|
ÖZET: Yevmiye defterinde boş yevmiye kayıtlarının bulunması ve geçmişe yönelik işlemlerin yapılması, 2024 yılı Sayıştay Denetim Raporları kapsamında tespit edilmiştir. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, kamu kaynaklarının etkin ve hukuka uygun bir şekilde yönetilmesini zorunlu kılmakta ve muhasebe yetkililerine hesap verme yükümlülüğü getirmektedir. Ayrıca, muhasebe kayıtlarının düzenli, şeffaf ve erişilebilir bir biçimde tutulması gerektiği belirtilmiştir. Ancak yapılan incelemelerde, 13 yevmiye numarasının boş bırakıldığı ve 2024 yılında toplam 2171 yevmiye kaydının %53,71’inin geriye dönük olarak kaydedildiği ortaya çıkmıştır.
Bu durum, muhasebe sisteminde kural dışı işlemlerin yapılmasına olanak tanımaktadır. 5018 sayılı Kanun, muhasebe yetkililerinin kayıtların usulüne uygun tutulmasından sorumlu olduğunu vurgulamakta, devlet memurlarının görevlerini dikkatle yerine getirmeleri gerektiğini belirtmektedir. Denetim bulguları üzerine, ilgili idare, yevmiye defterinde boş kayıt bırakılmaması ve geçmişe yönelik işlemlerin yapılmaması için gerekli önlemlerin alınacağını ifade etmiştir. Sonuç olarak, yevmiye kayıtlarının düzenli bir şekilde tarih ve numara sırasına göre kaydedilmesi ve muhasebe hatalarının yalnızca yeni kayıtlarla düzeltilmesi gerekmektedir. Ayrıca, mevcut muhasebe sisteminin gözden geçirilerek, boş yevmiye kayıtları ve geçmişe dönük işlemlerin engellenmesi için yeniden yapılandırılması önem arz etmektedir. |
BULGU: Yevmiye Defterinde Boş Yevmiye Bırakılması ve Geçmişe Yönelik Kayıt Yapılması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Olmayan İl Kapsamında Yer Alan İlçe Belediyesi
Yevmiye defterinde boş yevmiye kayıtları olduğu ve geçmişe yönelik işlem tesis edildiği görülmüştür.
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Hesap verme sorumluluğu” başlıklı 8’inci maddesinde, her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanların, kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesinden, kullanılmasından, muhasebeleştirilmesinden, raporlanmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumlu olduğu ve yetkili kılınmış mercilere hesap vermek zorunda olduğu ifadelerine yer verilmiştir.
Mezkûr Kanun’un “Muhasebe hizmeti ve muhasebe yetkilisinin yetki ve sorumlulukları” başlıklı 61’inci maddesinde, muhasebe yetkilisinin, hizmetlerin yapılmasından ve muhasebe kayıtlarının usulüne uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından sorumlu olduğu, işlemlerine ilişkin defter, kayıt ve belgeleri muhafaza ederek denetime hazır bulunduracakları hüküm altına alınmıştır.
657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun “Kişisel sorumluluk ve zarar” başlıklı 12’nci maddesinde, Devlet memurlarının, görevlerini dikkat ve itina ile yerine getirmek ve kendilerine teslim edilen Devlet malını korumak ve her an hizmete hazır halde bulundurmak için gerekli tedbirleri almak zorunda olduğu ifade edilmiştir.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 43’üncü maddesinde, muhasebe işlemlerinin, yevmiye tarihi ve numara sırasına göre maddeler halinde önce yevmiye defterine günlük olarak kaydedileceği, buradan usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılacağı, muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında (1)’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verileceği, gerek yevmiye defteri ve gerekse büyük defter ve yardımcı defter kayıtlarında bu yevmiye numaralarının esas alınacağı, mali yılın başındaki ilk yevmiye kaydının, bir önceki hesap döneminden devreden hesaplar için açılış bilançosu düzenleneceği, açılış bilançosuna dayanılarak, açılış yevmiyesinin kayıtlarını sağlamak üzere bilançodaki tutarların düzenlenecek (1) yevmiye numaralı muhasebe işlem fişiyle ilgili hesaplara borç ve alacak kaydedileceği hükmüne yer verilmiştir.
Belirtilen Yönetmelik’in “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni” başlıklı 44’üncü maddesinde, yevmiye defterinin, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarih ve numarasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı müteselsil sıra numaralı defter olduğu bildirilmiştir.
Öte yandan, Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Kayıt düzeni ve kayıt düzeltmesi” başlıklı 18’inci maddesinde ise, kamu idarelerinin muhasebe birimlerinin, muhasebe işlemlerini, gerçekleşme sırasına göre düzenli bir şekilde hesap dönemi başında 1’den başlamak üzere hesap döneminin sonuna kadar numaralandırarak kaydedecekleri, muhasebe kayıtlarının ancak yeni bir muhasebe kaydı ile düzeltileceği, muhasebe belgesinde de düzeltme işleminin gerekçesine yer verileceği belirtilmiştir.
Yapılan incelemede, 13 adet yevmiye numarasının boş bırakılarak muhasebe kaydına devam edildiği, 2024 yılında toplam 2171 yevmiye kaydı yapıldığı fakat 1166 adet yevmiye numarası için geriye dönük kayıt yapıldığı tespit edilmiştir.
Görüldüğü üzere geriye dönük işlem tesis edilen yevmiye kayıtları 2024 yılında yapılan toplam kaydın %53,71’ine ulaşmıştır. Yevmiye defterinde boş yevmiye numaraları bırakılabilmesi ve geçmişe dönük kayıt yapılabilmesi muhasebe sisteminde kural dışı işlemlerin yapılabilmesine imkân vermektedir.
5018 sayılı Kanun’da muhasebe yetkililerinin Sayıştay’a karşı hesap verme sorumluluklarını düzenleyen açık bir hüküm bulunmamakla birlikte, Kanunun 61’inci maddesinde defter, kayıt ve belgelerin usulüne uygun olarak tutulmasından, muhafaza edilmesinden ve denetim için hazır bulundurulmasından muhasebe yetkililerinin sorumlu oldukları, 8’inci maddesinde de her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanların, kaynakların muhasebeleştirilmesinden ve raporlanmasından sorumlu oldukları ve yetkili kılınmış mercilere hesap vermek zorunda oldukları belirtilmiştir.
Ayrıca, devlet memurlarının görevlerini dikkat ve itina ile yerine getirmek zorunda olduğu açıktır.
Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine, İdare tarafından; bulgu konusu hususa iştirak edilmiş ve Belediyeye ait Yevmiye defterinde boş yevmiye kayıtları bırakılmaması ve geçmişe yönelik işlem tesis edilmemesi için gerekli hassasiyetin gösterileceği belirtilmiştir.
Sonuç olarak, İdarenin yevmiye kayıtlarını tarihlerin ve numaraların müteselsil olarak numaralandırarak düzenlemesi ve muhasebe kayıtlarındaki hataların sadece yeni muhasebe kayıtlarıyla düzeltilmesi, kullanılan muhasebe sisteminin gözden geçirilerek boş yevmiye kaydı bırakılmasını ve geçmişe dönük kayıt yapılmasını engelleyecek şekilde yeniden düzenlenmesi gerekmektedir.