Verilen İş Avans Ve Kredilerin Yıl Sonu Muhasebe Cetvellerinde Yazılı Tutarları İle Yardımcı Defterlerde Yazılı Tutarlarının Farklı Olması Ve İş Avans Ve Kredileri Hesabında Kayıtlı Bazı Avansların Zamanında Mahsup Edilmemesi (Sayıştay)

BULGU: Verilen İş Avans Ve Kredilerin Yıl Sonu Muhasebe Cetvellerinde Yazılı Tutarları İle Yardımcı Defterlerde Yazılı Tutarlarının Farklı Olması Ve İş Avans Ve Kredileri Hesabında Kayıtlı Bazı Avansların Zamanında Mahsup Edilmemesi

2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite ve Üniversite Döner Sermayesi

A) Üniversitenin 2021 mali yılı tabloları ve eki belgelerinin incelenmesinde,160 Verilen İş Avans Ve Kredileri hesabının borç ve alacak toplamlarının, yardımcı defter kayıtları ile mizan cetveli ve bilanço kayıtlarının farklı olduğu görülmüştür.
Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Temel Muhasebe Kavramları ve İlkeleri” başlıklı ikinci bölümünde temel muhasebe ilkeleri sayılmıştır. İlgili bölümün Temel kavramlar başlıklı 5’inci maddesinde temel kavramlar tek tek sayılmış olup, maddenin (e) şıkkında “Belgelendirme: Muhasebe kayıtları, gerçek durumu yansıtan ve usulüne uygun olarak düzenlenmiş belgelere dayandırılır.” (g) şıkkında ise “Tam açıklama: Mali tablolar, bu tablolardan yararlanacak olanların doğru karar vermelerine yardımcı olacak ölçüde yeterli, açık ve anlaşılır şekilde düzenlenir.” şeklinde düzenleme yapılmıştır.
Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Amaç” başlıklı 1’inci maddesinde:
“Bu Yönetmeliğin amacı; merkezî yönetim kapsamındaki kamu idarelerinin, hesap ve kayıt düzeninde saydamlık, hesap verilebilirlik ve tekdüzenin sağlanması, işlemlerinin kayıt dışında kalmasının önlenmesi, faaliyetlerinin ve işlemlerinin gerçek mahiyetlerine uygun olarak, sağlıklı ve güvenilir bir biçimde muhasebeleştirilmesi, malî tablolarının zamanında, doğru, muhasebenin temel kavramları ve genel kabul görmüş muhasebe ilkeleri çerçevesinde Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinde belirtilen standartlara uygun, yönetimin ve ilgili diğer kişilerin bilgi ihtiyaçlarını karşılayacak ve kesin hesabın çıkarılmasına temel olacak; karar, kontrol ve hesap verme süreçlerinin etkili çalışmasını sağlayacak şekilde hazırlanmasına ve yayımlanmasına ilişkin usul ve esasları düzenlemektir” hükmü bulunmaktadır.
Ayrıca Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni” başlıklı 6’ıncı maddesi ç bendinde; yardımcı hesap defterlerinin hesap planını oluşturan hesaplara ait bilgilerin ayrıntı bazında kaydına mahsus olarak tutulan defterler olduğu belirtilmiştir.
Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 99,100,101,102’üncü maddelerinde 160 Verilen İş Avans Ve Krediler hesabının niteliği ve Hesabın işleyişi düzenlenmiştir buna göre yukarıda yazılı hükümlere göre 160 Verilen İş Avans Ve Krediler Hesabı kayıtları yukarıda yazılı muhasebe amacına uygun olarak yardımcı defter kayıtlarına uygun olmalıdır.
Verilen İş Avans Ve Kredileri yardımcı defter kayıtlarında yer alan 2021 yılı Verilen İş Avans Ve Kredileri borç toplamı 10.489.019,90-TL oldugu halde 2021 yılı mizan cetvelinde yazılı tutar 10.471.969,80-TL dir. İki kayıt arasında 17.050,10-TL fark bulunmaktadır. İlgili kayıt farklılığının 2021 mali yılı bilançosuna ise bir etkisi bulunmamaktadır.
Kamu idaresince; iki kayıt arasında bulunan 17.050,10-TL borç farkı toplamının 2021 mali yıl geçtikten sonra 2022 yılında düzeltilip mizan kayıtları ile yardımcı defter kayıtlarının tutarlı hale getirildiği bildirilmiştir.Var olan bu farkın 2021 mali yılı bilanço rakamlarına ise bir etkisinin olmadığı hem excel formatındaki yardımcı defter liste kayıtlarında hemde bilanço cetvelinde bakiye tutarının eşit olduğu bildirilmiştir.
Sonuç olarak; 2021 mali yılı bilanço rakamlarına bir etkisi olmasada mali tablolarda 160 Verilen İş Avans Ve Kredilerin Hesabı, ilgili hesabın dayanağını oluşturan yardımcı defter kayıtlarına yıl içi borç alacak toplamları yönü ile uyumlu olmalıdır. Mali yıl bitiminde yapılan düzeltici işlemlerin yıl içi kayıtlarında yapılması ve ilgili kayıt tutarlılığının önemle yılı içerisinde sağlanması gerektiği değerlendirilmektedir.
