Temsil Ağırlama Harcamalarının Amacı, Niteliği ve Miktarlarının Belirsiz Olması (Sayıştay)

BULGU: Temsil Ağırlama Harcamalarının Amacı, Niteliği ve Miktarlarının Belirsiz Olması

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Belediye Şirketi

Birçoğu Şirket Genel Müdür Vekilinin talimatı ve Mali işler Genel Müdür Yardımcısı parafıyla gerçekleştirilen temsil ağırlama harcamalarının niteliğinin ve kapsamının belirsiz olduğu görülmüştür.

Seyahat Yönergesi’nin “Amaç” başlıklı 1’inci maddesinde, “Bu yönergenin amacı, İzenerji AŞ’de devamlı veya geçici kadro ile çalışan personelin esas kadrolarının bulunduğu yerden, şehir içi, yurt içi ve yurt dışına, görev nedeniyle yapacakları seyahatlere ilişkin giderler ve temsil ağırlama giderlerinin Şirket tarafından karşılanmasına ilişkin ilke, şart ve sınırları düzenlemektir.” “Tanımlar” başlıklı 3’üncü maddesinde, “Temsil ve Ağırlama Gideri: Yurtiçi ve yurt dışı seyahatlerde Yönetim Kurulu Üyeleri ve Genel Müdür’ün seyahat sebebiyle ilgili olarak üçüncü şahısları ağırlama giderini, ifade eder.”, “Kabul edilen diğer harcamalar” başlıklı 7’nci maddesinde, “Seyahatlerle ilgili Genel Müdür ve Yönetim Kurulunun temsil ve ağırlama giderleri”, “Seyahat avansı” başlıklı 12’nci maddesinde, “Yönetim kurulu, Genel müdür, Genel Müdür yardımcıları amacı kişi sayısı ve belgelendirmeleri şartı ile temsil ağırlama harcaması yapabilir.” “Sorumluluk” başlıklı maddesinde, “Sorumluluk Bu yönerge hükümlerinin uygulanmasından Genel Müdür, Mali İşlerden sorumlu Genel Müdür Yardımcısı (24/05/2024 tarihinde revizyonla eklenmiştir), Mali İşler Müdürü ve seyahate çıkan personel sorumludur.” denilmektedir.

Şirket tarafından yapılan temsil ağırlama harcamalarının niteliğinin ve kapsamının belirsiz olduğu görülmüştür. Konu iki başlık halinde ele alınacaktır.

A) Şirket Genel Müdür Vekili Tarafından Yönerge Kapsamında Olmayan Temsil Ağırlama Giderleri Yapılması

Şirket Genel Müdürü Vekili tarafından şirket dışında gerçekleştirilen temsil ağırlama giderlerinin büyük çoğunluğunda giderin amacı ve kişi sayısı gibi detaylarının açıklanmadığı, bir kısmın temsil ve ağırlama kapsamında sayılmayacak neviden alkollü içecek içeren yemeklerden olduğu, bir kısmına ilişkin fatura miktarı kısmında sadece bir kişinin olduğunun belirtildiği, bir kısmında ise şirket adına yapıldığına ilişkin herhangi bir yazı/olur/onay olmaksızın sadece Genel Müdür Vekili tarafından ibraz edilen fiş ve/veya faturadan ibaret olduğu, buna rağmen mali işlerden Sorumlu Genel Müdür yardımcısının parafıyla ile muhasebeleştirilerek ödendiği, ayrıca Ticaret Müdürünün teklifi ile dışardan herhangi bir misafir olmamasına rağmen şirket önceki yönetim kurulu ve Genel Müdür Vekilinin katıldığı ve kendi aralarında yedikleri yemeğin de şirkete fatura edildiği, bu faturanın da mali işlerden sorumlu Genel Müdür Yardımcısı tarafından ödendiği anlaşılmıştır.

Şirket cevabında özetle, bahsi geçen temsil ağırlama giderlerinin Yönetim Kurulu Başkanlığında yürütülen İzmir Büyükşehir Belediyesi koordinasyonluğunda Şirketin yürütmüş

olduğu projeler kapsamında yapıldığı, söz konusu giderlerde Genel Müdür Vekili ve Mali işlerden sorumlu Genel Müdür Yardımcısının harcama yetkilisi olmaları sebebiyle imzalarının bulunduğu ifade edilmiştir. Bulgunun bu bölümünün konusu, Şirket yönetim kurulunca usulüne uygun yapılan temsil ağırlama giderleri olmayıp Şirket Genel Müdür Vekili tarafından yönerge kapsamında olmayan temsil ağırlama giderleridir. Bu bağlamda şirket cevabında belirtilen ve yönetim kurulu tarafından gerçekleştirilen giderlerin bulgu ile ilgisi bulunmamaktadır. Ayrıca Şirket cevabında belirtilen hususlara ilişkin yukarıda yapılan açıklamalar yeterli olup ilave açıklama yapılmasını gerektiren bir durum bulunmamaktadır.

