|
ÖZET: 2024 yılı Sayıştay Denetim Raporları, büyükşehir olmayan il kapsamındaki bir ilçe belediyesinin yevmiye defteri kayıtlarında bazı hatalı uygulamaların bulunduğunu ortaya koymuştur. İncelemeler sonucunda, yevmiye defterinde bir adet yevmiye numarasının boş bırakıldığı ve mevzuata aykırı olarak geriye dönük kayıtların yapıldığı tespit edilmiştir. Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’ne göre, mali işlemlerin yevmiye tarih ve numara sırasına göre düzenli bir şekilde kaydedilmesi gerekmektedir. Ancak, yapılan incelemelerde bu kurallara uyulmadığı görülmüştür.
Boş yevmiye kaydı, muhasebe sisteminin hatalı yapılandırıldığını veya elle müdahaleye açık olduğunu gösteren iki olasılığı gündeme getirmektedir. Kamu idaresinin, mükerrer kayıt sonrası boş yevmiye bırakıldığına dair açıklaması, muhasebe kayıtlarının daha dikkatli ve özenli bir şekilde tutulması gerektiğini ortaya koymaktadır. Ayrıca, geriye dönük kayıtların yapılması da yönetmelik hükümlerine aykırıdır ve bu durum, kayıtların sistematik bir şekilde tutulmadığını göstermektedir. Sonuç olarak, yevmiye defterinin düzenli ve ardışık bir şekilde tutulması, geriye dönük kayıtların yapılmaması gerektiği vurgulanmaktadır. Kamu idaresinin, bu konularda gerekli hassasiyeti göstermesi ve muhasebe sistemini daha sağlam bir yapıya kavuşturması önem arz etmektedir. |
BULGU: Yevmiye Defteri Kayıt İşlemlerinde Hatalı Uygulamaların Olması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Olmayan İl Kapsamında Yer Alan İlçe Belediyesi
İdarenin 2024 yılı yevmiye defterinde toplam 1 adet yevmiye numarasının boş bırakıldığı, ayrıca ilgili mevzuat hükümlerine aykırı olarak geriye dönük kayıtların yapıldığı görülmüştür.
A) Yevmiye Defterinde Boş Yevmiye Kayıtlarının Bulunması
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 43’üncü maddesinin birinci fıkrasında; muhasebe kaydına konu olan mali işlemlerin, yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedileceği; buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılacağı ifade edilmiştir.
Aynı Yönetmelik’in “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni” başlıklı 44’üncü maddesine göre de; yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarih ve numarasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı müteselsil sıra numaralı defterdir.
Mevzuat hükümlerinden de anlaşılacağı üzere yevmiye defterine kayıtların ardışık olarak yapılması ve her bir işleme ayrı bir yevmiye numarası verilmesi gerekmektedir.
Yapılan incelemede, muhasebe kayıtlarında mevzuat hükümlerine aykırı olarak toplam 1 adet yevmiye numarasının boş bırakıldığı tespit edilmiştir.
Kamu idaresi cevabında, mükerrer kayıt sonrası yapılan hata nedeniyle boş yevmiye bırakıldığı ifade edilmiş olsa da yapılan muhasebe kayıtlarında daha dikkatli ve özenli davranması gerekmektedir.
Sonuç olarak, yevmiye numaralarının düzenli ve ardışık olmaması ortaya iki ihtimalli bir durum çıkarmaktadır. Birinci ihtimal; muhasebe sisteminin hiçbir müdahale yapılmaksızın kendiliğinden söz konusu boşlukları bırakmasıdır ki bu durum bilişim sisteminin hatalı kurgulandığını gösterir. İkinci ihtimal ise; bilişim sisteminin elle müdahaleye açık hale getirilerek yevmiye numaralarında boşlukların bırakılmasıdır ki bu durum bilişim sisteminin elle müdahaleye müsaade ederek muhasebe sisteminde risk oluşturduğunu gösterir. Dolayısıyla, muhasebe sisteminin yevmiye numaralarının boş kalmasına izin vermesi, sağlıklı bir şekilde çalışmadığını göstermektedir.
B) Yevmiye Defterinde Geriye Dönük Kayıt Yapılması
Yukarıda da belirtildiği üzere, muhasebe kaydına konu olan mali işlemlerin, yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedilmesi, buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılması; muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında (1)’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verilmesi, gerek yevmiye defteri ve gerekse büyük defter ve yardımcı defter kayıtlarında bu yevmiye numaralarının esas alınması; geriye dönük ve mükerrer herhangi bir kayıt yapılmaması gerekmektedir.
Yapılan incelemede, İdarenin muhasebe kayıtlarında Yönetmelik hükümlerine aykırı olarak geriye dönük kayıtların yapıldığı tespit edilmiştir.
Kamu idaresi cevabında, geriye dönük yapılan kayıtlar için gerekli hassasiyetin gösterileceğini ifade etmiştir.
Sonuç olarak, muhasebe kayıtlarının maddeler halinde yevmiye defterine günlük ve sıralı olarak kaydedilmesi, geriye dönük kayıt işlemlerinin yapılmaması gerekmektedir.