Taşınırlara İlişkin İş ve İşlemlerin Taşınır Mal Yönetmeliği’ne Uygun Şekilde Yürütülmemesi (Sayıştay)

BULGU: Taşınırlara İlişkin İş ve İşlemlerin Taşınır Mal Yönetmeliği’ne Uygun Şekilde Yürütülmemesi

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir İlçe Belediyesi

Taşınır işlemlerine ilişkin incelemede; idareye ait taşınır malların kaydı, muhafazası ve kullanımına, taşınır yönetim sorumlularıyla bunlar adına görev yapacak olanların belirlenmesine ve yönetim hesabının verilmesine ilişkin iş ve işlemlerin Taşınır Mal Yönetmeliği’ne uygun şekilde yürütülmediği görülmüştür.

10.10.2024 tarih ve 32688 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde; “Ambar:” “Kamu idarelerine ait taşınırların kullanıma verilinceye kadar veya kullanımdan iade edildiğinde muhafaza edildiği yer”, “Dayanıklı taşınırlar:” “Çeşitleri ile kod numaraları Taşınır Kod Listesinde gösterilen tesis, makine ve cihazlar ile taşıtlar ve demirbaşlar”, “Demirbaşlar:” “Belirli bir hizmete tahsis amacıyla edinilen, belli bir süreye tabi olmaksızın uzun süre kullanılabilen ve kullanılmakla yok olmayan, çeşitleri ile kod numaraları Taşınır Kod Listesinde gösterilen taşınırlar”, “Tüketim malzemeleri:” “Belirli bir hizmetin üretilmesinde kullanılan, kullanımı sonucunda tükenen veya bir süre kullanıldıktan sonra ilk özelliklerini kısmen veya tamamen kaybederek bir daha kullanılamayacak duruma gelen, çeşitleri ile kod numaraları Taşınır Kod Listesinde gösterilen malzemeler”, “Varlık işlem fişi:” “Kamu idarelerine ait taşınır, taşınmaz ve haklar ile diğer varlıkların edinimi, yönetimi, tahsisi, devri ve elden çıkarılması gibi varlık yönetimine ilişkin işlemlerde kullanılan belge”, “Taşınır kayıt yetkilisi:” “Taşınırları teslim alan, sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza eden, kullanıcılarına ve kullanım yerlerine teslim eden, bu Yönetmelikte belirtilen usul ve esaslara göre kayıtları tutan, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenleyen ve bu hususlarda hesap verme sorumluluğu çerçevesinde taşınır kontrol yetkilisi ve harcama yetkilisine karşı sorumlu olan görevliler”, “Taşınır kontrol yetkilisi:” “Taşınır kayıt yetkilisinin hazırlamış olduğu taşınır mal yönetim hesabına ilişkin belge ve cetvellerin mevzuata ve mali tablolara uygunluğunu kontrol eden, Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetvelini imzalayan ve bu konularda harcama yetkilisine karşı sorumlu olan görevliler”, “Taşınır konsolide görevlisi:” “Taşınır kayıt yetkililerinden aldığı harcama birimi taşınır hesaplarını konsolide ederek taşınır hesap cetvellerini hazırlamak ve biriminin bir üst teşkilattaki taşınır konsolide görevlisine vermekle sorumlu olan görevliler” şeklinde tanımlanmıştır.

Yönetmelik’in;

“Defterler” başlıklı 9’uncu maddesinde, taşınır işlemlerinde özelliklerine göre; “Tüketim Malzemeleri Defteri”, “Dayanıklı Taşınırlar Defteri”, “Müze Defteri” ve “Kütüphane Defteri” olarak sayılan defterlerin tutulacağı, Yönetmeliğin uygulanmasında kullanılacak olan defterlerin şekli ve formatı ile örneklerinin Bakanlık internet sitesinin ilgili bölümünde yayımlanacağı,

“Belge ve cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinde; ilgili mevzuatı çerçevesinde kabul edilerek teslim alınan taşınırların giriş, çıkış ve ambarlar arası devir işlemlerinde, dayanıklı taşınırların niteliklerini değiştiren esaslı onarım ve ilaveler sonucu değer artışlarında, kayıtlara esas olmak üzere en az üç nüsha Varlık İşlem Fişi düzenleneceği,