Seyahat yönergesinde de belirtildiği üzere temsil ağırlama giderinin şirket yetkilileri ile iş ilişkisinde bulunan üçüncü kişiler için yapılması, ayrıca amacı, kişi sayısı ve belgelendirilmesi gerektiği göz önünde bulundurulduğunda temsil ağırlama giderinin tek başına yapılamayacağı, iş ilişkisi olmayan üçüncü şahıslar olmadan şirketin yönetiminin birbirlerini temsil edip ağırlamasının mümkün olmadığı, yönetim tarafından yenilen yemeklerin şirket tarafından ödenemeyeceği açıktır. Dolayısıyla temsil ağırlama gideri kapsamında olmayan giderlerin şirket bütçesinden ödenmesi şirket zararına yol açmıştır.

B) Şirket Faaliyetleriyle İlgisi Olmayan Kişilere Temsil Ağırlama Gideri Yapılması

Seyahat Yönergesine aykırı olarak gerçekleştirilen temsil ağırlama giderlerine ilişkin diğer hususlar şunlardır:

Şirket ile ilgisi olmayan bir Büyükşehir Belediyesi çalışanın çocuğuna düğün hediyesi alınarak bedelinin temsil ağırlama giderlerinden karşılandığı, herhangi bir onay/olur/belge/gerekçe olmaksızın “yurtiçi konaklama” faturası ile hangi şehir olduğu da belirtilmeksizin, Şirket faaliyetleri ile ilgisi olmayan bir siyasi parti üyesinin konaklama giderinin Seyahat Yönergesine aykırı olarak karşılandığı, Şirket tarafından Büyükşehir Belediye şirketi olan İZTARIM AŞ bünyesinde kurulan İştirakler Koordinasyon Kurulundan mali, hukuki ve insan kaynakları koordinasyon hizmeti alındığı ve bu kapsamda aylık KDV dahil 49.000,00 TL ödeme yapılmasına karşın Şirket Genel Müdürü onayı ve Mali İşlerden sorumlu Genel Müdür Yardımcısı parafı ve 25.12.2024 tarihli muhasebe fişiyle 220.510,00 TL tutarında yemek bedeli faturasının Şirket tarafından karşılandığı görülmüştür.

Bu bağlamda şirketle ilgisi olmayan kişilere hediye verilmesinin veya konaklama giderlerinin, hizmet alımı için hakediş ödenen bir kurulun yemek giderlerinin karşılanması veya İZENERJİ İnsan Kaynakları Temizlik Bakım Onarım Enerji Güvenlik Hizmetleri 66

İlaçlama ve Turizm Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi 2024 Yılı Sayıştay Düzenlilik

Denetim Raporu

hediye verilmesinin Seyahat Yönergesinde düzenlenen temsil ağırlama gideri olarak kabul edilmesi mümkün değildir.

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun Yönetim ve temsil Esaslarının düzenlendiği 365’inci maddesinde “Anonim şirket, yönetim kurulu tarafından yönetilir ve temsil olunur. Kanundaki istisnai hükümler saklıdır.” “Özen ve bağlılık yükümlülüğü” başlıklı 369’uncu maddesinin ilk fıkrasında ise “Yönetim kurulu üyeleri ve yönetimle görevli üçüncü kişiler, görevlerini tedbirli bir yöneticinin özeniyle yerine getirmek ve şirketin menfaatlerini dürüstlük kurallarına uyarak gözetmek yükümlülüğü altındadırlar.” denilmektedir. 6102 sayılı Kanun’un 375’inci maddesinde yönetim kurulunun devredilemez görev ve yetkileri arasında şirketin üst düzey yönetiminin gözetimi ve denetimi de bulunmaktadır. Aynı Kanun’un 553’üncü maddesi kapsamında, yönetim kurulu üyeleri ve yöneticiler görevlerini yerine getirirken kusurlu hareketleri nedeniyle şirketin zarara uğramasına sebebiyet vermeleri hâlinde sorumlu olacakları belirtilmektedir.

4721 sayılı Türk Medeni Kanun’un “Hukukun uygulanması ve kaynakları” başlıklı 1’inci maddesinde, “Kanun, sözüyle ve özüyle değindiği bütün konularda uygulanır.” Dürüst davranma başlıklı 2’nci maddesinde “Herkes, haklarını kullanırken ve borçlarını yerine getirirken dürüstlük kurallarına uymak zorundadır. Bir hakkın açıkça kötüye kullanılmasını hukuk düzeni korumaz.” İyiniyet başlıklı 3’üncü maddesinde “Kanunun iyiniyete hukukî bir sonuç bağladığı durumlarda, asıl olan iyiniyetin varlığıdır. Ancak, durumun gereklerine göre kendisinden beklenen özeni göstermeyen kimse iyiniyet iddiasında bulunamaz.” denilmek suretiyle hukuk düzeninin iyi niyetli ve dürüst kişileri koruduğu belirtilmektedir.

