|
ÖZET: Yevmiye defterindeki boş yevmiye bırakılması ve geçmişe yönelik kayıt yapılmasıyla ilgili yapılan denetimlerde, bazı yevmiye kayıtlarının atlandığı ve geriye dönük kayıtların yapıldığı tespit edilmiştir. Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin ilgili maddeleri, yevmiye işlemlerinin günlük olarak, yevmiye tarihi ve numarasıyla düzenli bir şekilde kaydedilmesi gerektiğini belirtmektedir. Bu düzenlemelere göre, yevmiye defterinde yer alan kayıtların müteselsil bir sıra ile numaralandırılması ve geçmişe dönük kayıtların yapılmaması esastır.
İncelemeler sonucunda, yevmiye kayıtlarının birbirini takip etmediği ve bazı kayıtların boş bırakıldığı görülmüştür. Özellikle, 17 yevmiye kaydının, kendisinden önceki kayıtların tarih değerlerinden küçük olduğu tespit edilmiştir. Kamu idaresi, bu hatalı kayıtların düzeltilmesi amacıyla geriye dönük muhasebe denetimi başlatıldığını ve otomasyon sistemlerinin iyileştirilmesi gerektiğini ifade etmiştir. Sonuç olarak, kamu idaresinin mali rapor ve tablolarının güvenilirliği, yevmiye numaralarının doğru ve eksiksiz kaydedilmesine bağlıdır. Her işlem için tek bir yevmiye numarası verilmesi ve arada boş yevmiye bırakılmaması gerektiği vurgulanmaktadır. Hatalı kayıt durumunda ise, geçmişe dönük düzeltmeler yerine yeni muhasebe kayıtları ile hataların giderilmesi gerekmektedir. |
BULGU: Yevmiye Defterinde Boş Yevmiye Bırakılması ve Geçmişe Yönelik Kayıt Yapılması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Olmayan İl Kapsamında Yer Alan İlçe Belediyesi
Kurum yevmiye kayıtları üzerinde yapılan incelemelerde, bazı yevmiye kayıtlarının boş bırakılarak atlandığı ve yevmiye sisteminde geriye dönük kayıt yapıldığı görülmüştür.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 43’üncü maddesinde; işlemlerin, yevmiye tarihi ile numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedileceği; buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılacağı; muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında (1)’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verileceği; yevmiye defteri, büyük defter ve yardımcı defter kayıtlarında bu yevmiye numaralarının esas alınacağı hüküm altına alınmıştır.
Aynı Yönetmelik’in “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni” başlıklı 44’üncü maddesinde; yevmiye defterinin, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarih ve numarasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı müteselsil sıra numaralı defter olduğu belirtilmiştir. Yevmiye defterine açılış kaydı yapıldıktan sonra, günlük işlemler muhasebeleştirme belgeleri esas alınarak devam eden bir sıra ile kaydedilmelidir.
Yönetmelik’in “Kayıt yanlışlıklarının düzeltilmesi” başlıklı 503’üncü maddesinde ise; kurumsal, fonksiyonel ve finansman tipi sınıflandırma kodlarında yapılan kayıt hatalarının düzeltilmesi durumu hariç olmak üzere, yevmiye kayıtlarında meydana gelebilecek her türlü yanlışlığın ancak muhasebe kaydıyla düzeltileceği ifade edilmiştir.
Yukarıda yer verilen yasal düzenlemelerden anlaşılacağı üzere yevmiye defterini oluşturan yevmiyeler hesap döneminin başında (1)’den başlayıp hesap dönemi sonuna kadar müteselsilen numaralandırılacaktır. Buna göre, yevmiye defterinde yer alan muhasebeleştirme belgelerinin hesap döneminin başından sonuna kadar düzenli bir biçimde numaralandırılması, bu numaraların arasında müteselsilliği bozan bir boşluğun olmaması, geçmişe dönük olarak yevmiye kaydı girilmemesi gerekmektedir.
Yapılan incelemelerde;
Yevmiye kayıtlarının müteselsil sıra numaralı olarak birbirini takip etmediği, çeşitli tarihlerde 1 adet yevmiye numarasının boş bırakılarak atlandığı,
Küçükten büyüğe sıralı olan bir yevmiye defterinde her bir yevmiye kaydına ait tarih değerinin, kendisinden önce gelen yevmiye numaralarına ilişkin tarih değerlerinden büyük veya ona eşit olması gerekirken kendisinden önce gelen yevmiye numaralarına ait tarih değerlerinden küçük olan 17 yevmiye kaydı olduğu,
görülmüştür.
Kamu idaresi cevabında, yevmiye kayıtlarında tespit edilen hatalı ve geç yapılan girişler göz önüne alınarak, kayıtların düzenliliği ve doğruluğunu sağlamak amacıyla geriye dönük muhasebe denetimi başlatıldığı ve gerekli görülen durumlarda otomasyon sistemlerinin iyileştirilmesinin de gündeme alınacağı belirtilmektedir.
Sonuç olarak, kamu idaresinin üretmiş olduğu mali rapor ve tabloların güvenilirliği ve doğruluğu, muhasebe sistemindeki yevmiye numaralarının tam ve doğru kayıtları göstermesine bağlıdır. Ödeme emri belgesine veya muhasebe işlem fişine bağlanan her bir işlem için tek bir yevmiye numarası verilmesi ve arada herhangi bir boş yevmiye bırakılmaması gerekmektedir. Hatalı bir kaydın yapılması durumunda ise geçmişe dönük herhangi bir kayıt yapılmamalı, hatalı işlemin yeni bir muhasebe kaydı ile düzeltilmesi sağlanmalıdır.