Yapım İşi İhalelerinde Yaklaşık Maliyete Esas Miktarların Tespiti İçin Gerekli Çalışmaların Yapılmaması ve Yaklaşık Maliyetin Dayanaklarının İhale İşlem Dosyasında Yer Almaması (Sayıştay)

BULGU: Yapım İşi İhalelerinde Yaklaşık Maliyete Esas Miktarların Tespiti İçin Gerekli Çalışmaların Yapılmaması ve Yaklaşık Maliyetin Dayanaklarının İhale İşlem Dosyasında Yer Almaması

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Bağlı İdaresi

İdarenin yapım işi ihalelerinde, yaklaşık maliyete esas miktarların tespiti için gerekli arazi ve zemin etüdü çalışmalarının yapılmadığı ve bazı iş kalemlerinin yaklaşık maliyetine ilişkin dayanakların ihale işlem dosyasında yer almadığı görülmüştür.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhale işlem dosyası” başlıklı 7’nci maddesinde; ihalesi yapılacak her iş için bir işlem dosyası düzenleneceği ve bu dosyada ihale yetkilisinden alınan onay belgesi ve eki yaklaşık maliyete ilişkin hesap cetveli, ihale dokümanı, ilan metinleri, adaylar veya istekliler tarafından sunulan başvurular veya teklifler ve diğer belgeler, ihale komisyonu tutanak ve kararları gibi ihale süreci ile ilgili bütün belgelerin bulunacağı ifade edilmiştir.

Aynı Kanun’un “Yaklaşık maliyet” başlıklı 9’uncu maddesinde ise; mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesi yapılmadan önce idarece, her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirleneceği ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterileceği belirtilmiştir.

Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Yaklaşık maliyete ilişkin ilkeler” başlıklı 8’inci maddesinde; idare tarafından, ihale onay belgesi düzenlenmeden önce, bu Yönetmelik’te belirlenen esas ve usullere göre miktar tespiti ve fiyat araştırması yapılmak suretiyle ihale konusu işin KDV hariç yaklaşık maliyeti hesaplanacağı ve dayanakları ile birlikte bir hesap cetvelinde gösterileceği hüküm altına alınmıştır.

Yönetmelik’in “Yaklaşık maliyetin hesaplanmasına esas miktarların tespiti” başlıklı 9’uncu maddesinde; uygulama projesi üzerinden anahtar teslimi götürü bedel teklif almak suretiyle ihale edilecek işlerde arazi ve zemin etüt çalışmalarının; ön ve/veya kesin proje üzerinden birim fiyat teklif almak suretiyle ihale edilecek işlerde ise, mümkün olan arazi ve zemin etüt çalışmalarının yapılmış olması zorunlu olduğu; bina işlerinde uygulama projesi, diğer işlerin uygulama projesi yapılabilen kısımları için uygulama projesi, yapılamayan kısımları için kesin proje; doğal afetler nedeniyle uygulama projesi yapılması için yeterli süre bulunmayan işler ile ihale konusu işin özgün nitelikte ve karmaşık olması nedeniyle teknik ve malî özelliklerinin gerekli olan netlikte belirlenemediği durumlarda ise ön ve/veya kesin projenin hazırlanması ve yaklaşık maliyetin söz konusu projelere dayanılarak hesaplanması gerektiği belirtilmiştir.

Yine aynı Yönetmelik’in “Yaklaşık maliyet hesabına esas fiyat ve rayiçlerin tespiti” başlıklı 10’uncu maddesinde ise;

“(1) İdarelerce, ihale konusu işin yaklaşık maliyetine ilişkin fiyat ve rayiçlerin tespitinde;

İhaleyi yapan idarenin daha önce gerçekleştirdiği, ihale konusu işe benzer nitelikteki işlerin sözleşmelerinde ortaya çıkan fiyatlar,

Kamu kurum ve kuruluşlarınca belirlenerek yayımlanmış birim fiyat ve rayiçler,

İlgili meslek odaları, üniversiteler veya benzeri kuruluşlarca belirlenerek yayımlanmış fiyat ve rayiçler,

ç) Yüklenici veya alt yüklenici olarak faaliyet gösteren, konusunda deneyimli kişi ve kuruluşlardan alınacak, ihale konusu işe benzer nitelikteki işlere ilişkin maliyetler,

İdarenin piyasa araştırmasına dayalı rayiç ve fiyat tespitleri,

esas alınır.

(2) İdareler, yaklaşık maliyete ilişkin fiyat ve rayiçlerin tespitinde (a), (b), (c), (ç) ve (d) bentlerinde belirtilen fiyat ve rayiçlerin birini, birkaçını veya tamamını herhangi bir öncelik sırası olmaksızın kullanabilirler.

…” hükümleri yer almaktadır.

Yapılan incelemeler neticesinde; İdare tarafından 2024 yılı içerisinde yürütülen 9 yapım işinden 7’sinin ihalesine ön projeyle çıkıldığı, ön projeyle çıkılan bu ihalelerin yaklaşık maliyetin hesaplanmasına esas miktarların tespiti için gerekli arazi ve zemin etüdlerinin yapılmadığı, bu nedenle yaklaşık maliyete esas kazı, kazı artığı nakli ve kazı malzemesinden temel dolgusu yapılması gibi iş kalemlerinin miktarlarının hatalı belirlendiği tespit edilmiştir. Ayrıca bazı iş kalemlerine ilişkin yaklaşık maliyetin, Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 10’uncu maddesinde belirtilen rayiçlerden hangisi kullanılarak hesaplandığına dair dayanak belgelerin ihale işlem dosyasında yer almadığı görülmüştür.

Yaklaşık maliyet, ihale sürecinin son derece önemli ve belirleyici bir bileşenidir. Ancak, yaklaşık maliyet hesaplama işlemlerinde mevzuatta öngörülen zorunlulukların yerine getirilmemesi sonucunda, yaklaşık maliyetin çok yüksek ya da çok düşük belirlenmesi gibi durumlar ortaya çıkabilmektedir. Yaklaşık maliyetin doğru ve gerçekçi hesaplanamaması; ihale sürecinin yanlış yürütülmesi, mevzuata uygun olmayan işlemler yapılması ve rekabeti engelleyici durumlar oluşması, ihtiyacın uygun şekilde temin edilememesi gibi riskleri barındırmaktadır.

Kamu İdaresinin cevabında; yaklaşık maliyet hesaplanırken, proje dosyasında yer alan verilerin dikkate alındığı ve 2024 yılı sonrasında çıkılan ihalelerde yaklaşık maliyet hesap cetvellerinin ekinde birim fiyat analizlerinin ihale işlem dosyalarına eklendiği belirtilmiştir.

Sonuç olarak; yaklaşık maliyet hesaplanırken Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nde yer alan hükümlere uyulması ve yaklaşık maliyet hesabına ilişkin dayanaklara ihale işlem dosyasında yer verilmesi gerekmektedir.