|
ÖZET: 2021 yılı Sayıştay Denetim Raporları, gençlik ve spor il müdürlükleri tarafından edinilen taşınırların kayıt süreçlerinde mevzuat hükümlerine uyulmadığını ortaya koymuştur. Yapılan incelemelerde, taşınırların giriş ve çıkış kayıtlarının eksik veya hatalı olduğu, fiili durum ile kayıtlar arasında tutarsızlıklar bulunduğu ve dayanıklı taşınırların sicil numaralarının düzgün bir şekilde takip edilmediği tespit edilmiştir. Taşınır Mal Yönetmeliği, taşınırların kaydı, muhafazası ve kullanımı ile ilgili esasları belirlemekte olup, harcama yetkilileri bu süreçlerin etkin bir şekilde yürütülmesinden sorumludur.
Denetimlerde, taşınır işlem fişlerinin düzenlenmediği ve bazı taşınırların doğrudan giderleştirildiği görülmüştür. Taşınırların giriş ve çıkış işlemleri, Yönetmelik’te belirtilen usullere uygun olarak gerçekleştirilmelidir. Ayrıca, dayanıklı taşınırların sicil numaralarının kalıcı olarak belirtilmesi ve kişilerin kullanımına verilen taşınırlar için taşınır teslim belgesi düzenlenmesi gerekmektedir. Bu eksiklikler, taşınırların yönetiminde ciddi sorunlara yol açmakta ve kamu idaresinin verimliliğini olumsuz etkilemektedir. Kamu idaresi, taşınır işlemlerine ilişkin uygulamaların nasıl yürütüleceğine dair il müdürlüklerine talimatlar göndermiştir. Ancak, bu talimatlara rağmen sorunların devam ettiği gözlemlenmiştir. Taşınır mal kayıt ve yönetim sisteminin güvenilir veri üretmesini sağlamak için, mevzuat hükümlerine tam uyum sağlanması ve mevcut uygulamalardan kaynaklanan sorunların giderilmesi önem arz etmektedir. |
BULGU: Taşınırların Edinilmesi, Kayda Alınması ve Kullanımında Mevzuat Hükümlerine Uyulmaması
2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Genel Bütçeli İdareler ve Tesisleri
Gençlik ve spor il müdürlükleri tarafından satın alınan taşınırların; giriş ve çıkış kayıtlarının tam ve doğru olarak yapılmadığı, fiili durumu ile kayıtlar arasında uyumsuzluklar bulunduğu, varlık hesapları ile ilişkilendirilmeksizin doğrudan giderleştirildiği ve dayanıklı taşınırların sicil numarası verilmek suretiyle takibinin sağlanmadığı görülmüştür.
Kamu idarelerine ait taşınır malların kaydı, muhafazası ve kullanımı ile yönetim hesabının verilmesi, merkez ve taşrada taşınır yönetim sorumlularıyla bunlar adına görev yapacak olanların belirlenmesi ve kamu idareleri arasında taşınırların bedelsiz devri ile tahsisine ilişkin esas ve usuller Taşınır Mal Yönetmeliği ile belirlenmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesine göre harcama yetkilileri taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu Yönetmelik’te belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan sorumludur. Harcama yetkilileri bu sorumluluklarını taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getirmektedir. Buna göre, harcama yetkilileri, taşınırlara ilişkin işlem ve kayıtların usule uygun olarak yapılıp yapılmadığını kontrol etmeye veya ettirmeye; kasıt, kusur veya ihmal sonucu kırılan, bozulan veya kaybolan taşınırların ilgililerden tazmini için gerekli işlemleri yapmaya veya yaptırmaya yetkilidir.
Bazı il müdürlüklerinin taşınır işlemlerinin incelenmesi neticesinde, taşınır malların yönetimine ilişkin aşağıda yer alan hususlar tespit edilmiştir:
Taşınır giriş ve çıkış kayıtlarının eksik ve/veya hatalı yapılması, fiili durum ile kayıtlar arasında tutarsızlıklar bulunması
Yönetmelik’in 12’nci maddesine göre bütün taşınırların ve bunlara ilişkin işlemlerin kayıt altına alınması esas olup her bir kaydın belgeye dayanması ve taşınır kayıtlarının harcama birimleri itibarıyla yönetim hesabı verilmesine esas olacak şekilde tutulması gerekmektedir. Yönetmelik’in 13’üncü maddesinde taşınırların, edinme şekline bakılmaksızın kamu idaresince kullanılmak üzere teslim alındığında giriş; tüketime verildiğinde, satıldığında vb. durumlarda çıkış kaydedileceği ve bu giriş ve çıkış kayıtlarının taşınır işlem fişine dayanılarak yapılacağı ifade edilmiştir. Yönetmelik’in 30’uncu maddesinde ise kullanılmış tüketim malzemelerine ilişkin çıkış kaydının genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde üç aylık dönemler itibarıyla, diğer idarelerde ise üç ayı geçmemek üzere yapılması gerektiği belirtilmiştir.
