|
ÖZET: Yevmiye defterinde geriye dönük kayıt yapılması, 2024 yılı Sayıştay denetim raporlarında tespit edilmiştir. İncelenen verilerde, bazı yevmiye kayıtlarının geçmişe dönük olarak değiştirildiği görülmüştür. Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin ilgili maddeleri, yevmiye kayıtlarının düzenli ve sistematik bir şekilde, yevmiye tarihi ve numarasıyla kaydedilmesi gerektiğini belirtmektedir. Bu düzenlemelere göre, yevmiye defterinde yer alan kayıtların müteselsil bir sıra ile numaralandırılması ve geçmişe dönük kayıt yapılmaması esastır.
Yapılan incelemelerde, yevmiye defterindeki kayıtların tarih değerlerinin sıralı olması gerektiği, ancak bazı durumlarda bu sıralamanın bozulduğu tespit edilmiştir. Kamu idaresi, geriye dönük kayıt yapma uygulamasını sonlandıracağını ve bu tür hataların önlenmesi için daha dikkatli olunacağını bildirmiştir. Yevmiye numaralarının doğru ve eksiksiz bir şekilde kaydedilmesi, mali raporların güvenilirliği açısından kritik öneme sahiptir. Sonuç olarak, her işlem için yalnızca bir yevmiye numarası verilmesi, alt kod kullanılmaması ve arada boş yevmiye bırakılmaması gerekmektedir. Hatalı kayıt durumunda, geçmişe dönük düzeltmeler yerine yeni muhasebe kayıtları ile hataların giderilmesi sağlanmalıdır. |
BULGU: Yevmiye Defterinde Geriye Dönük Kayıt Yapılması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Olmayan İl Kapsamında Yer Alan İlçe Belediyesi
Belediye tarafından çeşitli tarihlerde gönderilen birleştirilmiş veriler defterleri incelendiğinde, geriye dönük olarak bazı yevmiye kayıtların değiştirildiği tespit edilmiştir.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 43’üncü maddesinde; işlemlerin, yevmiye tarihi ile numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedileceği; buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılacağı; muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında (1)’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verileceği; yevmiye defteri, büyük defter ve yardımcı defter kayıtlarında bu yevmiye numaralarının esas alınacağı hüküm altına alınmıştır.
Aynı Yönetmelik’in “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni” başlıklı 44’üncü maddesinde; yevmiye defterinin, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarih ve numarasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı müteselsil sıra numaralı defter olduğu belirtilmiştir. Yevmiye defterine açılış kaydı yapıldıktan sonra, günlük işlemler muhasebeleştirme belgeleri esas alınarak devam eden bir sıra ile kaydedilmelidir.
Yönetmelik’in “Kayıt yanlışlıklarının düzeltilmesi” başlıklı 503’üncü maddesinde ise; kurumsal, fonksiyonel ve finansman tipi sınıflandırma kodlarında yapılan kayıt hatalarının düzeltilmesi durumu hariç olmak üzere, yevmiye kayıtlarında meydana gelebilecek her türlü yanlışlığın ancak muhasebe kaydıyla düzeltileceği ifade edilmiştir.
Yukarıda yer verilen yasal düzenlemelerden anlaşılacağı üzere yevmiye defterini oluşturan yevmiyeler hesap döneminin başında (1)’den başlayıp hesap dönemi sonuna kadar müteselsilen numaralandırılacaktır. Buna göre, yevmiye defterinde yer alan muhasebeleştirme belgelerinin hesap döneminin başından sonuna kadar düzenli bir biçimde numaralandırılması, bu numaraların arasında müteselsilliği bozan bir boşluğun olmaması, yevmiye numaralarına alt kodlar açılmaması, geçmişe dönük olarak yevmiye kaydı girilmemesi gerekmektedir.
Yapılan incelemelerde, küçükten büyüğe sıralı olan bir yevmiye defterinde her bir yevmiye kaydına ait tarih değerinin, kendisinden önce gelen yevmiye numaralarına ilişkin tarih değerlerinden büyük veya ona eşit olması gerekirken kendisinden önce gelen yevmiye numaralarına ait tarih değerlerinden küçük olan bir yevmiye kaydı olduğu görülmüştür.
Kamu idaresi göndermiş olduğu cevapta, yevmiye kayıtlarında geriye dönük olarak kayıt yapılmasına ilişkin hatalı uygulamaya son verilecek olup, geriye dönük hatalı işlem yapılmaması için daha dikkatli olunacağını bildirmiştir.
Sonuç olarak, kamu idaresinin üretmiş olduğu mali rapor ve tabloların güvenilirliği ve doğruluğu, muhasebe sistemindeki yevmiye numaralarının tam ve doğru kayıtları göstermesine bağlıdır. Ödeme emri belgesine veya muhasebe işlem fişine bağlanan her bir işlem için tek bir yevmiye numarası verilmesi, alt koda başvurulmaması ve arada herhangi bir boş yevmiye bırakılmaması gerekmektedir. Hatalı bir kaydın yapılması durumunda ise geçmişe dönük herhangi bir kayıt yapılmamalı, hatalı işlemin yeni bir muhasebe kaydı ile düzeltilmesi sağlanmalıdır.