|
ÖZET: 2024 yılı Sayıştay Denetim Raporları, üniversite bünyesindeki taşınır yönetim işlemlerinde önemli eksiklikler tespit etmiştir. Fiziki denetim sonucunda, 11 ambarda yapılan incelemelerde taşınır kayıt ve muhafaza işlemlerinin mevzuata uygun olmadığı, 150 İlk Madde ve Malzeme Giderleri Hesabı ile 255 Demirbaşlar Hesabı’nın güvenilir olmadığı ortaya konmuştur. Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu çerçevesinde, kamu kaynaklarının yönetiminden sorumlu olanların gerekli önlemleri alması gerektiği vurgulanmaktadır.
Denetim bulguları arasında, ambar sayımlarında kayıtlara göre taşınırların eksik veya fazla olması, zimmet kayıtlarının yapılmaması ve barkotlama işlemlerinin tamamlanmaması gibi hususlar yer almaktadır. Ayrıca, tüketim malzemelerinin farklı ölçü birimleriyle kaydedilmesi, hurdaya ayrılan elektronik cihazların seri numaralarının belirtilmemesi ve bazı malzemelerin miatlarının dolması gibi sorunlar da tespit edilmiştir. Bu durum, taşınır işlemlerinin etkinliğini olumsuz yönde etkilemektedir. Üniversite, taşınır yönetimindeki eksiklikleri gidermek amacıyla gerekli çalışmaların başlatıldığını ve süreçlerin titizlikle takip edileceğini bildirmiştir. Taşınır Mal Yönetmeliği’ne uygun olarak, taşınır işlemlerinin düzenlenmesi ve eğitimlerin planlanması gerektiği ifade edilmiştir. Bu çerçevede, taşınır hesaplarının güvenilirliğinin sağlanması için ilgili mevzuat hükümlerine uygun hareket edilmesi önem arz etmektedir. |
BULGU: Taşınır Yönetim İşlemlerinde Eksiklik Bulunması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite
Üniversite bünyesinde yer alan ve örneklem yöntemiyle seçilen 11 adet ambarda gerçekleştirilen fiziki denetim sonucunda; taşınır kayıt ve muhafaza işlemleri ile ilgili olarak mevzuata aykırı hususlar ve eksiklikler bulunduğu ve bu meyanda 150 İlk Madde ve Malzeme Giderleri Hesabı ile 255 Demirbaşlar Hesabının doğru, denk ve güvenilir olmadığı tespit edilmiştir.
5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Hesap verme sorumluluğu başlıklı” 8’inci maddesinde; her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanların kaynakların kullanılmasından, muhasebeleştirilmesinden, raporlanmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumlu olduğu hüküm altına alınmıştır.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde harcama yetkililerinin sorumluğu; taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasının sağlanması şeklinde tanımlanmış ve taşınırların muhafazasından ve yönetilmesinden sorumlu olanların, gerekli tedbirlerin alınmaması veya özenin gösterilmemesi nedeniyle taşınırın kullanılmaz hale gelmesi veya yok olması sonucunda neden oldukları kamu zararları hakkında, Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerince sorumlu oldukları belirtilmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 6’ncı maddesinin dördüncü fıkrasında; taşınır kayıt yetkililerinin ambarlarında kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikleri nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumlu olacakları belirtilmiştir. Aynı Yönetmelik’in 27’nci maddesinin birinci fıkrasında; tüketim malzemelerinin özelliklerinde, ağırlıklarında veya miktarlarında meydana gelen değişmeler nedeniyle oluşan fireler, sayımda noksan çıkan taşınırlar, çalınma, kaybolma, doğal afetler gibi nedenlerle yok olan taşınırlar ya da yıpranma, kırılma veya bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale gelen taşınırlar ile canlı taşınırın ölmesi halinde, “Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı” ve “Varlık İşlem Fişi” düzenlenerek kayıtlardan çıkarılacağı üçüncü fıkrasında ise; birinci fıkrada belirtilen hallerde kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik olup olmadığı araştırılarak 5’inci madde hükmüne göre işlem yapılacağı hüküm altına alınmıştır.
Ayrıca Yönetmelik ekinde yer alan Dayanıklı Taşınırlar Defterine ilişkin açıklamalarda, taşınırın tanımlanmasına yarayan cins, marka, model, kapasite vb. teknik özelliklerin dayanıklı taşınırlar defterinde ilgili taşınırın satırında belirtileceği hüküm altına alınmıştır.
