|
ÖZET: Taşınır yönetimiyle ilgili yapılan denetimlerde, ilçe belediyesinin mevzuata uygun görevlerini yerine getirmekte eksiklikler bulunduğu tespit edilmiştir. Özellikle taşınır mal yönetimi ve kayıtları üzerinde yapılan incelemelerde, bazı taşınırların sicil numaralarının eksik olduğu, bu durumun yönetmelik hükümlerine aykırı olduğu belirlenmiştir. Ayrıca, dayanıklı taşınırlar için gerekli listelerin düzenlenmediği ve ortak kullanım alanları için sorumlu kişilerin atanmadığı görülmüştür. Bu eksiklikler, taşınırların hangi birimde ve kimin sorumluluğunda olduğunun net olarak belirlenmesini zorlaştırmaktadır.
Denetim sonuçları, idarenin taşınır işlemleri için bir elektronik kayıt sisteminin eksikliğini de ortaya koymuştur. Taşınırların giriş ve çıkışlarının kaydedileceği, tüm birimlerin entegre bir şekilde veri paylaşımını sağlayacak bir sistemin kurulması gerekmektedir. Bu tür bir sistem, israfın önlenmesi ve üst yönetimle diğer yasal muhataplara doğru bilgi verilmesi açısından kritik öneme sahiptir. Barkot teknolojisinin entegrasyonu ile taşınırların etkin yönetimi sağlanabilir ve insan kaynaklı hataların önüne geçilebilir. Sonuç olarak, mevcut uygulamalardaki eksiklikler nedeniyle idarenin taşınır mal mevcudu hakkında güvenilir verilere sahip olmadığı anlaşılmaktadır. Yapılacak düzeltici işlemler, 2024 mali yılı için etkili olmayacak, bu nedenle acil önlemler alınması gerekmektedir. |
BULGU: Taşınır Yönetiminde Eksik ve Hatalı Uygulamaların Olması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Olmayan İl Kapsamında Yer Alan İlçe Belediyesi
İdarenin, taşınırlarının yönetimine ilişkin olarak mevzuatla belirlenmiş görevlerinin yerine getirilmesinde eksiklikler olduğu görülmüştür. Taşınır mal yönetimi ve kayıtları üzerinde yapılan incelemede aşağıdaki konular tespit edilmiştir.
a) Taşınır Sicil Numaralarının Bazı Taşınırlar Üzerinde Yer Almaması
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 36’ncı maddesinde, giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara kalıcı ve belli olacak şekilde bir sicil numarası verileceği düzenlenmiştir.
İdareye ait çeşitli dayanıklı taşınırlar üzerinde yapılan fiziki inceleme neticesinde bazı taşınırlara Yönetmelik’te belirtilen sicil numaralarının verilmediği veya verilenlerden bazılarının sicil numaralarının yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle kalıcı olacak şekilde ilgili taşınırlar üzerinde yer almadığı tespit edilmiştir.
İdarece elde edilen ve kullanılmakta olan tüm dayanıklı taşınırlar için sicil numarası verilerek bu numaraların taşınırlar üzerinde kalıcı olarak görünür hale gelmesi sağlanmalıdır.
b) Bazı Birimlerde Dayanıklı Taşınırlar Listesinin Düzenlenmemesi ve Ortak Kullanım Alanı Sorumlusunun Görevlendirilmemesi
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 10’uncu maddesinin 5’inci fıkrasının (ç) bendinde; taşınırlardan oda, büro, bölüm, geçit, atölye, garaj ve servislere tahsis edilenler için Dayanıklı Taşınırlar Listesi, düzenleneceği ve istek yapan birim yetkilisi ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusu tarafından imzalanacağına hükmedilmiştir.
Yine Yönetmelik’in 23’üncü maddesinin 6’ncı fıkrasında; taşınırların oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj, servis ve bahçe gibi ortak kullanım alanlarına “Dayanıklı Taşınırlar Listesi” düzenlenmek ve istek yapan birim yetkilisinin ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusunun imzası alınmak suretiyle verileceği de düzenlenmiştir.
