Yaklaşık maliyet hesaplamasında aritmetik hata yapılması aşırı düşük teklif sorgulamasını nasıl etkiler (KİK)

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,idarece belirlenen yaklaşık maliyet tutarı ve yaklaşık maliyetin %20 oranında yüklenici kârı barındırdığı dikkate alındığında, yaklaşık maliyetin kârsız tutarı altında teklif veren tüm isteklilerin aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulması gerektiğiiddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Başvuruya konu ihale, Samsun 19 Mayıs Polis Meslek Yüksek Okulu Müdürlüğü’nde eğitim ve öğrenim gören yaklaşık 1036 öğrencinin, istihkakı olan yemeğin, idarenin mutfak, yemekhane ve demirbaşları kullandırılmak suretiyle günde 3 öğün ve Teknik Şartname’de belirtildiği şekilde en az 4 çeşit olarak hazır yemek şeklinde verilmesi ve sonrası hizmetlerin yapılması işi olduğu ve 01.01.2014-31.12.2014 tarihleri arasında yürütüleceğinin öngörüldüğü anlaşılmaktadır.

İdarece şikâyete konu ihalenin toplam yaklaşık maliyeti 3.019.942,20.-TL olarak belirlenmiş olup, sadece 1.924.357,40 TL tutarındaki teklif idarece aşırı düşük teklif olarak değerlendirilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir.” hükmübulunmaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79.4’üncü maddesinde “İhale komisyonu tarafından, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihaleleri ile personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti, sözleşme giderleri ve genel giderler ile varsa malzeme ve diğer maliyet kalemleri, bunlar dışında kalan hizmet alımı ihalelerinde ise ihale dokümanında belirtilen teklif fiyata dahil giderler dikkate alınmak suretiyle tekliflerin değerlendirilmesi yapılarak 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklifi aşırı düşük görülen isteklilerden işin niteliğine göre ihale komisyonunca belirlenen önemli teklif bileşenleri ile ilgili açıklama istenecektir. İdarelerce aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmesi ve açıklama için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmesi gerekmektedir.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, kar hariç yaklaşık maliyet tutarının üzerindeki teklifler aşırı düşük teklif olarak kabul edilmeyecektir.” açıklamasına yer verilmiştir.

İdari Şartname’nin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden, teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

33.2. İhale komisyonu tarafından;

a) Hizmet sürecinin, verilen hizmetin ve gerçekleştirme yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin hizmetin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen işin özgünlüğü,

hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamalar dikkate alınarak, aşırı düşük teklifler değerlendirilir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir…” düzenlemesi yapılmıştır.

Yukarıya aktarılan mevzuat hükümleri ve İdari Şartname düzenlemesi uyarınca, idarece belirlenen yaklaşık maliyetin yüklenici kârı hariç tutarı altında teklif veren isteklilere ait tekliflerin aşırı düşük teklif olarak belirlenmesi ve söz konusu isteklilerden önemli olduğu düşünülen teklif bileşenlerine ilişkin aşırı düşük teklif açıklaması talep edilmesi gerekmekte olup, başvuru sahibinin bu hususa yönelik iddiası yerinde görülmüştür.

Ancak, idarece belirlenen 3.019.942,20 TL tutarındaki yaklaşık maliyetin hesaplanması aşamasında aritmetik hata yapıldığı ve akşam yemeği verilecek gün sayısının 228.340 olduğu dikkate alındığında, akşam yemeği için yemek verilecek gün sayısı ve birim fiyatı üzerinden hesaplama yapıldığında söz konusu kalemin yaklaşık maliyetinin 1.084.615,00 TL olması gerekirken, idarece 1.250.040,00 TL olarak hesaplanarak toplam maliyete dâhil edildiği görülmüştür. Dolayısıyla, söz konusu kalemin fiyatının 1.084.615,00 TL olduğu dikkate alındığında, toplam yaklaşık maliyetin 2.845.571,20 TL olması gerektiği tespit edilmiştir.

Diğer taraftan, idarece gönderilen ihale işlem dosyasında yaklaşık maliyetin tespitine ilişkin yer alan belgeler incelendiğinde;

İdarenin yaklaşık maliyetini hem piyasadan almış olduğu fiyatlar, hem de kendi belirlediği yaklaşık maliyetin ortalamasını alarak belirlediği görülmektedir.

