Tıp Fakültesi Döner Sermaye İşletmesi Tarafından Kullanılan Hastane İşletim Sisteminin Muhasebe Kayıtlarıyla Uyumlu Bilgi Üretmemesi (Sayıştay)

BULGU: Tıp Fakültesi Döner Sermaye İşletmesi Tarafından Kullanılan Hastane İşletim Sisteminin Muhasebe Kayıtlarıyla Uyumlu Bilgi Üretmemesi

2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite ve Üniversite Döner Sermayesi

Ankara Üniversitesi Tıp Fakültesi Döner Sermaye İşletmesinin taşınır işlemleri ve sayman mutemedi alındılarının incelenmesinde; İşletme tarafından kullanılan … İşletim Sistemi üzerinde yapılan kayıtlarla muhasebe kayıtlarının birbiriyle uyuşmadığı, Stok hesaplarında yıl sonu bakiyelerinin farklı sonuç verdiği görülmüştür.
Ankara Üniversitesi Tıp Fakültesi İbni Sina ve Cebeci Hastaneleri Bilgi İşlem Merkezinde Kullanılan . Hastane İşletim Sistemi aşağıdaki modüllerden oluşmaktadır:
Acil Servis ve Triaj Modülü
Ameliyathane Modülü
. 1.x’te Mevcut Modüller ile Entegrasyon
Ayaktan/Yatan Hasta Kabul ve Yönetim İşlemleri Modülü
Diyet Modülü
Eczane ve İlaç Stok Takip Modülü
Ek Ödeme Hesaplama Modülü
Faturalama Modülü
Form Tasarım Aracı Modülü
Hemodiyaliz Modülü
İstatistik Modülü
Kalite Modülü

Yıl içerisinde ve yıl sonunda bu modüllerin kullanımı ile elde edilen veriler İşletmenin muhasebe kayıtlarına esas teşkil ederek mali tablolarını oluşturmaktadır. Örnek olarak 23 numaralı modülün altında;

kullanıcılara göre yetkilendirilebilmelidir.

ağırlık: gr(1)-kg(1000), uzunluk: mm(1)-metre(100), hacim: ml(0.001)-litre(1)) göre raporlanabilmelidir.
Her malzeme için depolara göre minimum, maksimum ve optimum değerler tanımlanabilmelidir.
Depolarda malzemeler için maksimum miktar aşıldığında ya da minimum değer
altına inildiğinde uyarı (mesajlı ve renkli) verilmelidir.
Depolara kullanıcı bazında yetkiler (giriş-çıkış-raporlama) verilebilmelidir.
Depolar farklı ihtiyaçlara göre gruplanabilmelidir. (merkez depolar, ara depolar, 3.kat depoları)
Depo kendi içinde odalara ve raflara parçalanabilmelidir. Oda ve raflara göre rapor alınabilmelidir.
Malzemelerin fatura girişinden çıkısına kadar tüm hareketleri maliyet tipi ne olursa olsun izlenebilmelidir.
Stok fişlerinde güncelleme ve silme işlemleri yapılabilmelidir.
Stok malzemelerinin eksiye düşmesine izin verilmemelidir. Kritik stok seviyesinde sistem uyarı vermelidir.
Bir işleme bağımlı farklı bir işlem varsa, o işlemin silme ve değiştirilmesine izin
verilmemelidir. (Örneğin çıkışı olan bir girişe silme-değiştirme yapılamaz.)
Stokla ilgili raporlar alınırken seçilmiş olan yıl için istenilen tarih aralığında rapor alınabilmelidir. Stok malzeme durumu rapor, ekran ve pivot ekranla görüntülenebilmelidir.
Faturasız irsaliye ya da tutanak ile depo girişi yapılabilmeli, daha sonra fatura geldiğinde irsaliye ile eşleştirilebilmelidir.
Depolar arası malzeme transferi yapılabilmelidir.
Hastaneler arası malzeme transferi yapılabilmelidir.
Faturasız irsaliyeler girilebilmeli ve daha sonra gelen faturalar ile eşleştirilebilmelidir.
Yerinde yapılan denetimde taşınırların yıl sonu sayımında düzenlenen ve muhasebe kayıtlarına esas alınan 13 numaralı Taşınır Sayım Döküm Cetveli’nin incelenmesinde, “Toplam” sütununda yer alan tutarlardan “Yıl İçinde Çıkan” sütunundaki tutarların çıkarılması sonucu ulaşılması gereken tutarların “Gelecek Yıla Devir” sütununda yer alan tutarlarla uyumlu olmadığı tespit edilmiştir. Bunun üzerine söz konusu Cetvelin oluşturulmasına esas veriler yeniden kontrol edilerek gerçek kayıtlara dayalı verilerin elde edilmesine yönelik test çalışmaları yapılmıştır. Bu çalışmalar sırasında “Geçen Yıldan Devreden” sütununda herhangi bir değişiklik olmazken “Yıl İçinde Giren”, “Toplam”, “Yıl İçinde Çıkan”, “Gelecek Yıla Devir” sütunlarında yer alan tutarlar her test sonucunda bir önceki fişe göre farklılık göstermiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin;
12’nci maddesinde “Kamu idarelerince bütün taşınırların ve bunlara ilişkin işlemlerin kayıt altına alınması esastır. Taşınır kayıtları, harcama birimleri itibarıyla yönetim hesabı verilmesine esas olacak şekilde tutulur. Her bir kaydın belgeye dayanması şarttır.
(2) Bu çerçevede;
Önceki yıldan devren gelen taşınırlar ile içinde bulunulan yılda herhangi bir şekilde edinilen veya elden çıkarılan taşınırlar,
Taşınırlardaki kayıp, fire, yıpranma ve benzeri nedenlerle meydana gelen azalmalar
Sayım sonucunda ortaya çıkan fazlalar,
miktar ve değer olarak kayıtlara alınarak takip edilir.”
32’nci maddesinde “Kamu idarelerine ait taşınırların, taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yıl sonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımı yapılır.” düzenlemeleri bulunmaktadır.
Bu düzenlemelere göre temel olarak yıl sonunda sayım yapılması zorunlu olup sayım sonuçlarıyla muhasebe kayıtlarının birbirlerini doğrulaması, muhtemel eksik ve fazla işlemlerin ise kabul edilebilir şekilde gerekçelendirilerek muhasebeleştirilmesi gerekmektedir.
A.1) Aşağıdaki tabloda … Sistemindeki stok giriş tutarlarıyla muhasebedeki Stok Hesabına giriş tutarları arasındaki farklar gösterilmiştir. Bu farklar kullanılan İşletim Sistemi üzerinden oluşturulan verilerle muhasebe kayıtlarının uyuşmadığını göstermektedir.
Tablo 1: Yıl İçinde … ve Muhasebe Sistemindeki Stok Girişleri

