Teknik şartnameye uygunluk belgelerinin eksikliği ihalenin iptaline neden olabilir mi (KİK)

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,idarece ihalenin birinci kısmı üzerinde bırakılan isteklinin teklif ettiği cihazın Teknik Şartnamede istenilen şartları sağlamadığı iddiasına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

4734 sayılı Kamu İhale Kanun’un“Kuruma itirazen şikayet başvurusu” başlıklı 56 ncı maddesinde; “…Kurum itirazen şikayet başvurularını başvuru sahibinin iddiaları ile idarenin şikayet üzerine aldığı kararda belirlenen hususlar ve itiraz edilen işlemler bakımından eşit muamele ilkesinin ihlal edilip edilmediği açılarından inceler…” hükmü,

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğin “Kurum tarafından yapılacak işlemler” başlıklı 12 nci maddesinde “… İdareye başvuru konularının yanı sıra yeni konular da eklenerek Kuruma başvurulması halinde ise, itirazen şikâyet başvurusunun incelenmesinde idareye başvurusu konusu edilmeyen hususlar dikkate alınmaz.” açıklaması yer almaktadır.

Şikâyetçi firmanın Kuruma yaptığı başvurusunda ihalenin birinci kısmı üzerinde bırakılan isteklinin teklif ettiği cihazın Teknik Şartnamede istenilen şartları sağlamadığı iddiasının yer aldığı anlaşılmakla birlikte, idareye yaptığı başvuruda Teknik Şartnamenin 3, 5, 8, 10, 11, 12, 13, 17 ve 18 inci maddelerinde yer alan şartları sağlayamadığı iddiasına yer verildiğinden, itirazen şikâyete konu inceleme sözkonusu Teknik Şartname maddelerine ilişkin yapılmıştır.

İdari Şartname’nin 2’nci maddesinde işin adının 2 Kalem Tıbbi Cihaz Alımı olduğu, anılan Şartnamenin 19 uncu maddesinde kısmi teklif verilebileceği ve şikâyete konu ihalenin 1 inci kısmının “2 kanallı EMG-EP cihazı” alımı olduğu belirtilmiştir.

Anılan Şartname’nin 7.5.6.’ncı maddesinin, “İstekliler, teklif ettiği tıbbi cihazların ihale dokümanında belirtilen şartlara uygunluğunu teyit etmek amacıyla teknik bilgilerin yer aldığı katalog veya buna benzer belgeler ihale dosyasında ibraz edilecek olup, teknik şartnamede yazılı maddeler katalog veya buna benzer belgelerin üzerine isteklilerce tek tek madde madde işaretlenerek verilecektir.” şeklinde,

Kanal Emg-Ep Teknik Şartnamesinin şikâyete konu maddelerinin ise, “…3- Cihaz, farklı kullanıcılar için farklı protokollerin yaratılabileceği, özellikle sinir ileti çalışmaları için her kullanıcı için ayrı bir test sıralaması hazırlamaya müsait bir yazılıma sahip olmalıdır. Bu test sıralamasında ana ünite üzerindeki bir tuş ile diğer sinire geçmek mümkün olmalıdır.

5-Cihazın ana ünitesi üzerinde dahili bir hoparlör bulunmalı, EMG çalışmalarında ses buradan takip edilmelidir.

8-Cihazda, kullanıcı manuelinden başka, testler hakkında bilgi veren, örnek: uyarı noktaları, kayıt pozisyonları, resimler ve örnek EMG sesleri içeren interaktif bir yardım menüsü bulunmalıdır.

10-Cihaza normatif veriler girmek mümkün olmalı, hastadan elde edilen verilerin cihaz tarafından normal sınırların içinde veya dışında olduğu kullanıcıya belirtilmelidir.

11-F-wave çalışmalarında M ve F latansları otomatik olarak bulunmalı, F yanıt yüzdeleri, M/F oranları gibi veriler cihaz tarafından otomatik oluşturulmalı ve F-wave histogramı da görülebilmelidir.

12-H-wave çalışmalarında M ve H latansları otomatik olarak bulunmalı ve H-wave histogramı da görülebilmelidir.

13Repetitive çalışmalarında otomatik program oluşturulabilmeli, kullanıcının tek komutu ile tüm test protokolü otomatik yapılmalı tüm frekans yanıtları tek pencerede izlenebilmelidir.