Bu çerçevede piyasan alınan fiyatların toplamının aritmetik ortalaması 14,20.-TL olarak tespit edilmiştir.

İdare tarafından hesaplanan maliyette ise, 6,83 TL olarak tespit edilen bir günlük ortalama yemek maliyetine, 1 öğrenci için gün başına düşen 3,61 TL tutarındaki diğer giderler de (ekmek, su, sanayi tüpü, işçilik ve temizlik malzemesi vb.) ilave edilerek bir öğrencinin 3 öğün yemeği için 1 günlük maliyetinin 10,44 TL olarak belirlendiği görülmektedir. Bu tutara idarece %5 oranında yüklenici kârı ilave edilmiş ve kâr dahil 1 öğrencinin 1 günlük yemek bedeli 10,96 TL olarak hesaplanmıştır.

Sonrasında idarece belirlenen 10,96 TL’lik maliyet, piyasa araştırması sonucunda elde edilen fiyatların aritmetik ortalaması ile toplanıp ortalaması alınarak, toplam maliyetin belirlendiği anlaşılmıştır. 12,58 TL olarak belirlenen bu tutar, sabah kahvaltısı için 3,08 TL, öğle ve akşam yemekleri için 4,75 TL olarak öngörülen bedellerin toplamına eşittir. Ancak, öğün bedellerinin nasıl tespit edildiğine ilişkin bir veri idarece gönderilen ihale işlem dosyası kapsamında yer almamaktadır.

Ayrıca, bu şekilde yapılan yaklaşık maliyet hesaplamasında, yüklenici kârının %20 olduğu söylenemeyeceği gibi, %5 olduğu yönünde de bir tespit yapılması doğru olmayacaktır.

Bu durumda, kârsız yaklaşık maliyetin yeniden belirlenmesi gerektiği sonucu doğmuş olup, idarece gönderilen ihale işlem dosyasında yaklaşık maliyetin hesaplanmasına dair yer alan belgelere dayalı olarak yapılan hesaplamada;

Samsun Lokan. Pas. Tat. Pide. Odası ve piyasadan alınan fiyat tekliflerinde en fazla %20 kâr olabileceğinden hareketle, adı geçenlerden alınan tekliflerin kârsız ortalamasının 11,84 TL olduğu, idarece belirlenen kârsız yaklaşık maliyetin 10,44 TL olduğu, böylece ortalama kârsız yaklaşık maliyetin 11,14 TL olması gerektiği anlaşılmıştır.

İdarenin yaklaşık maliyetinde 12,58 TL olarak belirlenen 1 öğrencinin 1 günlük yemek bedelinin, sabah, öğle ve akşam yemekleri için dağılımında dikkate aldığı oranlar göz önünde bulundurularak 11,14 TL tutarındaki 1 günlük kârsız maliyetin, öğün başına dağılımının, sabah kahvaltısı için 2,68 TL, öğle yemeği ve akşam yemeği için 4,23 TL olarak hesaplandığı, bunun sonucunda da kârsız yaklaşık maliyetin;

Sabah kahvaltısı 253.340 adet x 2,68 TL 678.951,20 TL

Öğle Yemeği 208.340 adet x 4,23 TL 881.278,20 TL

Akşam Yemeği 228.340 adet x 4,23 TL 965.878,20 TL

TOPLAM 2.526.107,60 TL

2.526.107,60 TL olduğu anlaşılmaktadır.

Bu durumda, teklif bedeli 2.526.107,60 TL’nin altında kalan isteklilere ait tekliflerin aşırı düşük teklif olarak belirlenmesi ve söz konusu isteklilerden önemli olduğu düşünülen teklif bileşenlerine ilişkin aşırı düşük teklif açıklaması talep edilmesi gerekmektedir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, teklif bedeli yeniden belirlenen kârsız yaklaşık maliyet tutarından düşük olduğu görülen isteklilerden, teklifte önemli olduğu düşünülen teklif bileşenleri de belirtilmek suretiyle, tekliflerine ilişkin aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oyçokluğu ile karar verildi.