… Sistemindeki satın alma yoluyla girişleri ifade eden “Malzeme Giriş” tutarı ile muhasebe kayıtlarındaki yalnızca satın alma yoluyla ödemenin yapıldığı tutarın karşılaştırılması sonucu ortaya çıkan tutarsızlık, muhasebede satın alınan malzemeler ile ambardaki malzemelerin farklı olduğu anlamını taşımaktadır. Aşağıdaki tabloda fiilen alınan malzeme ile . Sistemindeki kayıtlı malzemelerin farklı olduğuna ilişkin örnekler yer almaktadır.
Tablo 2: Yıl İçinde … ve Muhasebe Sistemindeki Satın Almalar

A.2) Aşağıdaki tabloda … Sistemindeki stok çıkış tutarlarıyla muhasebedeki Stok Hesabına çıkış tutarları arasındaki farklar gösterilmiş olup kullanılan İşletim Sistemi üzerinden oluşturulan stok çıkış tutarı üzerindeki farklılıklar İşletme giderinin değişmesine sebep olacak mahiyettedir. Örneğin, 150.01.03 Kağıt Ürünlerinden bölüm içi kullanım, otomatik sarf ve sayım nedeniyle stok azaltma işlemlerinin sonucu olarak 2.463.425,18 TL tüketim görüldüğü halde muhasebede toplam 2.362.823,82 TL çıkış kaydı oluşmuştur. Bu işlemin sonucunda sadece bu stok kaleminde mali tabloya giderler 100.601,36 TL eksik yansımıştır.
Tablo 3: Yıl İçinde … ve Muhasebe Sistemindeki Stok Çıkışları

A.3) Aşağıdaki tabloda 14.03.2022 tarihinde yeniden oluşturulan 13 Numaralı Cetvel çerçevesinde … Sistemindeki bakiye stok tutarlarıyla muhasebedeki bakiye stok tutarları karşılaştırılmış olup toplam 338.968,67 TL’lik fark muhasebedeki eksik kayıt tutarlarını göstermektedir.
Tablo 4: 13 Numaralı Cetvele Göre Oluşturulan Karşılaştırmalı Stoklar