17-Sinir ileti çalışmalarında gerektiğinde mouse ile tracelerin pozisyonları değiştirilebilmeli, bu sayede cihaz otomatik olarak tracenin distalde veya paroksimalde olduğunu algılayabilmeli, pratiklikten uzaklaştıracak kayıt pozisyon girişlerine gerek kalmamalıdır.

18-Cihazın kayıt ve uyarı elektrotları farklı ünitelere bağlanmalı bu sayede cihaz ve hasta güvenliği sağlanmalıdır.” şeklinde düzenlendiği anlaşılmıştır.

Şikâyet konusu husus ile ilgili olarak ihalenin 1 inci kısmına teklif veren isteklilerin tekliflerin ekinde sunduğu belgeler Akademik Kuruluşa 18.10.2012 tarih ve 18044 sayılı yazı ekinde gönderilerek şikayete konu Teknik Şartname maddelerini sağlayıp sağlayamadıkları hususu ile ilgili teknik görüş talebinde bulunulmuştur. Söz konusu Akademik Kuruluşun 02.11.2012 tarih ve 3619 sayılı yazısı ekinde iddia konusuna ilişkin olarak oluşturulan görüşte; “…Neurosoft Marka Neuro MEP Micro 2 kanallı EMG cihazına ait belgeler incelendiğinde teknik açıdan çok yeterli olmadığı görülmüştür. Web sitesinde de basılı belgelerden daha fazlasına ulaşılamamıştır.

3. maddede belirtilen sinir ileti çalışmaları için her kullanıcı için ayrı bir test sıralaması hazırlamaya müsait yazılımı olması kriterini karşıladığı görülmüş ancak test sıralamasında ana ünite üzerindeki bir tuş ile diğer sinire geçmenin mümkün olup olmadığı anlaşılamamıştır.

5. maddede aranan ana ünitede dahili hoparlörün mevcudiyetine ait bilgiye belgeler veya web sitesinden ulaşılamamıştır.

8. maddede istenilen inter aktif yardım menüsüne ait bilginin varlığı ekli belgenin 1. Sayfasında belirtilmiştir.

10. maddede istenen normatif veriler girmek mümkün olmalı ve hastadan elde edilen veriler cihaz tarafından normal sınırların içinde veya dışında olduğu kullanıcıya bildirilmelidir şıkkına uygunluğa ait bir veri de belgeler veya web sayfasında mevcut değildir.

11. maddede istenen F-\vave çalışmalarında M. F latansları otomatik bulunmalı. F yanıt yüzdeleri. M/F oranları cihaz tarafından otomatik oluşturulmalı. H wave histogramı görülebilmeli tanımını karşıladığı ekli belgenin 2. sayfasında görülmektedir.

12. maddede istenen H-wave çalışmalarında M ve H latansları otomatik bulunmalı ve H wave histogramı görülebilmeli şıkkını karşıladığı ekli belgenin 2. sayfasında görülmektedir.

13. Repetetive çalışmalarda otomatik program oluşturmak ve kullanıcı tek tuşu ile tüm test protokolünü otomatik yapmak mümkün görünmekte ve bu ekli belge 2. sayfasından anlaşılabilmektedir.

17. maddede istenen sinir ileti çalışmalarında gerektiğinde mouse ile trase pozisyonlarının değiştirilebilmen, bu sayede cihazın otomatik olarak trasenin proksimal veya distalde olduğunu algılayabilmeli. kayıt pozisyon girişlerine gerek kalmamalıdır kriterlerine uygunluğa eldeki belgeler ile karar verilememiştir

18. maddede istenen kayıt ve uyan elektrodlan ayrı ünitelere bağlanmalıdır kriterini karşılayıp karşılamadığı da elde olan belgeler ile net ayrımlaştırılamamıştır…

…Neurosoft Marka Neuro MEP Micro 2 kanallı EMG cihazının 3, 5, 10, 17 ve 18 inci maddelere uygunluğu konusunda yereli veriye ulaşılamadığı görülmüştür..”ifadelerine yer verilmiştir.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Teknik şartname” başlıklı 14’üncü maddesinde,” …(8) Teknik şartnamedeki düzenlemelerin; ihale komisyonu ile muayene ve kabul komisyonunca yapılacak inceleme ve değerlendirmelerde tereddüt oluşturmayacak şekilde açık olması gerekir.” hükmü yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliğinin “Mal alımı ihalelerinde teknik şartnamenin hazırlanması” başlıklı 55 inci maddesinde de; “55.1. İdare tarafından mal alımı ihalelerinde alım konusu mal veya malların teknik kriterlerinin ve özelliklerinin belirtildiği teknik şartname hazırlanması zorunludur. Teknik şartnamenin hazırlanmasında, 4734 sayılı Kanunun 12 nci maddesi ve Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 14 üncü maddesinin esas alınması gerekmektedir.

