BULGU: Yevmiye Defterinde Geriye Dönük Kayıt Değiştirilmesi
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – İl Özel İdaresi
Geçmiş tarih verilmek suretiyle geriye dönük yevmiye kaydı yapıldığı görülmüştür.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye Sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 43’üncü maddesinde, muhasebe işlemlerinin yevmiye defterine hangi usulle kaydedileceği düzenlenmiştir. Aynı Yönetmeliğin “Kayıt yanlışlıklarının düzeltilmesi” başlıklı 503’üncü maddesinde ise, muhasebe kayıtlarında meydana gelebilecek her türlü yanlışlığın ancak muhasebe kaydı yoluyla düzeltilebileceği hüküm altına alınmıştır.
Öte yandan Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Kayıt düzeni ve kayıt düzeltmesi” başlıklı 18’inci maddesinde ise, kamu idarelerinin muhasebe birimlerinin, muhasebe işlemlerini, gerçekleşme sırasına göre düzenli bir şekilde hesap dönemi başında 1’den başlamak üzere hesap döneminin sonuna kadar numaralandırarak kaydedecekleri, muhasebe kayıtlarının ancak yeni bir muhasebe kaydı ile düzeltileceği, muhasebe belgesinde de düzeltme işleminin gerekçesine yer verileceği belirtilmiştir.
Muhasebe kayıtlarının yer aldığı programa ilişkin veriler ile yevmiye defteri karşılaştırıldığında, geçmişte yapılan bazı muhasebe kayıtlarına ilişkin düzeltme işlemlerinin yeni bir muhasebe kaydıyla yapılmadığı, kullanılan program üzerinden ilgili muhasebe kaydının değiştirildiği görülmüştür.
Geçmiş tarih verilmek suretiyle geriye dönük yevmiye kaydı yapılabilmesi, muhasebe kayıtlarının yazılım kullanılarak yapıldığı göz önüne alındığında, söz konusu yazılım ortamında kayıtların geçmişe dönük yapılabildiği ve manipüle edilebileceği anlamına gelmektedir. Bu da kayıtların doğruluğu, güvenliliği ve güvenilirliğine ilişkin bir risk oluşturmaktadır.
Kamu idaresi cevabında, bulguda tespit edilen hususlara ilişkin olarak gerekli işlemin yapılacağı belirtilmiştir.
Anılan hükümlerden de anlaşılacağı üzere, muhasebe yevmiye kayıtlarının, yılbaşından yıl sonuna kadar tarih ve sıra takip ederek ve sıra numarası atlanmadan kaydedilmesi gerekir. Diğer taraftan, herhangi bir yevmiye kayıt hatası yapıldıysa, hatalı yevmiye kaydı silinmeden, yeni bir yevmiye kaydıyla ve düzeltme işleminin ayrıntılı gerekçesiyle birlikte düzeltilmesi gerekmektedir.