Temsil Ağırlama Giderlerinde Gerçekleştirme Görevlisinin Mal ve Hizmet Alım Sürecinin Dışında Yer Alması Nedeniyle Yetki ve Sorumluluk Uyumsuzluğu Bulunması (Sayıştay)

BULGU: Temsil Ağırlama Giderlerinde Gerçekleştirme Görevlisinin Mal ve Hizmet Alım Sürecinin Dışında Yer Alması Nedeniyle Yetki ve Sorumluluk Uyumsuzluğu Bulunması

2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Yatırım İzleme Koordinasyon Başkanlığı – YİKOB

İdare tarafından Muğla Valiliği adına gerçekleştirilen temsil, ağırlama, tören, tanıtma giderlerine ilişkin harcama sürecinde, harcama belgelerine göre mali sorumluluk taşıyan Yatırım İzleme ve Koordinasyon Başkanlığı (YİKOB) personeli gerçekleştirme görevlisinin, fiilen mal ve hizmetin alım sürecinde bulunmamasının yetki ve sorumluluk uyumsuzluğuna sebep olduğu görülmektedir.
Yatırım İzleme ve Koordinasyon Başkanlığı Görev, Yetki ve Sorumlulukları ile Çalışma Usul ve Esaslarına Dair Yönetmelik’in 5’inci maddesine göre “Temsil, tören, ödüllendirme ve protokol hizmetlerini yürütmek” YİKOB’un görevleri arasında yer almaktadır.
Aynı Yönetmelik’in 11’inci maddesine göre, “Temsil ve ağırlama, tören, protokol ve ödüllendirme giderlerine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek” İdari ve Mali İşler Müdürlüğünün görevleri arasında yer almaktadır.
Yapılan incelemede temsil ve ağırlama giderlerine ilişkin süreçte mal ve hizmetlere ilişkin niteliklerin belirlenmesi, piyasa fiyat araştırması yapılması, tedarikçilerin belirlenmesi, işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması ve belgelendirilmesi işlemlerinin tamamının Valilik Özel Kalem Müdürlüğü ve Protokol Müdürlüğü tarafından gerçekleştirildiği, YİKOB İdari ve Mali İşler Müdürlüğünün ise gelen belgeleri ödeme emri belgesine bağladığı görülmektedir.
Ödeme emri belgesi üzerinde harcama yetkilisi olarak YİKOB İdari ve Mali İşler Müdürünün, gerçekleştirme görevlisi olaraksa aynı müdürlükten bir personel imzası bulunmaktadır.
Uygulamada İdari ve Mali İşler Müdürlüğünün satın alma sürecinde yer almamasına rağmen ödeme evrakının hazırlanmasında ve imzalanmasında gerçekleştirme görevlisi olarak yer alması ve işin mali sorumluluğunu yüklenmesi mali sorumluluk ve hesap verebilirlik ilişkisini bozmaktadır.
Gerçekleştirme görevlileri 5018 sayılı Kanuna göre; harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütürler.
Ödeme emri belgesi düzenleyen ve bu sıfatla imzalayan gerçekleştirme görevlisi, bu belge ile birlikte harcama sürecindeki diğer belgelerin doğruluğundan ve mevzuata uygunluğundan harcama yetkilisi ile birlikte sorumludur.
Diğer belgelerin düzenlendiği süreçte, işin yaptırılması, mal ve hizmetin alınması, muayene kabul ve teslime ilişkin işlemler ve bunların belgelendirmesinde görev alanların fiilen harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlilerinin hiyerarşik olarak kontrolleri dışında olmaları durumunda mali sorumlulukları ortadan kalkmayacağı gibi gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkililerinin de görevlerini hesap verebilir şekilde gerçekleştirdikleri söylenemez. Zira onlar da kontrol edemedikleri bir sürecin doğruluğuna ve hukuka uygunluğuna imza atmış olmaktadırlar.
İlgili Yönetmelik’in 4’üncü maddesinde başkanlık bünyesinde valinin onayıyla geçici birimler oluşturabileceği belirtilmiştir. Oluşan uyumsuzluğun çözümü için bir geçici birim oluşturulup temsil ve ağırlama giderlerine ilişkin işlerin bu birim bünyesinde yürütülmesi sağlanabilir. Böylece yetki ve sorumluluğun oluşturulan geçici birime devri ile uyumsuzluğun giderilebileceği değerlendirilmektedir.
Yapılan açıklamalar çerçevesinde temsil, ağırlama, tören, protokol giderlerine ilişkin satın alma sürecinde yer alan yetki ve sorumluluk uyumsuzluğunun giderilmesine yönelik tedbirlerin alınması gerekir.
Kamu idaresi tarafından gönderilen cevapta, Valilik Özel Kalem Müdürlüğü ve Protokol Şube Müdürlüğünden temsil, ağırlama, tören, protokol giderlerine ilişkin satın alma sürecinde gerçekleştirme görevlisi olarak yer alacak personel bilgilerinin istendiği ve gerekli işlemlerin tamamlandığı ifade edilmiştir. Gerekli yazışmaların yapıldığı görülmüş olmakla birlikte bu hususun tamamlanmadığı anlaşılmaktadır.