Yevmiye İşlemlerinde Geriye Dönük Kayıt Yapılması ve Yevmiye Defterinde Boş Yevmiye Kayıtlarının Bulunması (Sayıştay)

BULGU: Yevmiye İşlemlerinde Geriye Dönük Kayıt Yapılması ve Yevmiye Defterinde Boş Yevmiye Kayıtlarının Bulunması

2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – İl Belediyesi

İdarenin muhasebesinde geriye dönük kayıtların yapıldığı ve İdarenin 2021 yılı yevmiye defterinde toplam 212 adet yevmiye numarasının boş bırakıldığı görülmüştür.
a)Yevmiye İşlemlerinde Geriye Dönük Kayıt Yapılması
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye Sistemi Muhasebeleştirme Belgeleri ve Açılış Kayıtları” başlıklı 43’üncü maddesine göre; işlemler, yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedilir; buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılır. Muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında (1)’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verilir.
Aynı Yönetmelik’in “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni” başlıklı 44′ üncü maddesine göre ise; yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarih ve numarasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı müteselsil sıra numaralı defterdir.
Mezkur mevzuat hükümlerinden anlaşılacağı üzere idare tarafından gerçekleştirilen işlemlerin kayda geçirildiği tarih ile hesap dönemi başından yevmiye numaralarının (1)’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar sıralı ve birbirini takip eder şekilde geriye dönük herhangi bir kayıt olmadan verilmesi gerektiği belirtilmiştir.
Yapılan incelemede, 2993 adet yevmiyede yevmiye numaraları ile yevmiye tarihlerinin uyumlu olmadığı, geriye dönük kayıtların yapıldığı tespit edilmiştir. Şöyle ki: Yevmiye numarasına göre küçükten büyüğe sıralı olan bir yevmiye defterinde her bir yevmiye kaydına ait tarih değerinin, kendisinden önce gelen yevmiye numaralarına ilişkin tarih değerlerinden büyük veya ona eşit olması beklenmektedir. Bu şartı sağlamayan yani kendisinden önce gelen yevmiye numaralarına ait tarih değerlerinden küçük olan bazı yevmiye kayıtları bulunmaktadır. Bu hususa ilişkin yapılan tespitlerin bir kısmı aşağıdaki tabloda gösterilmektedir.
Tablo 11: Geriye Dönük Yapılan Yevmiye Kayıtları

Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine İdare tarafından; üçer aylık mizan verilerinin Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemine (KBS) giriş dönemlerinde hesap kodlarında hataların olması ve tahsilatların günü gününe takip edilmesi amacıyla geriye dönük yevmiye kayıtları yapıldığı ifade edilmiştir. Ancak, geriye dönük yevmiye kayıtları yapılabilmesi, muhasebe/bilişim sisteminin hatalı kurgulandığı anlamına gelebilecek ve muhasebe sisteminde risk oluşturacaktır.
Sonuç itibariyle, İdarenin muhasebe kayıtlarını/yevmiye kayıtlarını Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği hükümlerine uygun olarak ve geriye dönük olmaksızın sıralı ve birbirini takip eder şekilde yapması gerekmektedir.
b) Yevmiye Defterinde Boş Yevmiye Kayıtlarının Bulunması
Yukarıda belirtilen mevzuat hükümlerinden de anlaşılacağı üzere yevmiye defterine kayıtların müteselsil olarak yapılması ve her bir işleme ayrı bir yevmiye numarası verilmesi gerekmektedir.
Yevmiye numaralarının düzenli ve müteselsil olmaması ortaya iki ihtimalli bir durum çıkarmaktadır. Birinci ihtimal; sistemin hiçbir müdahale yapılmaksızın kendiliğinden söz konusu boşlukları bırakması durumudur ki, bu durum bilişim sisteminin hatalı kurgulandığını gösterir. İkinci ihtimal ise; bilişim sistemin elle müdahaleye açık hale getirilerek yevmiye numaralarında boşlukların bırakılması durumudur ki, bu durum bilişim sisteminin elle müdahaleye müsaade ederek muhasebe sisteminde risk oluşturduğunu gösterir.
Yapılan incelemede, İdarenin 2021 yılı yevmiye defterinde mevzuat hükümlerine aykırı olarak toplam 212 adet yevmiye numarasının boş bırakıldığı tespit edilmiştir. Yevmiye defterinde atlanan yevmiye numaraları aşağıda listelenmektedir.
Tablo 12: Boş Bırakılan Yevmiye Numaraları

Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine İdare tarafından; yevmiye defterinde bulunan 212 adet boş yevmiyenin sehven atlandığı, yevmiye numaralarının mevzuat hükümleri doğrultusunda atlanmadan sıralı olarak verilmesine titizlikle riayet edileceği ifade edilmiştir. Ancak, yevmiye numaralarının düzenli ve müteselsil olmaması, muhasebe/bilişim sisteminin hatalı kurgulandığı anlamına gelebilecek ve muhasebe sisteminde risk oluşturacaktır.
Sonuç olarak, muhasebe sisteminin yevmiye numaralarının boş kalmasına izin vermeyecek şekilde kurulması gerekmektedir.
Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00
e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr
https://www.sayistay.gov.tr
EKLER
EK 1: ÖNCEKİ YIL/YILLAR SAYIŞTAY DENETİM RAPORUNA
İLİŞKİN İZLEME FORMU
Önceki Yıl/Yıllar Sayıştay Denetim Raporuna İlişkin İzleme Tablosu