|
ÖZET: Yevmiye defteri kayıtları üzerinde gerçekleştirilen denetimlerde, bazı kayıtların eksik bırakıldığı ve geriye dönük kayıtların yapıldığı tespit edilmiştir. Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin ilgili maddeleri, yevmiye kayıtlarının düzenli bir şekilde, tarih ve numara sırasına göre kaydedilmesi gerektiğini vurgulamaktadır. Yevmiye defterinin, işlemlerin müteselsil sıra numarasıyla kaydedilmesi ve her kaydın, kendisinden önceki kayıtlardan tarih açısından büyük veya eşit olması gerektiği belirtilmiştir.
Denetim sonuçlarına göre, yevmiye kayıtları arasında müteselsil bir sıralama bulunmamaktadır. Bazı kayıtların atlandığı ve belirli tarihlerdeki kayıtların, önceki kayıtların tarih değerlerinden küçük olduğu görülmüştür. Kamu idaresi, 2024 yılı içerisinde yapılan bu hataların farkında olduklarını ve 2025 yılında kayıtların kontrol edileceğini belirtmiştir. Sonuç olarak, mali raporların güvenilirliği, yevmiye numaralarının doğru ve eksiksiz bir şekilde kaydedilmesine bağlıdır. Her işlem için tek bir yevmiye numarası verilmesi ve arada boşluk bırakılmaması önem arz etmektedir. Hatalı kayıt durumunda, geçmişe dönük düzeltmeler yerine yeni muhasebe kayıtları ile hataların giderilmesi gerekmektedir. |
BULGU: Yevmiye Defteri Kayıtlarında Çeşitli Hatalar Yapılması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Olmayan İl Kapsamında Yer Alan İlçe Belediyesi
Kurum yevmiye kayıtları üzerinde yapılan incelemelerde, bazı yevmiye kayıtlarının boş bırakılarak atlandığı ve yevmiye sisteminde geriye dönük kayıt yapıldığı görülmüştür.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 43’üncü maddesinde; işlemlerin, yevmiye tarihi ile numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedileceği; buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılacağı; muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında (1)’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verileceği; yevmiye defteri, büyük defter ve yardımcı defter kayıtlarında bu yevmiye numaralarının esas alınacağı hüküm altına alınmıştır.
Aynı Yönetmelik’in “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni” başlıklı 44’üncü maddesinde; yevmiye defterinin, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarih ve numarasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı müteselsil sıra numaralı defter olduğu belirtilmiştir. Yevmiye defterine açılış kaydı yapıldıktan sonra, günlük işlemler muhasebeleştirme belgeleri esas alınarak devam eden bir sıra ile kaydedilmelidir.
Yönetmelik’in “Kayıt yanlışlıklarının düzeltilmesi” başlıklı 503’üncü maddesinde ise; kurumsal, fonksiyonel ve finansman tipi sınıflandırma kodlarında yapılan kayıt hatalarının düzeltilmesi durumu hariç olmak üzere, yevmiye kayıtlarında meydana gelebilecek her türlü yanlışlığın ancak muhasebe kaydıyla düzeltileceği ifade edilmiştir.
Yukarıda yer verilen yasal düzenlemelerden anlaşılacağı üzere yevmiye defterini oluşturan yevmiyeler hesap döneminin başında (1)’den başlayıp hesap dönemi sonuna kadar müteselsilen numaralandırılacaktır. Buna göre, yevmiye defterinde yer alan muhasebeleştirme belgelerinin hesap döneminin başından sonuna kadar düzenli bir biçimde numaralandırılması, bu numaraların arasında müteselsilliği bozan bir boşluğun olmaması, yevmiye numaralarına alt kodlar açılmaması, geçmişe dönük olarak yevmiye kaydı girilmemesi gerekmektedir.
Yapılan incelemelerde;
Yevmiye kayıtlarının müteselsil sıra numaralı olarak birbirini takip etmediği, çeşitli tarihlerde 1 adet yevmiye numarasının boş bırakılarak atlandığı,
Küçükten büyüğe sıralı olan bir yevmiye defterinde her bir yevmiye kaydına ait tarih değerinin, kendisinden önce gelen yevmiye numaralarına ilişkin tarih değerlerinden büyük veya ona eşit olması gerekirken kendisinden önce gelen yevmiye numaralarına ait tarih değerlerinden küçük olan 27 yevmiye kaydı olduğu,
görülmüştür.
Kamu idaresi cevabında, 2024 yılında sehven hatalar yapıldığı, yevmiye kayıtlarının 2025 yılında ve daha sonra kontrol edileceği ve bir hataya mahal verilmeyeceği belirtilmektedir.
Sonuç olarak, kamu idaresinin üretmiş olduğu mali rapor ve tabloların güvenilirliği ve doğruluğu, muhasebe sistemindeki yevmiye numaralarının tam ve doğru kayıtları göstermesine bağlıdır. Ödeme emri belgesine veya muhasebe işlem fişine bağlanan her bir işlem için tek bir yevmiye numarası verilmesi ve arada herhangi bir boş yevmiye bırakılmaması gerekmektedir. Hatalı bir kaydın yapılması durumunda ise geçmişe dönük herhangi bir kayıt yapılmamalı, hatalı işlemin yeni bir muhasebe kaydı ile düzeltilmesi sağlanmalıdır.