Taşınırların Mevzuata Uygun Şekilde İzlenmemesi (Sayıştay)

BULGU: Taşınırların Mevzuata Uygun Şekilde İzlenmemesi

2022 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir İlçe Belediyesi

İdarenin taşınırlarına ilişkin olarak mevzuata uygun biçimde izlenmeyen hususları aşağıda beş başlık altında açıklanmıştır.
Taşınır Mal Yönetim Hesabının Oluşturulmaması
İdarenin 2022 yılı Taşınır Mal Yönetim Hesabının oluşturulmadığı tespit edilmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır Mal Yönetim Hesabı” başlıklı 34’üncü maddesinin 1 No’lu bendinde; Taşınır Mal Yönetim Hesabının, Kanun’un kaynakların kullanılması ve yönetilmesi konusunda harcama birimi ve harcama yetkililerine yüklediği sorumluluğun gereği olarak taşınır kayıt ve işlemlerinin usulüne uygun yapılıp yapılmadığının harcama yetkilisi tarafından kontrol ve denetimine esas olmak üzere taşınır kayıt yetkilisi tarafından harcama birimleri itibarıyla hazırlanacağı ve taşınır kontrol yetkilisince kayıt ve belgeler ile mali tablolara uygunluğu kontrol edilerek imzalanacağı, Taşınır Mal Yönetim Hesabında; önceki yıldan devredilen, yılı içinde giren, çıkan ve ertesi yıla devredilen taşınırlar ile yılsonu sayımında bulunan fazla ve noksanların gösterileceği hüküm altına alınmıştır.
Aynı maddenin 2 No’lu bendinde ise; Taşınır Mal Yönetim Hesabı’nın, yılsonu sayımına ilişkin Sayım Tutanağı, Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli, Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetveli ile yılsonu itibariyle en son düzenlenen Taşınır İşlem Fişinin sıra numarasını gösterir tutanak cetvellerinden oluştuğu belirtilmiştir.
Yukarıda yer alan Yönetmelik hükümleri uyarınca 2022 Yılı Taşınır Mal Yönetim Hesabı ile hesapta yer alan cetvellerin hazırlanmadığı tespit edilmiştir.
İdarenin taşınırlarını kontrol altına alması ve taşınırların kullanılması, saklanması, korunması ile sorumlulukların belirlenmesi amacıyla taşınırların eksiksiz olarak kayıtlara alınması ve Taşınır Mal Yönetim Hesabı ile belirtilen cetvellerin düzenlenmesi gerekmektedir.
Dayanıklı Taşınırlara Sicil Numarası Verilmemesi
İdarenin dayanıklı taşınırları üzerinde yapılan incelemelerde dayanıklı taşınırlara sicil numarası verilmediği ve kullanıma verilen taşınırların takibinin yapılmadığı tespit edilmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Dayanıklı taşınırların numaralanması” başlıklı 36’ncı maddesinde; giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde bir sicil numarası verileceği belirtilmektedir. Aynı maddenin devamında sicil numarasının üç grup rakamdan oluşacağı, birinci grup rakamın, taşınırın Dayanıklı Taşınırlar Defterinde ayrıntılı izlenmek üzere kaydedildiği taşınır kodundan; ikinci grup rakamın, taşınırın giriş kaydedildiği yılın son iki rakamından; üçüncü grup rakamın ise taşınıra verilen giriş sıra numarasından oluşacağı belirtilmiştir.
Yer verilen mevzuat hükümleri uyarınca, incelemelerde sicil numarası verilmediği tespit edilen dayanıklı taşınırların, kontrol ve takibinde sürekliliğin sağlanması için tamamına mevzuatın öngördüğü usullere uygun sicil numarası verilmesi gerekmektedir.
Ortak Kullanım Alan Sorumlusu Belirlenmemesi ve Dayanıklı Taşınır Listesi Düzenlenmemesi
Büro, oda, garaj gibi ortak kullanım alanlarında yer alan taşınırların kontrolünün ve takibinin sağlanması amacıyla belirlenmesi gereken ortak alan sorumlusu ile söz konusu alanlarda yer alan taşınmazların kaydedilmesi gereken dayanıklı taşınırlar listesinin düzenlenmediği tespit edilmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Belge ve cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinin 1’inci fıkrasının (ç) bendinde;“Dayanıklı Taşınırlar Listesi (Örnek: 8): Bu Liste, Taşınır Kod Listesinin (B) bölümünde gösterilen taşınırlardan oda, büro, bölüm, geçit, atölye, garaj ve servislere tahsis edilenler için düzenlenir. Bunlar için Taşınır Teslim Belgesi düzenlenmez. Liste, istek yapan birim yetkilisi ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusu tarafından imzalanır.” denilerek, ortak kullanım alanında yararlanılan taşınırlar için Taşınır Mal Yönetmeliği 8’inci örnekte belirtilen Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenleneceği belirtilmiştir.