55.2. Teknik şartnamede aday veya isteklinin ihaleye katılımda teknik yeterliğe ilişkin sunacağı belgelere yönelik düzenleme yapılması durumunda bu belge veya belgelere ön yeterlik şartnamesinin “Ön yeterlik başvurusu için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı maddesinin ilgili alt maddesinde veya idari şartnamenin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı maddesinin ilgili alt maddesine yer verilmesi gerekmektedir. Teknik şartnamede yapılan düzenleme ile ön yeterlik şartnamesi ve/veya idari şartnamede yapılan düzenlemelerin birbiriyle uyumlu olması gerekmektedir.” açıklaması yer almaktadır.

İdare tarafından hazırlanan ihale dokümanında demonstrasyon yapılacağı ile muayene ve kabul komisyonunca yapılacak inceleme ve değerlendirmelerin neler olacağına ilişkin bir düzenlemenin yer almadığı ve idari şartnamenin 7.5.6 ncı maddesinde, teknik şartnamede yazılı maddeler katalog veya buna benzer belgelerin üzerine isteklilerce tek tek madde madde işaretlenerek teklifinin ekinde verileceği düzenlenmiş olup, idarece ihale dokümanında yapılan düzenlemelerden istekliler tarafından teklif edilmiş olan cihazların istenilen koşulları tekliflerin ekinde sunulan belgeler üzerinden sağlanmasının istenildiği anlaşılmıştır.

Sonuç olarak alınan teknik görüş ve idarece ihale dokümanında yapılan düzenlemeler bir arada değerlendirildiğinde, idarece ihale üzerinde bırakılan isteklinin Teknik Şartnamenin 3, 5, 10, 17 ve 18 inci maddelerinde istenilen şartları sağladığına ilişkin belgeleri teklifinin ekinde sunmadığı, bu itibarla anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır:

İdari Şartname’nin 7.5.6. ncı maddesi, “İstekliler, teklif ettiği tıbbi cihazların ihale dokümanında belirtilen şartlara uygunluğunu teyit etmek amacıyla teknik bilgilerin yer aldığı katalog veya buna benzer belgeler ihale dosyasında ibraz edilecek olup, teknik şartnamede yazılı maddeler katalog veya buna benzer belgelerin üzerine isteklilerce tek tek madde madde işaretlenerek verilecektir.” şeklinde,

Anılan şartnamenin 7.9.1 inci maddesi, “Teklifi oluşturan bütün belgeler ve ekleri ile diğer doküman Türkçe olacaktır. Başka bir dilde sunulan belgeler, Türkçe onaylı tercümesi ile birlikte verilmesi halinde geçerli sayılacaktır. Bu durumda teklifin veya belgenin yorumlanmasında Türkçe tercüme esas alınır. Tercümelerin yapılması ve tercümelerin tasdiki işleminde ilgili maddedeki düzenlemeler esas alınacaktır.” şeklinde düzenlenmiştir.

İdari şartnamenin 7.5.6 ncı maddesinde, teknik şartnamede yazılı maddeleri katalog veya buna benzer belgelerin üzerine isteklilerce tek tek madde madde işaretlenerek tekliflerinin ekinde verileceği düzenlenmiş olup, idari şartnamenin 7.9.1 inci maddesinde teklifi oluşturan bütün belgelerin ve eklerinin Türkçe olacağı düzenlenmiştir.

Başvuru sahibi firmanın teklifinin ekinde idari şartnamenin 7.5.6 ncı maddesine ilişkin olarak ekinde sunduğu belgelerin Türkçe olarak sunulmadığı anlaşıldığından, anılan isteklinin teklifinin de değerlendirme dışı bırakılması gerektiği anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, ihalenin 1’inci kısmında geçerli teklif kalmadığı için ihalenin iptal edilmesi gerektiği kanaatine ulaşılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince, ihalenin birinci kısmının iptaline,

Oybirliği ile karar verildi.