Şirket cevabında özetle, Koordinasyon kurulu kuruluş amacı, faaliyetleri ve görevleri hakkında açıklamalar yapılarak, Koordinasyon Kurulunda görev alan kişilere bu görevleri sebebiyle ücret vb. ödeme yapılmadığı, yapılan son değişiklikler ile İztarım AŞ ile yapılan sözleşmeye ihtiyaç kalmadığı, Mayıs 2025 dönemi itibariyle faturalandırma yapılmayacağı konusunda ortak mutabakat sağlandığı, bulgu konusu yemeğin; Şirketin hizmet verdiği birimler, İşçi personel 27 ayrı hizmet sözleşmesi ile 10330 aktif personel iş ve işlemleri, güvenlik hizmetleri kapsamında 465 hizmet noktası ile 3030 personel iş ve işlemleri çerçevesinde yıl sonu değerlendirme toplantısıdır. Şirketin faaliyet gösterdiği alanların sayısı, personel sayısı vb. hususların büyüklüğü yenilen yemek faturasının da büyüklüğü veya haklılığı sonucunu ortaya çıkarmamaktadır. Ayrıca Koordinasyon Kurul üyelerinin Kuruldan ücret alıp alması gibi bulgu ile ilişiği bulunmayan hususlar değerlendirilmemiştir. Şirket cevabında İZENERJİ İnsan Kaynakları Temizlik Bakım Onarım Enerji Güvenlik Hizmetleri 67

belirtilen hususlara ilişkin yukarıda yapılan açıklamalar yeterli olup ilave açıklama yapılmasını gerektiren bir durum bulunmamaktadır.

Şirket cevabında, Toplu İş Sözleşmesi evlilik yardımı maddesi gereği sendikalı çalışanlara şartları taşımaları halinde altın verilebildiği, söz konusu yardım kapsamında sehven çalışanın çocuğunun düğününe istinaden yapıldığının tespiti sonrasında Harcama yetkilisi olan Genel müdür vekili ve Genel müdür Yardımcısı tarafından Şirket ödeme yapıldığı ifade edilmiştir. Büyükşehir Belediyesinde çalışan bir daire başkanının sehven “Şirket Çalışanı”, çocuğunun ise “çalışan çocuğu” olarak değerlendirilmesi hayatın olağan akışına uymadığından şirket cevabının kabul edilebilir bir yönü bulunmamaktadır. Ayrıca Şirket bütçesinden yersiz ödenen tutarın iade edilmiş olması usule uygun olmayan bir işlemi uygun hale getirmemektedir.

Şirket cevabında, bulguda yer alan “herhangi bir onay/olur/belge/gerekçe olmaksızın “yurtiçi konaklama” faturası ile hangi şehir olduğu da belirtilmeksizin, Şirket faaliyetleri ile ilgisi olmayan bir siyasi parti üyesinin konaklama giderinin Seyahat Yönergesine aykırı olarak karşılandığı” hususuna ilişkin ise herhangi bir cevap gönderilmediğinden ayrıca bir değerlendirme yapılmamıştır.

Türk Ticaret Kanunu’nun işletme giderleri ve temsil ağırlama giderleriyle ilgili hükümlerinin şirketin faaliyetiyle ilgisi olmayan kişilere yapılan hediye harcamalarını kapsamadığı açıktır. Yapılan harcamalar şirketin asli faaliyetlerinden kaynaklanmadığı için şirket bütçesinden karşılanması hukuken kabul edilemez.

Şirketin yönetim kurulu tarafından yönetilip temsil olunacağı açık olduğuna göre şirket yönetim kurulunca sadece bir defa temsil ağırlama gideri yapılmasına rağmen genel müdür tarafından yapılan temsil giderlerinden haberdar olunmaması dikkate alındığında, yeni Yönetim Kurulu’nun denetim yetkisi kapsamında temsil giderlerini yapan Genel Müdür ve Seyahat Yönergesi’nin uygulanmasındaki seyahat giderlerinin kontrolündeki ihmali nedeniyle Mali İşler Müdürlüğü ile bağlı bulunduğu Genel Müdür Yardımcısı ve satın almaları gerçekleştiren Satın Alma ve Ticaret Müdürlüğünün sorumluluklarını tespit edilerek şirket zararının giderilmesi için gerekli sürecin işletilmesi gerekmektedir.