Ticari Alacaklara İlişkin İşlemlerin Muhasebe Sisteminden Takip Edilmemesi (Sayıştay)

BULGU: Ticari Alacaklara İlişkin İşlemlerin Muhasebe Sisteminden Takip Edilmemesi

2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite ve Üniversite Döner Sermayesi

Ankara Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü bünyesinde faaliyet gösteren birimlerin muhasebe işlemlerinin incelenmesinde 120 Alıcılar Hesabında yer alan tutarlar içerisinde yıllar itibarıyla devreden alacakların bulunduğu, ilgili alacaklardan tahsil imkânı kalmayanların ayrıştırılarak ilgili hesaplara aktarılmadığı, bazı alacakların takibinin yapılmasını mümkün kılan kayıtların tutulmadığı görülmüştür.
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 49’uncu maddesi uyarınca muhasebe sisteminin; karar, kontrol ve hesap verme süreçlerinin etkili çalışmasını sağlayacak ve ilgililere gerekli bilgileri sunacak şekilde kurulması ve yönetilmesi esastır. Sistemin, Kanun’da öngörülen şekilde bilgi üretmesini teminen mali işlemlerin, geçici 11’inci maddede tanınan yetkiye istinaden yürürlüğe konulan yönetmeliklere uygun olarak muhasebeleştirilmesi gerekmektedir. Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin ilgili maddelerinde alacakların tahakkuk-tahsilinin ve alacağın niteliğinde meydana gelen değişikliklerin muhasebeleştirilmesine ilişkin ayrıntılı düzenlemelere yer verilmiştir. Bahse konu olan bazı işlemler ile bunların muhasebeleştirilmesine ilişkin düzenlemeler aşağıdaki tabloda özetlenmektedir:
Tablo 5: Alacak İşlemlerine İlişkin Muhasebe Kayıtları

Tablodan da görüleceği üzere alacağın kayıtlara alınmasına ilişkin ilk işlem 120-220 Alıcılar Hesabına yapılan borç kaydı ile başladığından alacağın niteliğinde meydana gelen değişikliklere uygun olarak ilgili diğer hesaplara kayıt yapılmalıdır.
Ancak yapılan incelemelerde 120 Alıcılar Hesabında kayıtlı bazı alacakların kaynağına ilişkin detaylara ulaşılamamış olup hesabın niteliği 1 yıl vadeli alacakların takibine uygunken uzun yıllardır tahsil edilmeyen tutarların halen bu hesapta takip edildiği, tahsili geciken veya tahsil imkanı kalmayan alacakların ayrıştırılarak yukarıdaki tabloda detayları belirtilen ilgili hesaplara aktarılmadığı tespit edilmiştir. Mevzuata ve temel ilkelere aykırılık teşkil eden söz konusu hatalı kayıtlar nedeniyle mali tablolar, 120 Alıcılar Hesabında takip edilen alacakların niteliğine ilişkin doğru ve güvenilir bilgi sunmamaktadır.
Hukuk Müşavirliği tarafından takip edilip 2019, 2020 ve 2021 yıllarında tahsili yapılarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı aracılığıyla Döner Sermaye Saymanlığına/İşletme Birimine gönderilenler ile yıl sonu itibariyle henüz gönderilmemiş olan aşağıdaki tabloda gösterilen toplam 62.624,46 TL alacağın ilgili alacak hesaplarında kayıtları bulunmadığı ve gönderilen 55.760,77 TL’nin doğrudan gelir kaydedilerek muhasebeleştirildiği anlaşılmıştır.
Tablo 6: Kayıtlarda Yer Almayan Alacaklar

Diğer taraftan bulgu konusu hususlar 2014 yılından itibaren her yıl ilgili Sayıştay Raporlarında yer almıştır. Bu kapsamda; 2019 yılı Sayıştay Denetim Raporundaki 1 numaralı bulguya istinaden Ankara Üniversitesi İç Denetim Birimi Başkanlığı tarafından 04.12.2020 tarih ve 2020/1168/6, 2020-5120/3 numaralı inceleme raporu düzenlenmiştir. Rapordaki tespitler incelendiğinde söz konusu alacaklara ilişkin somut hiçbir değerlendirmeye yer verilmediği görülmüştür.
İdare tarafından kayıtlarda yer almayan alacakların tahsil edildiği ifade edilmiş, ayrıca alacakların takibi konusunda gerekli hassasiyetin gösterileceği belirtilmiştir.
2021 yıl sonu itibariyle de gerekli kayıt ve işlemler tamamlanmadığından mali tabloların İşletmenin alacaklarına ilişkin sağlıklı bilgi sunmasını teminen; alacakların niteliğine uygun şekilde kayıtlara alınması, alacağın niteliğinde meydana gelen değişikliklerin dikkate alınarak ilgili hesaplar arasında aktarma işlemlerinin yapılması ve alacakların takibini mümkün kılan bir kayıt sisteminin oluşturulması gerekmektedir.