Yapılan incelemeler neticesinde; kamu idaresince kullanılmak üzere teslim alınan bazı taşınırlara ilişkin taşınır işlem fişi düzenlenmediği ve dolayısıyla bu taşınırların giriş kayıtlarının yapılmadığı, taşınır çıkışlarının çoğunlukla yılsonlarında ve tek seferde toplu olarak yapıldığı, fiilen idare stoklarında bulunan taşınırlar ile taşınır kayıtları arasında tutarsızlıklar bulunduğu tespit edilmiştir.
Buna göre, taşınır giriş ve çıkış kayıtlarının mutlak suretle taşınır işlem fişi düzenlenerek ve eksiksiz bir biçimde yapılması, kullanılan tüketim malzemelerine ilişkin çıkış kayıtlarının Yönetmelik ile belirlenen süreler dikkate alınarak ve fiili durumla uyumlu olacak biçimde gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
İlk Madde ve Malzeme Hesabına kaydedilmesi gereken mal ve malzemelerin ilgili hesaba kaydı yapılmaksızın doğrudan giderleştirilmesi
Kamu idaresi faaliyetlerinde kullanılmak veya tüketilmek üzere satın alınan tüketim malzemelerinin, öncelikle 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabına borç kaydedilmesi bu malzemelerden tüketilmek amacıyla kamu idaresinin ilgili birimlerine verilenlerin veya kullanılanların ise, ilgili gider hesabına borç, İlk Madde ve Malzeme Hesabına alacak kaydedilmesi gerekmektedir.
Nitekim Yönetmelik’in 15’inci maddesinde satın alınmak suretiyle girişi, 22’nci maddesinde ise tüketim suretiyle çıkışı yapılan taşınırların bu giriş ve çıkışlarının taşınır işlem fişi düzenlenerek kayıt altına alınması gerektiği belirtilmektedir. Taşınırlar için hem giriş hem çıkış esnasında taşınır işlem fişi düzenlemesi gerekliliği kullanılmak ve tüketilmek üzere satın alınan malzemelerin öncelikle varlık hesapları ile ilişkilendirilmesi gerektiği anlamına gelmektedir.
Yapılan incelemeler neticesinde; kullanılmak ve tüketilmek üzere satın alınan malzemelerin bazılarının taşınır işlem fişi düzenlenmeksizin ve varlık hesaplarına kaydedilmeksizin doğrudan giderleştirildiği tespit edilmiştir.
Buna göre, kullanılmak ve tüketilmek üzere satın alınan malzemelerin doğrudan giderleştirilmemesi, öncelikle varlık hesaplarına kaydedilmesi, gider kaydının ise taşınırın tüketilmesi halinde yapılması gerekmektedir.
Dayanıklı taşınırlara sicil numarası verilmemesi veya verilen sicil numarasının taşınır üzerinde kalıcı olarak görülmemesi
Yönetmelik’in 36’ncı maddesinde giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verilmesi ve bu numaranın yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilmesi gerektiği ifade edilmiştir. Dayanıklı taşınırların kişilerin kullanımına verilmesi durumunda da Taşınır Teslim Belgesi düzenlenmesi gerekmektedir.
Yapılan incelemeler neticesinde; giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırların bazılarına sicil numarası verilmediği, sicil numarası verilen taşınırlardan bazılarında ise bu numaraların taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilmediği tespit edilmiştir. Diğer taraftan kişilerin kullanımına verilen dayanıklı taşınırların birçoğu için taşınır teslim belgesi de düzenlenmediği görülmüştür.
Buna göre, giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırların muhafazası ve kullanımı açısından bu taşınırlara üzerlerinde kalıcı olacak belirtilecek şekilde sicil numarası verilmesi, kişilerin kullanımına verilenler için ise taşınır teslim belgesi düzenlenmesi gerekmektedir.
Kamu idaresi cevabında; taşınır işlemlerine ilişkin uygulamaların nasıl yapılacağı ile ilgili yıl sonlarında il müdürlüklerine çeşitli talimatlar içeren yazılar gönderildiği, 2021 yılı mali yıl sonu işlemleri sürecinde taşınır kayıtlarının mutabakatının sağlandığı ve 2022 yılında bulguda belirtilen hususlara ilişkin gerekli talimatların verileceği ifade edilmiştir. İl müdürlüklerine gönderilen bahse konu talimatlar bulgunun hazırlanması aşamasında tarafımızca zaten incelenmiş olup bulguda bu talimatlara rağmen yaşanmaya devam eden problemlere işaret edilmiştir.
Bu itibarla, taşınır mal kayıt ve yönetim sisteminin doğru ve güvenilir veri üretmesini engelleyen, taşınırların muhafazasını, kullanımını ve denetimini güçleştiren uygulamalardan kaçınılması ve Yönetmelik hükümlerine uyulması gerekmektedir.