İşletme tarafından kullanılan … İşletim Sisteminin sayım fazlası olabilecek mahiyetteki malzemeler ile bunların kullanımı ve gelir hesaplarına yansıması işlemlerinde eksik veri ürettiği görülmüştür. Fiilen İşletme tarafından teslim alınıp satın alınma amaçlarına göre kullanılarak tüketildiği halde muhasebe kayıtlarında gider ve gelir hesaplarına yansımayan işlemler bulunmaktadır.
Örnek olarak; . Tıbbi Aletler Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi tarafından Kurum aleyhine başlatılan icra takibi işlemlerine göre adı geçen firmadan 341.434,92 TL alım yapıldığı görülmüştür. Yapılan incelemede alımın tedavi işlemlerinde hastalara fiilen kullanıldığı tespit edilmiş ancak söz konusu alımların muhasebeleştirilmediği görülmüştür. Diğer taraftan bu alım muhasebeleştirilmediğinden Sosyal Güvenlik Kurumuna da faturalandırılmamış haliyle gelir hesaplarına da yansımamıştır.
Muhasebe Yetkilisi Mutemetlerinin Görevlendirilmeleri, Yetkileri, Denetimi ve Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre yapılacak işlemlerin . Hastane İşletim Sisteminin “Vezne Modülü”ne göre yürütülmesi öngörülmüştür. Bu modülün, İbni Sina ve Cebeci Hastanelerinde; hasta tedavileri kapsamında nakit ve kredi kartıyla tahsil edilen tutarlardan vezne tarafından doğrudan hak sahibine nakden veya kredi kartına yapılan iadelerin tamamını kapsayıp, muhasebe sistemine doğru bir şekilde aktarılmasını sağlaması gerekmektedir.
Ancak; 447.674,07 TL’lik tahsilatın vezneler yoluyla Kasa Hesabından iadesi yapıldığı halde bu iadelerin bir kısmı … Sistemi ile ilişkilendirilmişken bir kısmı söz konusu sistemle ilişkilendirilmeden muhasebeden çıkış kaydı yapılmıştır. Benzer şekilde; hasta tedavileri kapsamında kredi kartıyla tahsil edilen tutarlardan 488.924,40 TL’si banka kredi kartına iadesi yapılmış olup bu iadelerin yine bir kısmı . Sistemi ile ilişkilendirilmişken bir kısmı söz konusu sistemle ilişkilendirilmeden muhasebeden çıkış kaydı yapılmıştır.
Yukarıda ifade edildiği üzere; İşletme tarafından kullanılan . İşletim Sistemi üzerinde yapılan kayıtlarla muhasebe kayıtları birbiriyle uyuşmamakta, 120 Alıcılar Hesabı, 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabı, 740 Hizmet Üretim Maliyeti Hesabı ve 770 Genel Yönetim Giderleri Hesabının mali tablolara yansıyan verileri doğrulanamamaktadır.
Söz konusu hususla ilgili olarak İdare tarafından aşağıdaki işlemlerin yapılacağı ifade edilmiştir:
Döner Sermaye İşletmesi Tıp Fakültesi bünyesinde üç ana depo tanımı yapılması,
Ana depoya bağlı olarak İbn-i Sina ve Cebeci Hastaneleri adına iki ayrı alt depo oluşturulması,
Özel bütçe ve döner sermaye kaynaklarından alınan malzemelerin bir sistemde izlenmesini sağlamak üzere ilaç ve tıbbi malzeme dışında kalan ve döner sermaye kaynaklarından alınan malzemelerin Merkez Stok Birimi Deposu’na bağlı depolardan ilgili birimin deposu adına tanımlı bulunan KBS programına üst yöneticinin onayı ile devredilmesi,
Hastane İşletim Sistemi üzerinde üretilen belgelerin DMİS’e kaydının kontrol edilmesi için Hastane İşletim Sistemi’ne DMIS işlem numarası entegre edilerek iki sistem arasında bağ kurulması,
Sayım fazlalıklarının muhasebe birimine bildirilerek kayıt altına alınması,
İki ayrı bütçe yerine tek bütçeden malzeme tedarik edilmesi,
– Nakit ve kredi kartlarıyla yapılacak tahsilatların türüne göre ayrıştırılması ve bu tahsilatlardan hak sahibine iadesi gereken tutarların çeşidine göre tasnif edilmesi.
İdare tarafından Hastane Bilişim Sistemi ile DMIS programındaki uyumsuzlukların giderileceği ifade edilmiş olmakla birlikte bu işlemler tamamlanamamıştır. Hastane İşletim Sistemi ile muhasebe sisteminin aynı veriyi üretebilmesi için İşletim Sistemindeki iş tanımlarının muhasebe sistemine uygun olarak düzenlenmesi gerektiği düşünülmektedir.