B) Üniversitenin 160 İş avans ve kredileri hesabında bulunan bazı avansların Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelikte yazılı sürelerde mahsup edilmediği görülmüştür.
Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik’in “Ön ödemelerde mahsup süresi ve sorumluluk” başlıklı 11’inci maddesinde:
“Her mutemet ön ödemelerden harcadığı tutara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri, ilgili kanunlarında ayrıca belirtilmemiş olması halinde avanslarda bir ay, kredilerde ise üç ay içinde muhasebe yetkilisine vermek ve artan tutarı iade ederek hesabını kapatmakla yükümlüdür. Bakanlık, zorunlu hallerde mahsup süresini ayrıca belirlemeye yetkilidir. Mahsup süresi, avansın verildiği veya kredinin açıldığı güne, son ayda tekabül eden günün mesai saati bitiminde; sürenin bittiği ayda avansın verildiği veya kredinin açıldığı güne tekabül eden bir gün yok ise, süre o ayın son gününün mesai saati bitiminde sona erer. Harcama yetkilisinin talimatıyla, bu süreler içinde getirilecek harcama belgeleri tutarında yeniden ön ödeme yapılabilir. Bu şekilde mahsup işlemi yapılmadıkça aynı iş için ön ödeme yapılamaz. Ancak, bakanlıkların yurtdışı teşkilatının ihtiyaçları için verilen avans ve açılan kredilerin mahsubu ve artıklarının iadesinde nakit iadesi yapılmaz, verilecek yeni avans veya açılacak krediden mahsup edilir
Mutemet, işin tamamlanmasından sonra, yukarıdaki bir ve üç aylık sürelerin bitimini beklemeden, son harcama tarihini takip eden üç iş günü içinde ön ödeme artığını iade etmek ve süresinde mahsubunu yaparak hesabını kapatmak zorundadır.
Mutemetlerce süresi içinde mahsup edilmeyen avanslar hakkında 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun hükümleri uygulanır.” hükmü getirilmiştir.
Ön Ödeme Usul ve Esasları hakkındaki Muhasebat Genel Müdürlüğünce yayınlanan Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliği (Sıra No: 55) Mahsup işlemleri başlıklı 7’nci maddesinde “(1) Mahsup süresi avanslarda bir ay kredilerde ise üç aydır. 31/12/2005 tarihli ve 26040 üçüncü mükerrer sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Merkezî Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği ile belirlenen kanıtlayıcı belgeler mahsup süresi içinde ödeme emri belgesi ekinde muhasebe yetkilisine verilir. Avansın verildiği tarihten önceki bir tarihi taşıyan kanıtlayıcı belgeler avansın mahsubunda kabul edilmez. Ancak, yolluk ödemeleri ile kurs ve eğitim amaçlı görevlendirmelerdeki kurs, eğitim ücreti gibi harcamalara ilişkin olan ve harcama talimatından veya görevlendirme yazısından sonraki bir tarihi taşıyan belgeler, avansın mahsubunda kabul edilir. Mahsup dönemi içinde verilen kanıtlayıcı belgelerin ise en geç ilgili olduğu mali yılın son gününün tarihini taşıması gerekir.” hükmü bulunmaktadır.
160 İş avans ve kredileri hesabında yazılı avans tutarları yukarıda yazılı mevzuat hükümlerine uyularak mahsup edilmelidir. Oysa ekli tabloda yazılı avans tutarlarının mahsup işlemlerinde yukarıda yazılı mahsup sürelerine uyulmamıştır.
Konuya ilişkin kamu idaresince; İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı, Personel Daire Başkanlığı, Rektörlük Özel Kalem Şube Müdürlüğü ve Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına gerekli uyarılar yapılmıştır. Avansların mahsup ve iade işlemlerinde Ön Ödeme
Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik hükümlerinde belirtilen sürelere uyulacağı bu konudaki kontrollerin daha sık yapılarak, bu sürelere uymayan mutemetlere, mevzuat hükümlerinde belirtilen yaptırımların uygulanmasının sağlanacağı belirtilmiştir.
Sonuç olarak; avansların mahsup ve iade işlemlerinin mevzuatta belirtilen süreler içinde yapılıp yapılmadığına ilişkin kontrollerin daha sık yapılması ve bu sürelere uymayan mutemetlere mevzuat hükümlerinde belirtilen yaptırımlarının sıkı bir şekilde uygulanması gerektiği değerlendirilmektedir.

Tablo 10: 160 İş Avans ve Kredileri 2021 Yılı Tahakkuk Farkı