaydedileceği ancak fiziki olarak ambara girişi olmadan doğrudan tüketimi yapılan taşınırların ilgilisine teslim edildiğine dair tutanak veya benzeri belge bulunması durumunda Varlık İşlem Fişi ile kayıtlardan çıkışında ayrıca taşınır istek belgesi aranmayacağı ifade edilmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabı ile ilgili “Hesabın niteliği” başlıklı 115’inci maddesinde söz konusu hesabın; kurumlarca satılmak, üretimde veya diğer faaliyetlerde kullanılmak ya da tüketilmek üzere edinilen ilk madde ve malzeme, yarı mamul, mamul, ticari mal, artık ve hurda gibi bir yıl veya faaliyet dönemi içinde tüketilecek veya paraya çevrilecek varlıkların izlenmesi için kullanılacağı ifade edilmiştir.

Aynı Yönetmelik’in 116’ncı maddesinde ise, satın alınan veya üretilen ilk madde ve malzemelerin bir taraftan maliyet bedelleri ile 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabına borç kaydedileceği; tüketilmek amacıyla kamu idaresinin ilgili birimlerine verilen veya kullanılan ilk madde ve malzemelerin ise 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabına alacak ve 630 Giderler Hesabına borç kaydedileceği hüküm altına alınmıştır.

Yapılan incelemede, 150 İlk Madde ve Malzemeler Hesabının ilgili alt kodlarına kaydedilmesi gereken, 2024/155296 ihale kayıt numaralı KDV dahil 2.227.500,00 TL tutarındaki ham bez çanta alımının, 2024/54442 ihale kayıt numaralı KDV dahil 1.666.728,00 TL tutarındaki puzzle, not defteri, boya kalemi, boyama kitabı ve termos bardak alımı gibi toplamda 3.894.228,00 TL tutarında çeşitli mal ve malzeme alımlarının doğrudan 630 Giderler Hesabına borç kaydı yapılarak giderleştirildiği tespit edilmiştir.

Söz konusu durum, satın alınan ilk madde ve malzemelerin hangilerinin kullanıma verildiği, hangilerinin ambarda bulunduğu yönünde yeterli bilgiye ulaşılmasına ve sağlıklı bir stok kontrolünün yapılmasına engel teşkil etmektedir.

Kamu İdaresi cevabında; sözleşme konusu malzemelerin Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tarafından teslim alındıktan sonra, Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü tarafından belirlenen merkezlerde gençlere, Bilim Merkezine gelen ziyaretçilere ve diğer mahallerde (pazar yerlerinde bez çanta) halka dağıtımının yapıldığı belirtilmektedir. Dağıtımı yapılan malzemelerin Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 115’inci maddesi kapsamında bulunmadığı, dolayısıyla söz konusu malzemeye ilişkin stok kontrolü yapılmak istenilse bile dağıtımı gerçekleştirilmiş olduğundan stoklarda görülemeyeceği ifade edilmekle birlikte, bundan sonraki süreçte satın alınan ilk madde ve malzemelerin hangilerinin kullanıma verildiği, hangilerinin ambarda bulunduğu yönünde yeterli ve sağlıklı stok bilgisine ulaşılması için gerekli işlemlerin Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği hükümleri doğrultusunda gerçekleştirileceği belirtilmektedir.

Bulgu metninde Taşınır Mal Yönetmeliğinin “Taşınırların kaydı” başlıklı 12’nci, “Kayıt zamanı, kayıt değeri ve değer tespit komisyonu” başlıklı 13’üncü ve “Tüketim suretiyle çıkış” başlıklı 22’nci maddesinde taşınırlara ilişkin yapılması gereken işlemler detaylı olarak belirtilmiştir. Benzer şekilde, Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin 115’inci maddesinde, bir yıl veya faaliyet dönemi içinde satılmak, üretimde veya diğer faaliyetlerde kullanılmak ya da tüketilmek üzere edinilen taşınırların 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabında izleneceği açıkça ifade edilmiştir. Hal böyle iken, Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tarafından taşınırların yükleniciden teslim alınması, İdare bünyesindeki başka bir müdürlüğe devredilmesi veya taşınırların çıkışında Taşınır Mal Yönetmeliği’nde belirtilen hükümler uygulanmamış, satın alınan malzemeler ise 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabına kaydedilmesi gerekirken doğrudan giderleştirilerek kayıtlara alınmıştır.

Yukarıda belirtilen mevzuat hükümleri doğrultusunda; kullanılmak ya da tüketilmek üzere edinilen ilk madde ve malzeme, yarı mamul, mamul, ticari mal, artık ve hurda gibi bir yıl veya faaliyet dönemi içinde tüketilecek veya paraya çevrilecek varlıklar öncelikle ilgili stok hesaplarına alınmalı, söz konusu varlıklar kullanıma verildikçe Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği hükümleri doğrultusunda gider işlemleri gerçekleştirilmelidir.