|
ÖZET: Yevmiye defteri kayıtlarında yapılan incelemelerde, bazı kayıtların atlandığı, geriye dönük kayıtların yapıldığı ve açıklama kısımlarının boş bırakıldığı tespit edilmiştir. Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin ilgili maddeleri, yevmiye kayıtlarının düzenli ve sistematik bir şekilde tutulmasını zorunlu kılmaktadır. Yevmiye defterinin, işlemlerin tarih ve numara sırasına göre kaydedilmesi gerektiği belirtilmiştir. Bu bağlamda, yevmiye kayıtlarının birbirini takip eden müteselsil numaralarla düzenlenmesi, boş kayıt bırakılmaması ve geçmişe dönük kayıt yapılmaması gerekmektedir.
Yapılan denetimlerde, 29 adet yevmiye numarasının boş bırakıldığı ve bir kaydın tarihinin, kendisinden önceki kayıtlardan küçük olduğu görülmüştür. Ayrıca, muhasebe işlem fişleri ve ödeme emirlerinde açıklama bölümlerinin boş bırakıldığı tespit edilmiştir. Kamu idaresi, bu hataların sehven yapıldığını ve gerekli düzeltmelerin yapıldığını belirtmiştir. Gelecekte benzer hataların önlenmesi için kontrollerin artırılacağı ifade edilmiştir. Sonuç olarak, mali raporların güvenilirliği, yevmiye kayıtlarının doğruluğuna bağlıdır. Yevmiye defterinde boş kayıt bırakılmaması ve hataların yeni muhasebe kayıtlarıyla düzeltilmesi gerekmektedir. Ayrıca, mevzuata uygunluk sağlamak ve denetim etkinliğini artırmak amacıyla açıklama kısımlarının doldurulmasına özen gösterilmelidir. |
BULGU: Yevmiye Defteri Kayıtlarında Çeşitli Hatalar Yapılması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir İlçe Belediyesi
Kurum yevmiye kayıtları üzerinde yapılan incelemelerde, bazı yevmiye kayıtlarının boş bırakılarak atlandığı, yevmiye sisteminde geriye dönük kayıt yapıldığı ve yevmiye açıklamalarından bir kısmının boş bırakıldığı görülmüştür.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 43’üncü maddesinde; işlemlerin, yevmiye tarihi ile numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedileceği; buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılacağı; muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında (1)’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verileceği; yevmiye defteri, büyük defter ve yardımcı defter kayıtlarında bu yevmiye numaralarının esas alınacağı hüküm altına alınmıştır.
Aynı Yönetmelik’in “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni” başlıklı 44’üncü maddesinde; yevmiye defterinin, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarih ve numarasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı müteselsil sıra numaralı defter olduğu belirtilmiştir. Yevmiye defterine açılış kaydı yapıldıktan sonra, günlük işlemler muhasebeleştirme belgeleri esas alınarak devam eden bir sıra ile kaydedilmelidir.
Yönetmelik’in “Kayıt yanlışlıklarının düzeltilmesi” başlıklı 503’üncü maddesinde ise; kurumsal, fonksiyonel ve finansman tipi sınıflandırma kodlarında yapılan kayıt hatalarının düzeltilmesi durumu hariç olmak üzere, yevmiye kayıtlarında meydana gelebilecek her türlü yanlışlığın ancak muhasebe kaydıyla düzeltileceği ifade edilmiştir.
Yukarıda yer verilen yasal düzenlemelerden anlaşılacağı üzere yevmiye defterini oluşturan yevmiyeler hesap döneminin başında (1)’den başlayıp hesap dönemi sonuna kadar müteselsilen numaralandırılacaktır. Buna göre, yevmiye defterinde yer alan muhasebeleştirme belgelerinin hesap döneminin başından sonuna kadar düzenli bir biçimde numaralandırılması, bu numaraların arasında müteselsilliği bozan bir boşluğun olmaması, yevmiye numaralarına alt kodlar açılmaması, geçmişe dönük olarak yevmiye kaydı girilmemesi gerekmektedir.
Yapılan incelemelerde;
Yevmiye kayıtlarının müteselsil sıra numaralı olarak birbirini takip etmediği, çeşitli tarihlerde 29 adet yevmiye numarasının boş bırakılarak atlandığı,
Küçükten büyüğe sıralı olan bir yevmiye defterinde her bir yevmiye kaydına ait tarih değerinin, kendisinden önce gelen yevmiye numaralarına ilişkin tarih değerlerinden büyük veya ona eşit olması gerekirken kendisinden önce gelen yevmiye numaralarına ait tarih değerlerinden küçük olan 1 yevmiye kaydı olduğu,
Mali işlemlerin muhasebeleştirilmesinde Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin ekinde yer alan muhasebe işlem fişi ve ödeme emri belgesinin kullanıldığı, ancak bu belgeler üzerinde yer alan ve gerçekleşen işlemin açıklamasının yazılması gereken “Açıklama ve Ekler” Bölümü’nün 42 adet yevmiyede boş bırakıldığı,
görülmüştür.
Kamu İdaresi cevabında; boş kalan yevmiyelerin sehven atlandığı, 2024 yılında Açıklama ve Ekler bölümünde çeşitli tarihlerde açıklaması yazılmayan toplam 42 adet yevmiyenin 13 adetinin programın otomatik entegrasyon etmesinden kaynaklı açılış ve kapanış yevmiyeleri olduğu, 29 adetinin ise programsal veya kullanıcı kaynaklı boş kaldığından ilgili yevmiyelerin konusu ile alakalı açıklamaların doldurulduğu, 2024 yılında “8551” yevmiye nolu kaydın 11.12.2024 tarihli olması gerekirken kullanıcı kaynaklı sehven 12.11.2024 tarihli yapılmış olduğu, ilgili yevmiye işleminin doğru tarih sırasına göre düzeltildiği, bundan böyle yıl içinde gerekli kontrollerin sağlanarak bu tür hatalara mahal verilmeyeceği ifade edilmiştir.
Sonuç olarak, kamu idaresinin üretmiş olduğu mali rapor ve tabloların güvenilirliği ve doğruluğu, muhasebe sistemindeki yevmiye numaralarının tam ve doğru kayıtları göstermesine bağlıdır. Yevmiye defterinde herhangi bir boş yevmiye bırakılmaması gerekmektedir. Hatalı bir kaydın yapılması durumunda ise geçmişe dönük herhangi bir kayıt yapılmamalı, hatalı işlemin yeni bir muhasebe kaydı ile düzeltilmesi sağlanmalıdır. Bununla birlikte mevzuata uygunluk ve elektronik veriler üzerinden gerçekleştirilen iç ve dış denetimin etkinliğini arttırmak amacıyla muhasebe işlem fişleri ve ödeme emirlerinde açıklama kısımlarının doldurulmasına özen gösterilmelidir.