“Taşınırların kaydı” başlıklı 12’nci maddesinde; kamu idarelerince bütün taşınırların ve bunlara ilişkin işlemlerin kayıt altına alınmasının esas olduğu, taşınır kayıtlarının, harcama birimleri itibarıyla yönetim hesabı verilmesine esas olacak şekilde tutulacağı ve her bir kaydın belgeye dayanmasının şart olduğu, bu çerçevede; önceki yıldan devren gelen taşınırlar ve içinde bulunulan yılda herhangi bir şekilde edinilen veya elden çıkarılan taşınırlar ile taşınırlardaki kayıp, fire, yıpranma ve benzeri nedenlerle meydana gelen azalmaların ve sayım sonucunda ortaya çıkan fazlaların miktar ve değer olarak kayıtlara alınarak takip edileceği,

“Kayıt zamanı, kayıt değeri ve değer tespit komisyonu” başlıklı 13’üncü maddesinde; taşınırların, edinme şekline bakılmaksızın kamu idaresince kullanılmak üzere teslim alındığında giriş ve tüketime verildiğinde, satıldığında, başka harcama birimlerine devredildiğinde, bağışlandığında veya yardım yapıldığında, çeşitli nedenlerle kullanılamaz hale geldiğinde, hurdaya ayrıldığında veya kaybolma, çalınma, canlı taşınırın ölümü gibi yok olma hallerinde çıkış kaydedileceği, giriş ve çıkış kayıtlarının Varlık İşlem Fişine dayanılarak yapılacağı,

“Satın alınan taşınırların giriş işlemleri” başlıklı 15’inci maddesinde; satın alınan taşınırlar için teslim alındıktan sonra üçer nüsha Varlık İşlem Fişi düzenleneceği, Varlık İşlem Fişinin bir nüshasının ödeme emri belgesine, bir nüshasının ise ödeme emri belgesinin harcama biriminde kalan nüshasına bağlanacağı, diğer nüshasının ise muayene ve kabul komisyon tutanağı veya idare yetkilisince düzenlenmiş kabul belgesi ile birlikte sıralı olarak dosyalanacağı,

“Devir alınan taşınırların girişi” başlıklı 19’uncu maddesinde; kamu idarelerince bedelsiz olarak devir alınan taşınırların, devreden idarenin Varlık İşlem Fişinde gösterilen değerleri esas alınarak düzenlenecek Varlık İşlem Fişi ile giriş kaydedileceği,

“Tüketim suretiyle çıkış” başlıklı 22’nci maddesinde; tüketim malzemelerinin, Taşınır İstek Belgesi karşılığında düzenlenecek Varlık İşlem Fişi ile çıkış kaydedileceği, Varlık İşlem Fişi düzenlenmeden hiçbir şekilde tüketim malzemesi çıkışı yapılamayacağı,

“Taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi” başlıklı 30’uncu maddesinde ise; taşınır kayıt yetkililerince, muhasebe kayıtlarında ilgili stok ve maddi duran varlık hesaplarında izlenen taşınırlardan; satın alma suretiyle edinilenlerin giriş işlemleri ile değer artırıcı harcamalar için düzenlenen Varlık İşlem Fişlerinin bir nüshasının ödeme emri belgesi ekinde muhasebe birimine gönderileceği, diğer şekillerde edinilen taşınırların girişleri ve maddi duran varlık hesaplarında izlenen taşınırların çıkışları için düzenlenen Varlık İşlem Fişlerinin birer nüshasının, düzenleme tarihini takip eden en geç on gün içinde ve her durumda mali yıl sona ermeden önce muhasebe birimine gönderileceği, muhasebe kayıtlarında “150- İlk Madde ve Malzemeler Hesabı”nda izlenen tüketim malzemelerinin çıkışları için düzenlenen Varlık İşlem Fişlerinin muhasebe birimine gönderilmeyeceği, bunların yerine, kamu idarelerinde aylık dönemler itibarıyla tüketim malzemelerinin Taşınır II. Düzey Detay Kodu bazında düzenlenen onaylı listesinin, ilgili dönemi takip eden dönemde, son dönem listesinin ise en geç yılın son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderileceği, muhasebe yetkililerinin, taşınır giriş ve çıkış işlemlerine ilişkin olarak kendilerine gönderilen Varlık İşlem Fişlerinde gösterilen tutarları Taşınır II. Düzey Detay Kodu itibarıyla ilgili hesaplara kaydedeceği,

“Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32’nci maddesinde; kamu idarelerine ait taşınırların, yıl sonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımının yapılacağı, taşınır sayımlarının, harcama yetkilisince, kendisinin veya görevlendireceği bir kişinin başkanlığında taşınır kayıt yetkilisinin de katılımıyla, en az üç kişiden oluşturulacak sayım kurulu tarafından yapılacağı

İfade edilmiştir.

