|
ÖZET: Yevmiye defteri kayıtlarında yapılan incelemeler, 2024 yılı Sayıştay Denetim Raporları’na göre, aynı yevmiye numarasının birden fazla yevmiye tarihinde yer aldığını ve geriye dönük kayıtların yapıldığını ortaya koymuştur. Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin ilgili maddeleri, yevmiye kayıtlarının düzenli bir şekilde tarih ve numara sırasına göre kaydedilmesini ve bu kayıtların sistematik bir biçimde büyük defter ve yardımcı defterlere aktarılmasını zorunlu kılmaktadır. Ayrıca, yevmiye defterinde yer alan kayıtların müteselsil bir şekilde numaralandırılması ve geçmişe dönük kayıt yapılmaması gerektiği vurgulanmaktadır.
Yapılan denetimlerde, 22 yevmiye numarasının birden fazla tarihte yer aldığı ve bazı yevmiye kayıtlarının tarih değerlerinin, kendilerinden önce gelen kayıtların tarih değerlerinden küçük olduğu tespit edilmiştir. Kamu İdaresi, bu hataların yazılım programından kaynaklandığını belirterek düzeltme işlemleri gerçekleştirdiğini ve gelecekte gerekli kontrollerin yapılacağını ifade etmiştir. Sonuç olarak, mali raporların güvenilirliği, yevmiye numaralarının doğru ve eksiksiz kaydedilmesine bağlıdır. Her işlem için tek bir yevmiye numarası verilmesi, alt kod kullanılmaması ve arada boş yevmiye bırakılmaması gerektiği önemle belirtilmektedir. Hatalı kayıt durumunda, geçmişe dönük düzeltmeler yerine yeni muhasebe kayıtları ile düzeltme yapılması gerektiği de vurgulanmaktadır. Ayrıca, iç ve dış denetimlerin etkinliğini artırmak için muhasebe işlem fişleri ve ödeme emirlerinde açıklama kısımlarının doldurulmasına özen gösterilmelidir. |
BULGU: Yevmiye Defteri Kayıtlarında Çeşitli Hatalar Yapılması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir İlçe Belediyesi
Kurum yevmiye kayıtları üzerinde yapılan incelemelerde, aynı yevmiye numarasının birden fazla yevmiye tarihinde yer aldığı ve yevmiye sisteminde geriye dönük kayıtlar yapıldığı görülmüştür.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 43’üncü maddesinde; işlemlerin, yevmiye tarihi ile numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedileceği; buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılacağı; muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında (1)’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verileceği; yevmiye defteri, büyük defter ve yardımcı defter kayıtlarında bu yevmiye numaralarının esas alınacağı hüküm altına alınmıştır.
Aynı Yönetmelik’in “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni” başlıklı 44’üncü maddesinde; yevmiye defterinin, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarih ve numarasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı müteselsil sıra numaralı defter olduğu belirtilmiştir. Yevmiye defterine açılış kaydı yapıldıktan sonra, günlük işlemler muhasebeleştirme belgeleri esas alınarak devam eden bir sıra ile kaydedilmelidir.
Yönetmelik’in “Kayıt yanlışlıklarının düzeltilmesi” başlıklı 503’üncü maddesinde ise; kurumsal, fonksiyonel ve finansman tipi sınıflandırma kodlarında yapılan kayıt hatalarının düzeltilmesi durumu hariç olmak üzere, yevmiye kayıtlarında meydana gelebilecek her türlü yanlışlığın ancak muhasebe kaydıyla düzeltileceği ifade edilmiştir.
Yukarıda yer verilen yasal düzenlemelerden anlaşılacağı üzere yevmiye defterini oluşturan yevmiyeler hesap döneminin başında (1)’den başlayıp hesap dönemi sonuna kadar müteselsilen numaralandırılacaktır. Buna göre, yevmiye defterinde yer alan muhasebeleştirme belgelerinin hesap döneminin başından sonuna kadar düzenli bir biçimde numaralandırılması, bu numaraların arasında müteselsilliği bozan bir boşluğun olmaması, yevmiye numaralarına alt kodlar açılmaması, geçmişe dönük olarak yevmiye kaydı girilmemesi gerekmektedir.
Yapılan incelemelerde;
22 yevmiye numarasının birden fazla yevmiye tarihinde yer aldığı,
Küçükten büyüğe sıralı olan bir yevmiye defterinde her bir yevmiye kaydına ait tarih değerinin, kendisinden önce gelen yevmiye numaralarına ilişkin tarih değerlerinden büyük veya ona eşit olması gerekirken kendisinden önce gelen yevmiye numaralarına ait tarih değerlerinden küçük olan 5 yevmiye kaydı olduğu görülmüştür.
Kamu İdaresi cevabında, bulgu konusu hususa ilişkin yazılım programından kaynaklı aksaklıkların giderilmesi amacıyla düzeltme işlemlerinin yapıldığı ve bundan sonraki süreçlerde gerekli kontrollerin sağlanacağı belirtilmiştir.
Sonuç olarak, Kamu İdaresinin üretmiş olduğu mali rapor ve tabloların güvenilirliği ve doğruluğu, muhasebe sistemindeki yevmiye numaralarının tam ve doğru kayıtları göstermesine bağlıdır. Ödeme emri belgesine veya muhasebe işlem fişine bağlanan her bir işlem için tek bir yevmiye numarası verilmesi, alt koda başvurulmaması ve arada herhangi bir boş yevmiye bırakılmaması gerekmektedir. Hatalı bir kaydın yapılması durumunda ise geçmişe dönük herhangi bir kayıt yapılmamalı, hatalı işlemin yeni bir muhasebe kaydı ile düzeltilmesi sağlanmalıdır. Bununla birlikte mevzuata uygunluk ve elektronik veriler üzerinden gerçekleştirilen iç ve dış denetimin etkinliğini arttırmak amacıyla muhasebe işlem fişleri ve ödeme emirlerinde açıklama kısımlarının doldurulmasına özen gösterilmelidir.