Yevmiye İşlemlerinde Geriye Dönük Kayıt Yapılması (Sayıştay)

BULGU: Yevmiye İşlemlerinde Geriye Dönük Kayıt Yapılması

2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Yatırım İzleme Koordinasyon Başkanlığı – YİKOB

İdarenin 2023 yılı birleştirilmiş veriler defterinin incelenmesi sonucunda yevmiye numaralarının müteselsil sıra takip etmediği, yevmiye defterinde geriye dönük kayıtların yapıldığı görülmüştür.
Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Kayıt düzeni ve kayıt düzeltmesi’ başlıklı 18’inci maddesinde;
“Kamu idarelerinin muhasebe birimleri, muhasebe işlemlerini, gerçekleşme sırasına göre düzenli bir şekilde hesap dönemi başında “1” den başlamak üzere hesap döneminin sonuna kadar numaralandırarak kaydederler. Muhasebe kayıtları ancak yeni bir muhasebe kaydı ile düzeltilir. Muhasebe belgesinde düzeltme işleminin gerekçesine yer verilir.” denilmektedir.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 43’üncü maddesinde;
“(1) İşlemler, yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedilir; buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılır.
(2) Gerçekleşen işlemler muhasebeleştirme belgeleriyle kaydedilir. Belge olmadan kayıt yapılmaz. Gerçekleşen işlemler, hesaplara ait “hesabın işleyişi” bölümlerinde belirtilmiş olup olmadığına bakılmaksızın, bu Yönetmelikte belirtilen hesapların niteliğine uygun bir biçimde kaydedilir. Bir hesabın borcuna kaydedilen tutar mutlaka başka bir hesap ya da hesapların alacağına kaydedilir. Yevmiye defterinde her zaman borç alacak eşitliği bulunur.
(4) Muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında (1)’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verilir. Gerek yevmiye defteri ve gerekse büyük defter ve yardımcı defter kayıtlarında bu yevmiye numaraları esastır.” ifadeleri yer almaktadır.
Aynı Yönetmelik’in “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni” başlıklı 44’üncü maddesinde ise;
“Yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarih ve numarasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı müteselsil sıra numaralı defterdir. Yevmiye defterine açılış kaydı yapıldıktan sonra, günlük işlemler muhasebeleştirme belgelerine dayanılarak kaydedilir.” denilmektedir.
Yukarıda belirtilen mevzuat hükümlerinden anlaşılacağı üzere, işlemler yevmiye tarih ve numara sırasına göre yevmiye defterine günlük olarak kaydedilmeli ve birden başlayıp hesap dönemi sonuna kadar sırasıyla devam eden yevmiye numaraları verilmelidir. Hatalı bir kaydın yapılması durumunda ise geçmişe dönük kayıt yapılmayıp hatalı işlemin yeni bir muhasebe kaydı ile düzeltilmesi gerekmektedir.
Yapılan incelemede, 1483 adet yevmiyede geriye dönük kayıt yapıldığı tespit edilmiştir.
Kamu idaresi cevabında, bulgu konusu hususa iştirak edilmiş olup izleyen dönemlerde mevzuatına uygun işlem tesis edileceği ifade edilmiştir.
Sonuç olarak yevmiye kayıtlarında yevmiye numarasının atlanılmaması, yevmiye numaralarının müteselsil sıra numarası takip etmesi, geriye dönük kayıt yapılmaması ve geriye dönük kayıtlar üzerinde değişiklik yapılmaması mali tabloların doğruluğu ve güvenilirliği açısından önem arz etmektedir.
EKLER
EK-1: BULGULARA İLİŞKİN İZLEME TABLOSU