Yönetmelik’in “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesine göre; taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının Yönetmelik’te belirtilen usul ve esaslara göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan, taşınır kayıtlarının Yönetmelik hükümlerine uygun olarak tutulması ve taşınır mal yönetim hesabının hazırlanması sorumluluğunu taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getirmekten harcama yetkilileri sorumlu tutulmuştur.

Yine Yönetmelik’in “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6’ncı maddesinde de; taşınır kayıt yetkililerinin, harcama yetkililerince, memuriyet veya çalışma unvanına bağlı kalmaksızın, taşınır kayıt ve işlemlerini Yönetmelik’te belirtilen usule uygun şekilde yapabilecek bilgi ve niteliklere sahip personel arasından görevlendirileceği, taşınır kontrol yetkililerinin de, yine harcama yetkililerince, taşınır kayıt yetkilisinin hazırlamış olduğu taşınır mal yönetim hesabına ilişkin belge ve cetvellerin mevzuata ve mali tablolara uygunluğunu ve gerektiğinde yapılan diğer kayıt ve işlemleri kontrol etmek üzere yardımcılarından veya bunların bir alt kademesindeki yöneticileri arasından görevlendirileceği ifade edilmiş ve taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin görev ve sorumlukları sayılmıştır.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin yukarıdaki hükümleri gereği;

– Harcama yetkililerince taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin Yönetmelik’in 5’inci maddesine uygun şekilde görevlendirilmeleri,

– Taşınır işlemlerinde, özelliklerine göre Yönetmelik’in 9’uncu maddesinde belirtilen defterlerin tutulması,

-Kamu idarelerince; önceki yıldan devren gelen, içinde bulunulan yılda herhangi bir şekilde edinilen veya elden çıkarılanlar da dahil olmak üzere bütün taşınırların ve bunlara ilişkin işlemlerin en az 3 (üç) nüsha Varlık İşlem Fişi düzenlenerek kayıt altına alınması,

– Taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin Yönetmelik’in 30’uncu maddesinde düzenlendiği şekilde muhasebe birimine bildirilmesi,

– Taşınırların, yıl sonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımının yapılması,

– Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri ile konsolide görevlisinin Yönetmelik’te kendilerine verilen görev ve sorumlulukları eksiksiz şekilde yerine getirmeleri, taşınır mal yönetim hesabı ile icmal cetvellerini hazırlamaları

Gerekmektedir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin Geçici 1’inci maddesinde ise;

“(1) Kamu idarelerinin kullandığı taşınır bilişim sistemlerinde, 31/12/2025 tarihine kadar bu Yönetmeliğin uygulanmasında kullanılacak olan fiş, belge, liste, alındı belgesi, tutanak ve cetveller, Bakanlık internet sitesinin ilgili bölümünde yayımlanan şekle uygun hâle getirilerek kullanılmaya başlanılır.

(2) Kamu idarelerince, taşınır bilişim sistemlerinin bu Yönetmelikte belirlenen usul ve esaslara uygun hâle getirilinceye kadar 41 inci madde ile yürürlükten kaldırılan yönetmeliğin eki defter, belge ve cetvellerin kullanılmasına devam edilir.”

Denilmiştir.

İdare taşınır işlemlerine ilişkin incelemede; taşınır malların kaydı, muhafazası, kullanımı ve çıkışına ilişkin iş ve işlemlerin Taşınır Mal Yönetmeliği’ne uygun şekilde yürütülmediği, taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri ile konsolide görevlisinin belirlenmediği, tüketim malzemesi çıkışlarının dönemsel olarak muhasebe birimine bildirilmediği, yıl sonu taşınır sayımlarının yapılmadığı, harcama birimi bazında taşınır hesabı çıkarılmadığı, taşınır mal yönetim hesabı ile icmal cetvellerinin oluşturulmadığı anlaşılmıştır.

İdare bulgu konusu hususa katılmış olup taşınırlara ilişkin iş ve işlemlerin Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine uygun şekilde yürütülmesi hususuna dikkat edileceği ifade edilmiştir.

Yukarıdaki açıklamalar ve mevzuat hükümleri gereği; idarece taşınır bilişim sistemlerinin Yönetmelik’te belirlenen usul ve esaslara uygun hâle getirilinceye kadar Yönetmelik’in 41’inci maddesi ile yürürlükten kaldırılan Yönetmelik (28.12.2006 tarihli ve 2006/11545 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Taşınır Mal Yönetmeliği) eki defter, belge ve cetvellerin kullanılmasına devam edilmesi, taşınırların kaydı, muhafazası, kullanımı ve çıkışına ilişkin iş ve işlemlerin Taşınır Mal Yönetmeliği’nin ilgili hükümlerine uygun şekilde yürütülmesi gerekmektedir.