|
ÖZET: Yevmiye defteri kayıtlarında yapılan incelemeler, bazı kayıtların atlandığını ve geriye dönük kayıtların yapıldığını ortaya koymuştur. Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin ilgili maddeleri, yevmiye kayıtlarının düzenli bir şekilde, tarih ve numara sırasına göre kaydedilmesi gerektiğini belirtmektedir. Yevmiye defterinin, işlemlerin müteselsil sıra numarası ile kaydedilmesi ve her bir kaydın, kendisinden önceki kayıtların tarih değerlerinden büyük veya eşit olması gerektiği vurgulanmıştır.
Yapılan denetimlerde, yevmiye kayıtlarının müteselsil numaralandırılmadığı, bazı numaraların boş bırakıldığı ve tarihler arasında tutarsızlıklar olduğu tespit edilmiştir. Kamu İdaresi, bu konudaki eksikliklerin giderilmesi için çalışmaların başlatıldığını ifade etmiştir. Mali raporların güvenilirliği, yevmiye numaralarının doğru ve eksiksiz kaydedilmesine bağlıdır. Her işlem için tek bir yevmiye numarası verilmesi, alt kod kullanılmaması ve arada boş yevmiye bırakılmaması gerekmektedir. Hatalı kayıt durumunda, geçmişe dönük düzeltmeler yerine yeni muhasebe kayıtları ile hataların düzeltilmesi sağlanmalıdır. Ayrıca, mevzuata uygunluk ve denetim etkinliğini artırmak amacıyla muhasebe işlem fişleri ile ödeme emirlerinde açıklama kısımlarının doldurulmasına dikkat edilmelidir. |
BULGU: Yevmiye Defteri Kayıtlarında Çeşitli Hatalar Yapılması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir İlçe Belediyesi
Kurum yevmiye kayıtları üzerinde yapılan incelemelerde, bazı yevmiye kayıtlarının boş bırakılarak atlandığı ve yevmiye sisteminde geriye dönük kayıt yapıldığı görülmüştür.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 43’üncü maddesinde; işlemlerin, yevmiye tarihi ile numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedileceği; buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılacağı; muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında (1)’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verileceği; yevmiye defteri, büyük defter ve yardımcı defter kayıtlarında bu yevmiye numaralarının esas alınacağı hüküm altına alınmıştır.
Aynı Yönetmelik’in “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni” başlıklı 44’üncü maddesinde; yevmiye defterinin, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarih ve numarasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı müteselsil sıra numaralı defter olduğu belirtilmiştir. Yevmiye defterine açılış kaydı yapıldıktan sonra, günlük işlemler muhasebeleştirme belgeleri esas alınarak devam eden bir sıra ile kaydedilmelidir.
Yönetmelik’in “Kayıt yanlışlıklarının düzeltilmesi” başlıklı 503’üncü maddesinde ise; kurumsal, fonksiyonel ve finansman tipi sınıflandırma kodlarında yapılan kayıt hatalarının düzeltilmesi durumu hariç olmak üzere, yevmiye kayıtlarında meydana gelebilecek her türlü yanlışlığın ancak muhasebe kaydıyla düzeltileceği ifade edilmiştir.
Yukarıda yer verilen yasal düzenlemelerden anlaşılacağı üzere yevmiye defterini oluşturan yevmiyeler hesap döneminin başında (1)’den başlayıp hesap dönemi sonuna kadar müteselsilen numaralandırılacaktır. Buna göre, yevmiye defterinde yer alan muhasebeleştirme belgelerinin hesap döneminin başından sonuna kadar düzenli bir biçimde numaralandırılması, bu numaraların arasında müteselsilliği bozan bir boşluğun olmaması, yevmiye numaralarına alt kodlar açılmaması, geçmişe dönük olarak yevmiye kaydı girilmemesi gerekmektedir.
Yapılan incelemelerde;
-Yevmiye kayıtlarının müteselsil sıra numaralı olarak birbirini takip etmediği, çeşitli tarihlerde 2 adet yevmiye numarasının boş bırakılarak atlandığı,
-Küçükten büyüğe sıralı olan bir yevmiye defterinde her bir yevmiye kaydına ait tarih değerinin, kendisinden önce gelen yevmiye numaralarına ilişkin tarih değerlerinden büyük veya ona eşit olması gerekirken kendisinden önce gelen yevmiye numaralarına ait tarih değerlerinden küçük olan bir yevmiye kaydı olduğu tespit edilmiştir.
Kamu İdaresi cevabında, bulgu konusu hususta gerekli çalışmaların yapılmaya başlandığı belirtilmiştir.
Sonuç olarak, Kamu İdaresinin üretmiş olduğu mali rapor ve tabloların güvenilirliği ve doğruluğu, muhasebe sistemindeki yevmiye numaralarının tam ve doğru kayıtları göstermesine bağlıdır. Ödeme emri belgesine veya muhasebe işlem fişine bağlanan her bir işlem için tek bir yevmiye numarası verilmesi, alt koda başvurulmaması ve arada herhangi bir boş yevmiye bırakılmaması gerekmektedir. Hatalı bir kaydın yapılması durumunda ise geçmişe dönük herhangi bir kayıt yapılmamalı, hatalı işlemin yeni bir muhasebe kaydı ile düzeltilmesi sağlanmalıdır. Bununla birlikte mevzuata uygunluk ve elektronik veriler üzerinden gerçekleştirilen iç ve dış denetimin etkinliğini arttırmak amacıyla muhasebe işlem fişleri ve ödeme emirlerinde açıklama kısımlarının doldurulmasına özen gösterilmelidir.