Aynı Yönetmelik’in “Dayanıklı taşınırların kullanıma verilmesi” başlıklı 23’üncü maddesinde ise; dayanıklı taşınırların, oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarına Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenerek verileceği belirtilmiştir.
İdare mahallinde yapılan inceleme ve araştırmalarda, ortak kullanım alanı sorumlusu belirlenmediği görüldüğünden, Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 10’uncu ve 23’üncü maddelerinde örneklendirilen alanlarda ve personelin özel kullanımında olmayan dayanıklı taşınırların hangi mahalde ve hangi birimin sorumluluğunda olduğunun kontrolü açısından Dayanıklı Taşınırlar Listesi’nin düzenlenmesi gerekmektedir.
Taşınır Kayıt ve Taşınır Kontrol Yetkililerinin Belirlenmemesi
İdarenin taşınır hesapları üzerinde yapılan inceleme ve kontrollerde taşınır kayıt ve taşınır kontrol yetkilisinin aynı kişi olduğu tespit edilmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6’ncı maddesinde, taşınır kayıt yetkililerinin harcama yetkililerince, memuriyet veya çalışma unvanına bağlı kalmaksızın, taşınır kayıt ve işlemlerini bu Yönetmelikte belirtilen usule uygun şekilde yapabilecek bilgi ve niteliklere sahip personel arasından görevlendirileceği belirtilmiştir. Taşınır kontrol yetkilileri ise aynı maddede, yine harcama yetkililerince, taşınır kayıt yetkilisinin yapmış olduğu kayıt ve işlemleri kontrol etmek üzere yardımcılarından veya bunların bir alt kademesindeki yöneticileri arasından görevlendirileceği belirtilmiştir.
İdarenin uygulamalarında ise, her harcama biriminde ayrı ayrı taşınırların kayıt ve kontrolüyle görevli sorumlular belirlenmek yerine taşınır yönetimi göz ardı edilmiş ve idarenin tüm taşınır kayıt ve kontrol işlemleri şifahi olarak bir personele bırakılmıştır.
Bu tespit, taşınır yönetiminde etkin bir iç kontrol sisteminin kurulmasına engel teşkil edecek nitelikte olup, personelin taşınır işlemlerini asli görevlerinin yanında tali bir iş olarak görmesine neden olacağı, ilgili personele taşınır mevzuatı hakkında yeterli eğitim desteğinin de sağlanmadığı göz önüne alındığında taşınır işlemlerinin anılan Yönetmelik’e uygun olarak yürütülmesinde sıkıntılar yaşanacağı değerlendirilmektedir.
Yer verilen mevzuat hükümleri uyarınca, idarenin taşınır işlemlerinin mevzuata uygun olarak yürütülmesinin sağlanması amacıyla tüm harcama birimleri için ayrı ayrı taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin belirlenmesi gerekmektedir.
Tesis Kapsamında Yer Alan Taşınırların Muhasebe Kayıtlarına Alınmaması ve Sanal Ambarda İzlenmemesi
İdare hesaplarında yer alan ve tesis kapsamında değerlendirilen güvenlik sistemlerinin, personel kart okuyucularının, ses ve görüntü kaydı yapan cihazların muhasebe kayıtlarında yer almadığı ve ilgili taşınırların izlenmesi için bir sanal ambar bulunmadığı tespit edilmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinin (i) bendinde; tesis kapsamındaki taşınırların yalnızca elektronik ortamda takip edilebilmesi amacıyla oluşturulan ambar denilerek sanal ambarın tanımı yapılmıştır. Aynı maddenin (s) bendinde; bir makine veya cihazın ürettiği enerjiyi, sesi, görüntüyü ve benzerini ileten, dağıtan veya bir makine veya cihazın gördüğü işi uzağa taşıyan ya da uzaktaki verileri toplayan, kaydeden makine veya cihazlar arasındaki düzeni sağlayan, birbiriyle entegre makine ve cihazlardan oluşan, gerektiğinde başka yere taşınabilen ve kullanılamaz hale gelene kadar sanal ambar kayıtlarında takip edilen sistemler denilerek tesis kapsamına giren taşınırların tanımı yapılmıştır.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin ilgili maddeleri ile “Tesis” kapsamına giren taşınırların yalnızca elektronik ortamda takip edilmesi amacıyla sanal ambar oluşturulması ve kapsama giren taşınırların sanal ambarda izlenmesi gerektiği belirtilmiştir.
İdarede fiiliyatta kameralı güvenlik sistemleri, ses görüntü iletim araçları, personel kart okuyucular ve uzaktaki verileri toplayıp kaydeden makineler mevcut olduğu halde muhasebe kayıtlarında yer almadığı görülmüştür.
Tesis kapsamında izlenmesi gereken taşınırların sayımı, muhasebe kayıtlarına alınması ve akabinde elektronik ortamda izlenebilmesi amacıyla sanal ambar oluşturulması gerekmektedir.