Aynı Yönetmelik’in 32’nci maddesinin 5’inci fıkrasında ise; ambar sayım işlemleri tamamlandıktan sonra oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj, servis ve bahçe gibi ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırların dayanıklı taşınırlar listeleri esas alınarak sayılacağı ve sayım sonuçlarının sayım tutanağında gösterileceği, kullanım amacıyla kamu görevlilerine taşınır teslim belgesiyle verilmiş olan taşınırlar için sayım yapılmaksızın sayım tutanağının “Kayıtlara Göre Kişilere Verilen Miktar” sütunundaki bilgilerin dikkate alınacağı belirtilmiştir.
İdarenin taşınır işlemlerinin incelenmesi neticesinde, ortak kullanım alanlarına tahsis edilen dayanıklı taşınırlar için Yönetmelik’te belirtilen “Dayanıklı Taşınırlar Listesinin” oluşturulmadığı ve ortak kullanım alanı sorumlusunun görevlendirilmediği görülmüştür.
İdarece, taşınırlarının hangi birimde ve kimin sorumluluğunda olduğunun tespit edilerek, ortak kullanım alanları içerisinde kalan taşınmazların sayım ve listelemesinin yapılması ve bu alanlardan sorumlu olan ortak kullanım alanı sorumlularının belirlenmesi gerekmektedir.
Elektronik Ortamda Kurulmuş Bütüncül Bir Taşınır Yönetim Sisteminin Mevcut Olmaması
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinin 1’inci fıkrasında; harcama yetkililerinin, taşınırların kullanım ve kayıtlarına ilişkin sorumluluklarından bahsedilmiş ve taşınır kayıtlarının tutulması ve taşınır mal yönetim hesabının hazırlanması sorumluluğunu taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getirecekleri düzenlenmiştir.
Yönetmelik’in “Kamu idarelerince yapılabilecek düzenlemeler ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması” başlıklı 11’inci maddesinde; taşınırların tüm giriş ve çıkış kayıtları ile Yönetmelik’in uygulanmasında kullanılacak defter, belge ve cetvellerin elektronik ortamda tutulması, düzenlenmesi ve arşivlenmesinin esas olduğu ancak mevzuat gereği başka bir işlemde kullanılmak, ihtiyaç hâlinde yetkili mercilere ibraz edilmek veya gönderilmek üzere döküm alınabileceği hüküm altına alınmıştır.
İdarenin taşınır işlemlerinin incelenmesinde; ambar giriş ve çıkışları ile tüm birimlerde kayıtlı olması gereken dayanıklı taşınırların hareketlerinin ve durumlarını gösterir bir elektronik kayıt sisteminin mevcut olmadığı görülmüştür.
Sadece idare birimlerinin kendi içlerinde değil tüm idare çapında stok takiplerinin ve ambar sayımlarının sağlıklı şekilde yapılabilmesi, ihtiyaçların mevcutlara göre belirlenebilmesi, israftan kaçınılabilmesi ve üst yönetim ile İdarenin diğer yasal muhataplarına sağlıklı ve zamanında bilgi verilebilmesi için elektronik ortamda kurulmuş ve birimlerin birbirine entegre veri göndermesini sağlayabilecek bir elektronik taşınır yönetim sisteminin kurulması gerekmektedir.
İdarenin taşınır işlemlerinde insan kaynaklı hata ve suiistimallerin önüne geçilebilmesi, taşınırlarının etkin bir şekilde yönetilmesi, ambar sayımlarının sağlıklı bir şekilde yapılarak kasıt, kusur veya ihmal sonucu kırılan, bozulan veya kaybolan taşınırların tespitinin sağlanabilmesi, ambarlardaki fiili durum ile muhasebe kayıtlarının uyumunun sağlanabilmesi amacıyla, barkot teknolojisinden de yararlanmak suretiyle idarenin tüm taşınırlarını kapsayan bütüncül bir taşınır takip sisteminin kurulması, taşınır yönetimine ilişkin işlemlerin hataya mahal vermeyecek şekilde elektronik ortamda gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
Yukarıda yer verilen taşınır işlemlerine ilişkin eksik ve hatalı uyguların Kamu İdaresince düzeltileceği belirtilmişse de yapılacak düzeltici işlemlerin 2024 mali yılı için etkisi bulunmamaktadır.
Sonuç olarak, yukarıda yer verilen tespit ve hatalı işlemler nedeniyle İdarenin taşınır mal mevcudu konusunda doğru ve güvenilir veriye sahip olmadığı değerlendirilmektedir.