|
ÖZET: Üniversitede taşınır mal yönetimi ile ilgili yapılan denetimlerde, 2021 yılı Sayıştay raporları çerçevesinde bazı önemli eksiklikler tespit edilmiştir. İncelemeler sonucunda, harcama birimleri ve ambarlarda kayıtların tutarsız olduğu, bazı taşınırların kayıtlara uygun şekilde muhafaza edilmediği ve taşınır kayıt yetkililerinin yeterli bilgiye sahip olmadığı ortaya çıkmıştır. Ayrıca, dayanıklı taşınırların numaralandırılmadığı ve bazı malzemelerin kayıtlara işlenmediği gözlemlenmiştir.
Denetimlerde, taşınırların düzenli bir şekilde saklanmadığı, etiketlenmediği ve envanter sayımlarının kaydi değerler üzerinden yapıldığı belirlenmiştir. Bunun yanı sıra, hurdaya ayrılan taşınırların uygun bir şekilde depolanmadığı ve bazı dayanıklı taşınırların hibe olarak verilmeden önce kayıt altına alınmadığı tespit edilmiştir. Kütüphane gibi bazı alanlarda, nadir eserlerin de kayıt altına alınmadığı ve düzenli bir raf sisteminin oluşturulmadığı görülmüştür. Bu bulgular, Taşınır Mal Yönetmeliği’ne aykırılık teşkil etmekte ve taşınırların yönetimini zorlaştırmaktadır. Üniversitenin bu konudaki eksiklikleri gidermek amacıyla bazı çalışmalar başlattığı anlaşılmakla birlikte, mevzuatın gerektirdiği tüm işlemlerin sürekli olarak uygulanması gerektiği vurgulanmaktadır. Taşınır mal yönetiminde etkinliğin sağlanması için belirlenen eksikliklerin bir an önce giderilmesi önem arz etmektedir. |
BULGU: Üniversitede Taşınır Mal Yönetmeliği Hükümleri Açısından Bazı Eksiklikler Olması
2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite ve Üniversite Döner Sermayesi
Taşınır işlemlerine ilişkin olarak, kayıtlar, harcama birimleri ve bazı ambarlarda yapılan incelemeler sonucunda taşınır mal yönetimine yönelik bazı eksiklikler tespit edilmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde; harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan ve taşınır yönetim hesabını ilgili mercilere göndermekten sorumlu olduğu ifade edilmiştir. Ayrıca adı geçen Yönetmelik’in 5’inci maddesinin üçüncü fıkrasında; “Kamu idarelerine ait taşınırların muhafazası ile görevli olan veya kendilerine kullanılmak üzere taşınır teslim edilen kamu görevlileri bu taşınırları en iyi şekilde muhafaza etmek, gerekli bakım ve onarımlarını yapmak veya yaptırmak, veriliş amacına uygun bir şekilde kullanmak ve görevin sona ermesi veya görevden ayrılma halinde iade etmek zorundadırlar.” hükmü düzenlenmiş; “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6’ncı maddesinde ise taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin görev ve sorumlulukları ayrıntılı şekilde izah edilmiştir. Yukarıda belirtildiği üzere harcama yetkilileri, taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri taşınır işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve yürütülmesinde ortak sorumludurlar.
Taşınırlara ilişkin yapılan denetim ve incelemeler sonucunda;
– Örnek seçilen bazı mal ve malzemeler için fiilen yapılan sayımlarda kayıtlar ile stok mevcudunun birbiriyle örtüşmediği, eksik ya da fazla olduğu,
– Taşınır kayıt yetkililerinden bazılarının taşınırlara ilişkin iş ve işlemlere yeterli düzeyde hâkim olmadıkları ve sık sık değiştikleri,
– Birçok taşınırın markasız olarak kaydedildiği ve özelliklerinin ayrıntılı olarak girilmediği,
– Dayanıklı taşınırların numaralandırma işlemlerinin yapılmadığı,
– Taşınır kayıt yetkilisi değişikliğinde bazı birimlerde fiili sayım yapılmadan devir yapıldığı, ambar devir ve teslim tutanaklarının düzenlenmediği,
– Yıl sonu sayımlarının fiili olarak değil kaydi değerler üzerinden yapıldığı,
– Sarf malzeme çıkışlarının kullanıma verildikçe değil yıl sonunda toplu olarak yapıldığı ve tek kişiye çıkış yapıldığı,
– Taşınır İstek Belgesi düzenlenmeden dayanıklı taşınır ve tüketim malzemesi verilebildiği,
– Ambarda taşınırların dağınık şekilde farklı raflarda muhafaza edildiği, üzerinde etiket bulunmadığı, sayıma uygun şekilde istiflenmediği, raf tertip ve düzeninin bulunmadığı, taşınırların karışık bir şekilde bir arada tutulduğu,
– Hurdaya ayrılarak kayıttan düşülen taşınırların korunaklı uygun bir hurda ambarında tutulmadığı, hurdaya ayrılan bazı dayanıklı taşınırların (monitör) diğer kayıtlı taşınırlarla birlikte olduğu, hurdaya ayrıldıktan sonra talep üzerine hibe olarak verilebildiği,
– Hibe olarak alınan bazı dayanıklı taşınırların kayıt altına alınmadığı,
– Kütüphanede bulunan bir kısmı da el yazması olan nadir eserlerden bazılarının kayıt altına alınmadığı, alınmışsa da üzerinde sicil numarasının bulunmadığı, belli bir raf tertip düzeni içinde tutulmadıkları, yıl sonu envanter sayımlarının yapılmadığı,
– SKS ambarlarında bulunan gıdaların taşınırlar hesabına alındıktan sonra, ödemesi henüz yapılmadığı gerekçesiyle yıl sonu kayıtlardan toplu olarak çıkarılıp sonraki yılbaşında tekrar kayıt altına alındığı, bu yüzden sağlıklı bir takip ve kontrol sağlanamadığı,
– Personelin zimmetinde bulunan taşınırların taşınır kayıt yetkilisine teslim edilmeden kurumla ilişkisinin kesildiği,
tespit edilmiştir.
Yukarıda belirtilen eksiklikler, Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine aykırılık teşkil etmekte olup ilgili mevzuat hükümlerinin tam olarak uygulanmaması taşınırların takip ve muhafazasını güçleştirmektedir. Üniversite tarafından bazı çalışmaların başlatıldığı anlaşılmakla birlikte taşınır yönetiminde etkinliğin sağlanması için bir kısmı yukarıda tespit edilenler başta olmak üzere mevzuatın gerektirdiği tüm iş ve işlemlerin uygulanması konusunda sürekliliğin sağlanması esastır.
Taşınır mal yönetiminde yukarıda sayılan eksikliklerin giderilmesi gerektiği değerlendirilmektedir.