Üniversitenin taşınır işlemlerine ilişkin inceleme ve denetimlerde fiziken gerçekleştirilen ambar gözlem ve sayımında;
– Denetim kapsamında örnekleme yaptırılan ambar sayımlarında sebebi anlaşılamayan nedenlerle taşınırların kayıtlara göre önemli ölçüde eksik veya fazla olması; demirbaş ve tüketim ambarlarında kaydı olmayan hibe, devir vb suretiyle intikal eden demirbaş ve tüketim malzemelerinin yer alması ve yıl sonlarında yapılması gereken sayımların fiili ve fiziki olarak yapılmadığı ambarlar olması nedeniyle 150 İlk Madde ve Malzeme Giderleri Hesabı ile 255 Demirbaşlar Hesabının doğru, denk ve güvenilir olmadığı,
– Demirbaşların zimmet kayıtlarının yapılmadığı ve barkotlama işlemlerinin tamamlanmadığı ambarlar olması,
– Kayıtlara litre/adet, kg/adet, rulo/koli olmak üzere farklı ölçü birimleriyle girilen tüketim malzemelerinin olduğu,
– Elektronik taşınırların, fabrika seri numarasının sisteme kaydedilmediği, yine hurdaya ayırma işlemlerinde hurdaya ayrılan elektronik cihazların fabrika seri numaralarının belirtilmediği,
– Teslim alınan temizlik maddelerinin üretim tarihlerine dikkat edilmediği; bazı ürünlerin üzerinde (sıvı sabun) üretim ve son kullanım tarihlerinin hiç bulunmadığı,
– Bazı ambarların sayıma elverişli olmadığı, taşınırların dağınık şekilde ve farklı alanlarda muhafaza altına alındığı, bazı taşınır malzemelerin düzensiz olduğu, raflara dizilmeyerek istifsiz şekilde zemine yığıldığı,
– Bazı ambarlarda ihtiyaç fazlası pek çok demirbaş ve tüketim malzemesinin bulunduğu,
– Bazı birimlerde genel sarf (temizlik) malzemelerinin kullanılmadan çıkış kayıtlarının yapılarak doğrudan gider kaydedildiği, dolayısıyla 150 İlk Madde ve Malzeme Giderleri Hesabının fiili mevcut durumla örtüşmediği; dolayısıyla tüketim malzemelerinin ihtiyaç sahibi birime kullanılacak kadar peyderpey verilmesi ve aynı şekilde kullanıldıkça kayıtlardan düşülmesi gerektiği halde, bir memur üzerinden ambara girdiği gün itibarıyla çıkış kaydı yapılarak toplu şekilde kayıtlardan düşüldüğü, fiilen kullanılmayan malzemeler ambar dışındaki mahallerde Taşınır Kayıt Yetkilisinin gözetimi dışında bekletildiği,
– Bazı birimlerde temizlik ve genel sarf malzemelerinin iki yıllık raf ömürlerini tamamladığı, dolayısıyla artık kullanılamaz halde olduğu anlaşılan, miadı dolan temizlik malzemelerinin bulunduğu,
Tespit edilmiştir.
Üniversitenin nakit akışının olumsuz yönde etkilenmemesi ve kamu kaynaklarının etkin kullanılması amacıyla, tüketim malzemeleri için (kullanım devir hızıyla orantılı şekilde) optimal stok seviyesi belirlenerek ihtiyacın üzerinde tüketim malzemesi satın alınmasının önüne geçilmesi ve teslim alınan tüketim malzemelerinin ise miat kontrollerinin özenli yapılması, zamanında ihtiyaç fazlası birimlerden diğer birimlere aktarılması gerekmektedir.
Bununla beraber Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 31’inci maddesi gereğince ambar stoklarındaki ihtiyaç fazlası taşınırların; birimler arasında devri mümkün olmakla birlikte, bu taşınıra ihtiyaç duyan diğer kamu idarelerine bedelsiz devredilmesi veya geçici olarak tahsis edilmesi de mümkündür.
Kamu İdaresi cevabında, taşınır yönetim işlemlerinde tespit edilen eksikliklerin giderilmesine yönelik gerekli çalışmaların tüm harcama birimleri bazında başlatıldığı, sürecin titizlikle takip edildiği, bundan sonraki dönemlerde taşınır yönetim sistemlerinde benzer eksikliklerin yaşanmaması için tüm idari ve teknik önlemlerin alındığı, konunun hassasiyetinin farkında olarak, sürecin etkin bir şekilde yönetilmesi için gerekli tüm adımların atıldığı, bu kapsamda personele yönelik eğitimlerin planlandığı ve sistemdeki teknik iyileştirmelerin hızla tamamlanacağı bildirilmiştir.
Sonuç olarak; 150 İlk Madde ve Malzeme Giderleri Hesabı ile 255 Demirbaşlar Hesabının doğru, denk ve güvenilir olması için taşınır işlemlerinin yukarıda maddeler halinde belirtilen eksikliklerin giderilerek, başta Taşınır Mal Yönetmeliği olmak üzere ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak yürütülmesi gerekmektedir.