|
ÖZET: Tüketim malzemelerinin depolanmasıyla ilgili yapılan denetimlerde, ambarların oluşturulmadığı ve kayıt sisteminin eksik olduğu tespit edilmiştir. Bu durum, malzemelerin düzensiz bir şekilde farklı alanlarda saklanmasına yol açmakta ve anlık stok durumunun kontrolünü imkânsız hale getirmektedir. Taşınır Mal Yönetmeliği, kamu idarelerine ait taşınırların yönetimi için gerekli düzenlemeleri belirlerken, ambarların kurulması ve kayıtların tutulması konularında net sorumluluklar tanımlamaktadır.
Denetimlerde, taşınırların fiili durumunu yansıtacak bir dijital kayıt sisteminin bulunmaması nedeniyle, stok sayımı gerçekleştirilememiştir. İlgili personel, taşınır hareketlerini yalnızca fiziksel defterlere kaydetmekte, bu da kayıtların güncelliğini ve doğruluğunu tehlikeye atmaktadır. Kamu idaresi, bu eksikliklerin giderilmesi için gerekli çalışmaların sürdüğünü belirtmiştir. Taşınır yönetiminin etkinliği için, yılsonu sayımlarının düzenli yapılması, taşınır giriş ve çıkışlarının zamanında kaydedilmesi ve muhasebe kayıtlarının fiili durumu yansıtacak şekilde kontrol mekanizmalarının oluşturulması gerekmektedir. Aksi takdirde, taşınırların kaybolması, usulsüz kullanımların tespit edilememesi ve mali raporlama süreçlerinde hatalar gibi riskler ortaya çıkabilir. |
BULGU: Tüketim Malzemelerinin Muhafazası İçin Ambar Kurulmaması ve Kayıt Sistemi Eksikliği Nedeniyle Denetimin Gerçekleştirilememesi
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – İl Belediyesi
Mevzuata uygun şekilde taşınır ambarlarının oluşturulmadığı, bu nedenle tüketim malzemelerinin birimlerce farklı alanlarda düzensiz biçimde depolandığı görülmüştür. Anlık stok durumunu gösterecek bir kayıt sisteminin bulunmaması nedeniyle fiili durum ile kayıtların uyumunun kontrol edilememiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliğinin “Amaç” başlıklı 1’inci maddesinde, yönetmeliğin amacının kamu idarelerine ait taşınırların kaydı, muhafazası, kullanımı ve yönetim süreçlerini düzenlemek olduğu belirtilmiştir.
Yönetmeliğin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde ambar; kamu idarelerine ait taşınırların kullanıma verilinceye kadar veya kullanımdan iade edildiğinde muhafaza edildiği yer olarak tanımlamıştır. Yine aynı madde de taşınır kayıt yetkilisi; taşınırları teslim alan, sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza eden, kullanıcılarına ve kullanım yerlerine teslim eden, bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre kayıtları tutan, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenleyen ve bu hususlarda hesap verme sorumluluğu çerçevesinde taşınır kontrol yetkilisi ve harcama yetkilisine karşı sorumlu olan görevliler olarak tanımlanmıştır.
Bununla birlikte mezkûr Yönetmeliğin sorumluluk, defter ve belgeler gibi birçok bölümünde ambar kelimesi geçmektedir. Defter ve belgelerin tutulması bunun sonucu olarak hesap verme sorumluluğu çerçevesinde taşınır mal yönetmeliğinde belirtilen mevzuat hükümlerinin uygulanabilmesi öncelikli olarak ambarların kurulması ile sağlanabilecektir.
Yönetmeliğin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde, harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun şekilde edinilmesi, kullanılması ve kontrol edilmesinden sorumlu olduğu belirtilmiştir. Ayrıca, taşınır kayıtlarının mevzuata uygun tutulmasını ve taşınır mal yönetim hesabının hazırlanmasını sağlama görevini taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getirdikleri hüküm altına alınmıştır.
Anılan Yönetmeliğin “Taşınır Giriş ve Çıkış İşlemlerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi” başlıklı 30’uncu maddesinde; genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde üç aylık dönemler itibarıyla, diğer idarelerde ise üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin onaylı bir listesinin, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderileceği ifade edilmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliğinin “Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32’nci maddesinde ise kamu idarelerine ait taşınırların, yıl sonlarında sayımının yapılacağı ifade edilmiştir. Ayrıca maddenin devamında, taşınırların fiili miktarlarının kayıtlı miktarlarından eksik olduğunun tespit edilmesi halinde Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi; fazla olduğunun tespit edilmesi halinde ise Taşınır İşlem Fişi düzenlettirilerek, defter kayıtlarının sayım sonuçlarıyla uygunluğunun sağlanacağı ve düzenlenen giriş ve çıkış belgelerinin bir örneğinin, muhasebe kayıtlarının yapılması için muhasebe birimine gönderileceği hüküm altına alınmıştır.
Yerinde yapılan incelemelerde, Taşınır Mal Yönetmeliği gereğince kurulması gereken ambarların oluşturulmadığı, bu nedenle her birimin taşınırlarını düzensiz şekilde farklı alanlarda depoladığı görülmüştür. Denetim amacıyla bu alanlarda stok sayımı yapılmak istenmiş, ancak anlık stok durumunu gösterebilecek dijital bir kayıt sisteminin bulunmaması ve taşınır hareketlerine ilişkin verilerin yalnızca ilgili personel tarafından fiziki defterlere ve kağıtlara kaydedilmesi nedeniyle fiili envanter tespiti gerçekleştirilememiştir.
Kamu idaresi tarafından verilen cevapta özetle, bulguya ilişkin gerekli kayıt ve kontrol sistemlerinin iyileştirilmesi için çalışmaların sürdüğü belirtilmiştir.
Taşınır yönetiminin etkin bir şekilde yürütülebilmesi için yılsonu sayımlarının düzenli olarak yapılması, taşınır giriş ve çıkışlarının doğru ve zamanında kayıt altına alınması, muhasebe kayıtlarının fiili durumu yansıtmasını sağlayacak kontrol mekanizmalarının oluşturulması ve anlık stok takibini mümkün kılacak dijital bir kayıt sisteminin uygulanması gerekmektedir. Bu eksikliklerin giderilmemesi durumunda, taşınırların kaybolması veya usulsüz kullanımının tespit edilememesi, muhasebe kayıtlarının fiili durumu yansıtmaması nedeniyle mali raporlama süreçlerinde hatalar oluşması ve denetim süreçlerinin sağlıklı yürütülememesi gibi riskler ortaya çıkacaktır.